PAGE檔案三納入四參加制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本“檔案三納入四參加制度”。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要文件。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案三納入（一）納入公司發(fā)展規(guī)劃1.在制定公司年度發(fā)展規(guī)劃、中長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略等重要文件時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案管理工作的需求，將檔案工作納入整體規(guī)劃之中。明確檔案管理工作的目標(biāo)、任務(wù)和措施，確保檔案工作與公司業(yè)務(wù)發(fā)展同步推進(jìn)。2.公司各部門在編制本部門工作計(jì)劃時(shí)，也應(yīng)將檔案管理工作作為重要內(nèi)容之一，制定相應(yīng)的檔案收集、整理、保管計(jì)劃，確保部門工作中形成的檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地歸檔。（二）納入公司管理制度1.將檔案管理工作納入公司各項(xiàng)管理制度體系，明確各部門及員工在檔案管理中的職責(zé)和權(quán)限。例如，在《公司行政管理制度》中明確規(guī)定各部門文件材料的收集、整理和移交要求；在《員工績(jī)效考核制度》中，將員工檔案管理工作的完成情況納入考核指標(biāo)體系，激勵(lì)員工積極參與檔案管理工作。2.在公司各類業(yè)務(wù)流程中，明確檔案管理環(huán)節(jié)和要求。如在項(xiàng)目管理流程中，規(guī)定項(xiàng)目文件的形成、收集、整理和歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)及責(zé)任人；在合同簽訂流程中，明確合同檔案的審核、保管和利用規(guī)定，確保檔案管理工作貫穿于公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程。（三）納入公司人員培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門應(yīng)將檔案管理知識(shí)納入公司年度培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織開展檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案信息化管理等，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.根據(jù)不同崗位的需求，有針對(duì)性地開展檔案管理培訓(xùn)。例如，對(duì)新入職員工進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，使其了解檔案管理的重要性和基本要求；對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，提升其檔案整理、鑒定、數(shù)字化處理等方面的能力；對(duì)涉及檔案利用的部門員工進(jìn)行檔案查閱、借閱規(guī)定等方面的培訓(xùn)，確保員工正確使用檔案。三、檔案四參加（一）參加產(chǎn)品生產(chǎn)、科研項(xiàng)目的鑒定1.檔案管理部門應(yīng)安排專人參加公司產(chǎn)品生產(chǎn)、科研項(xiàng)目的鑒定工作。在鑒定過程中，負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，確保項(xiàng)目檔案能夠全面反映項(xiàng)目研究、開發(fā)、生產(chǎn)的全過程。2.對(duì)鑒定過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題，及時(shí)提出整改意見，督促項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行補(bǔ)充、完善。同時(shí)，協(xié)助項(xiàng)目組整理、歸檔鑒定所需的各類文件材料，為項(xiàng)目鑒定提供可靠的檔案支持。（二）參加設(shè)備開箱驗(yàn)收1.在公司購(gòu)置新設(shè)備進(jìn)行開箱驗(yàn)收時(shí)，檔案管理部門應(yīng)派人參加。負(fù)責(zé)檢查設(shè)備隨機(jī)文件的完整性，包括設(shè)備說明書、操作手冊(cè)、合格證、保修卡等，確保設(shè)備檔案資料齊全。2.對(duì)設(shè)備開箱驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)文件缺失或損壞的情況，及時(shí)與設(shè)備供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其限期補(bǔ)齊或更換。同時(shí)，指導(dǎo)設(shè)備使用部門做好設(shè)備檔案的收集、整理和保管工作，建立設(shè)備檔案臺(tái)賬，記錄設(shè)備的基本信息、運(yùn)行維護(hù)情況等。（三）參加工程竣工驗(yàn)收1.檔案管理部門要參與公司各類工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作。重點(diǎn)審查工程檔案的質(zhì)量，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工圖等，確保工程檔案與工程實(shí)際情況相符，能夠準(zhǔn)確反映工程建設(shè)的全過程。2.對(duì)不符合檔案驗(yàn)收要求的工程，提出整改意見，要求建設(shè)單位或施工單位限期整改。待檔案整改合格后，方可進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收備案。同時(shí)，負(fù)責(zé)將工程檔案移交至公司檔案管理部門進(jìn)行集中保管，為工程后期的維護(hù)、改造等提供依據(jù)。（四）參加公司重大活動(dòng)1.對(duì)于公司舉辦的重大會(huì)議、慶典、重要接待等活動(dòng)，檔案管理部門應(yīng)派人參加，負(fù)責(zé)收集、整理活動(dòng)過程中形成的各類文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、活動(dòng)照片、視頻資料等。2.及時(shí)對(duì)活動(dòng)檔案進(jìn)行分類、歸檔，確?；顒?dòng)檔案的完整性和系統(tǒng)性。同時(shí)，建立活動(dòng)檔案目錄索引，方便日后查詢和利用，為公司留存珍貴的歷史資料，展示公司發(fā)展歷程和文化底蘊(yùn)。四、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音錄像等多種形式。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.各部門收集的文件材料應(yīng)定期移交至公司檔案管理部門，移交時(shí)需填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明文件材料的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的文件材料后，按照檔案分類方案進(jìn)行整理。檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性原則，結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案內(nèi)容，合理劃分檔案類別。2.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等處理，確保文件排列有序、目錄清晰。對(duì)于電子文件，應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，方便檢索和利用。3.在整理過程中，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行數(shù)字化處理，確保檔案的可讀性和耐久性。（三）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn),核對(duì)檔案數(shù)量、檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，采用異地存儲(chǔ)等方式確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案數(shù)據(jù)的訪問和使用。（四）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、查閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照檔案利用制度提供檔案服務(wù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料；借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍，確保公司機(jī)密信息安全。同時(shí)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱、借閱人員、時(shí)間、內(nèi)容等信息，以便跟蹤和監(jiān)督檔案利用過程。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，以及檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查每年至少進(jìn)行一次，全面檢查各部門檔案管理工作；不定期抽查根據(jù)實(shí)際工作需要隨時(shí)開展，重點(diǎn)檢查檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)《檔案管理整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報(bào)告，經(jīng)檔案管理部門驗(yàn)收合格后方可銷號(hào)。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門及員工的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括檔案收集的完整性和及時(shí)性、檔案整理的質(zhì)量、檔案保管的安全性、檔案利用的服務(wù)水平以及檔案管理制度的執(zhí)行情況等?？己朔绞娇刹捎米栽u(píng)、互評(píng)和檔案管理部門評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式進(jìn)行。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案管理工作不達(dá)標(biāo)的部門和個(gè)人進(jìn)行通