PAGE補(bǔ)習(xí)班檔案管理制度總則制定目的為加強(qiáng)補(bǔ)習(xí)班檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本補(bǔ)習(xí)班全體教職員工及與補(bǔ)習(xí)班相關(guān)的各類(lèi)檔案管理工作?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一原則：檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或人員集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映補(bǔ)習(xí)班的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。檔案管理職責(zé)檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理補(bǔ)習(xí)班的各類(lèi)檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保證檔案存放環(huán)境的