PAGE檔案實(shí)體化交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案實(shí)體化交接流程，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)以及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有檔案交接關(guān)系的外部單位之間檔案實(shí)體的交接管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：交接的檔案必須是真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌的原始記錄。2.完整性原則：確保交接檔案的種類、數(shù)量、內(nèi)容等方面完整無缺，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范。4.安全性原則：在交接過程中，采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間和程序及時(shí)完成檔案實(shí)體的交接工作，不得拖延。二、檔案實(shí)體化交接的組織與職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案實(shí)體化交接制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案整理、歸檔工作，確保檔案符合交接要求。3.負(fù)責(zé)接收和保管公司內(nèi)部各部門及外部單位移交的檔案，并進(jìn)行登記、編號(hào)、上架等管理工作。4.組織檔案實(shí)體化交接工作的培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平。5.定期對(duì)檔案實(shí)體化交接情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，提出改進(jìn)意見和建議。（二）移交部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的整理、分類、編目等工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.按照檔案實(shí)體化交接制度規(guī)定的時(shí)間和要求，向檔案管理部門移交檔案，并填寫相關(guān)移交清單。3.協(xié)助檔案管理部門解答檔案交接過程中涉及本部門檔案的有關(guān)問題。4.對(duì)移交檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）接收部門職責(zé)1.檔案管理部門作為接收部門，負(fù)責(zé)接收移交部門移交的檔案，并進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和驗(yàn)收。2.對(duì)驗(yàn)收合格的檔案及時(shí)辦理入庫手續(xù)，進(jìn)行妥善保管，并建立檔案管理臺(tái)賬。3.對(duì)驗(yàn)收不合格的檔案，及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改，直至符合要求為止。三、檔案實(shí)體化交接的范圍與內(nèi)容（一）交接范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同載體形式的檔案。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等檔案。3.公司員工個(gè)人人事檔案、培訓(xùn)檔案、業(yè)績檔案等。4.其他需要?dú)w檔保存的檔案。（二）交接內(nèi)容1.紙質(zhì)檔案：包括文件、報(bào)告、報(bào)表、圖紙、信函、合同等各類紙質(zhì)材料。2.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的文件、資料、數(shù)據(jù)庫等，如辦公軟件文檔、電子郵件、照片、音頻、視頻等。3.特殊載體檔案：如光盤、磁帶、磁盤、實(shí)物檔案等。四、檔案實(shí)體化交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.移交部門準(zhǔn)備按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)本部門應(yīng)移交的檔案進(jìn)行全面整理，編制檔案移交清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量、載體形式等詳細(xì)信息。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并確保電子檔案的格式、內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一致，同時(shí)將電子檔案存儲(chǔ)到可移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備或按照規(guī)定上傳到公司檔案管理系統(tǒng)。對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，確保實(shí)物與相關(guān)檔案記錄相符，并對(duì)實(shí)物進(jìn)行必要的標(biāo)識(shí)和說明。2.檔案管理部門準(zhǔn)備確定檔案接收人員，并安排接收場地和設(shè)備，如檔案庫房、檔案裝具、計(jì)算機(jī)等，確保接收工作順利進(jìn)行。準(zhǔn)備好檔案接收所需的各類表格、清單、登記簿等文件資料。（二）移交申請移交部門在完成檔案整理后，填寫《檔案實(shí)體化移交申請表》，詳細(xì)說明移交檔案的類別、數(shù)量、預(yù)計(jì)移交時(shí)間等信息，提交給檔案管理部門。檔案管理部門收到申請表后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，審核通過后通知移交部門安排具體移交時(shí)間。（三）檔案移交1.現(xiàn)場移交移交部門按照約定的時(shí)間，將整理好的檔案及相關(guān)電子存儲(chǔ)設(shè)備、實(shí)物檔案等送至檔案管理部門指定地點(diǎn)。移交雙方在現(xiàn)場共同核對(duì)檔案移交清單內(nèi)容與實(shí)際檔案情況，包括檔案的數(shù)量、題名、年度、保管期限、載體形式等，確保一致。對(duì)電子檔案，移交部門應(yīng)向檔案管理部門演示電子檔案的存儲(chǔ)位置、檢索方式、數(shù)據(jù)完整性等情況，雙方確認(rèn)無誤后，辦理電子檔案交接手續(xù)。對(duì)于實(shí)物檔案，移交部門應(yīng)逐一清點(diǎn)實(shí)物，并向檔案管理部門說明實(shí)物的來源、形成時(shí)間、相關(guān)檔案記錄等信息，雙方簽字確認(rèn)。2.移交簽字確認(rèn)核對(duì)無誤后，移交雙方在《檔案實(shí)體化移交清單》上簽字確認(rèn)，清單一式三份，移交部門、檔案管理部門各執(zhí)一份，另一份存檔。對(duì)于電子檔案的交接，應(yīng)在清單上注明電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)、文件名、存儲(chǔ)路徑等詳細(xì)信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（四）檔案驗(yàn)收1.初步驗(yàn)收檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)移交檔案進(jìn)行初步驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)量、載體狀況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。2.正式驗(yàn)收經(jīng)過初步驗(yàn)收且整改合格后的檔案，由檔案管理部門組織正式驗(yàn)收。驗(yàn)收小組應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員以及移交部門代表組成。驗(yàn)收小組按照檔案實(shí)體化交接制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)檢查檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)聯(lián)性等。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組在《檔案實(shí)體化驗(yàn)收報(bào)告》上簽字確認(rèn)，報(bào)告一式兩份，檔案管理部門和移交部門各執(zhí)一份。（五）檔案入庫與保管1.檔案入庫驗(yàn)收合格的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，按照檔案分類編號(hào)順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的登記和標(biāo)注，確保檔案可查可尋。2.檔案保管檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保管制度，采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等措施，確保檔案的安全保管。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案實(shí)體化交接過程中的特殊情況處理（一）檔案缺失或損壞1.在交接過程中發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞的，移交部門應(yīng)及時(shí)查找原因，并負(fù)責(zé)補(bǔ)充或修復(fù)。如因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案無法補(bǔ)充或修復(fù)的，移交部門應(yīng)書面說明情況，并提供相關(guān)證明材料。2.檔案管理部門對(duì)缺失或損壞的檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并根據(jù)情況采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整檔案保管期限、補(bǔ)充相關(guān)說明材料等，以確保檔案的完整性和可用性。（二）電子檔案數(shù)據(jù)問題1.若發(fā)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)存在格式錯(cuò)誤、內(nèi)容丟失、無法讀取等問題，移交部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理部門應(yīng)協(xié)助移交部門解決電子檔案數(shù)據(jù)問題，如提供技術(shù)支持、協(xié)助查找備份數(shù)據(jù)等。如因技術(shù)原因無法解決的，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，并采取臨時(shí)措施，如打印紙質(zhì)檔案作為替代等，以保證檔案的正常使用。（三）交接爭議1.移交雙方在檔案實(shí)體化交接過程中如發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以向公司檔案管理部門的上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)提出申訴，由上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。2.在爭議解決期間，雙方應(yīng)保持檔案的原狀，不得擅自處理相關(guān)檔案，確保檔案的安全和完整。六、檔案實(shí)體化交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案實(shí)體化交接工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門檔案移交情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.審計(jì)部門應(yīng)將檔案實(shí)體化交接工作納入內(nèi)部審計(jì)范圍，對(duì)交接過程的合規(guī)性、檔案質(zhì)量等進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保檔案管理工作符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)檔案行政管理部門以及相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門的監(jiān)督檢查，按照要求及時(shí)報(bào)送檔案實(shí)體化交接工作情況和相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的交接，應(yīng)接受保密行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案信息安全。七、檔案實(shí)體化交接工作的培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案實(shí)體化交接工作的培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象包括各部門檔案管理人員、檔案移交經(jīng)辦人員等。2.培訓(xùn)內(nèi)容主要包括檔案管理法律法規(guī)、檔案實(shí)體化交接制度、檔案整理規(guī)范、電子檔案管理、交接流程與操作技能等方面，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。（二）考核1.建立檔案實(shí)體化交接工作考核機(jī)制，對(duì)參與檔案交接工作的人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、交接手續(xù)辦理情況、工作責(zé)任心、問題處理能力等方面。2.考核結(jié)果作為員工績效評(píng)價(jià)、崗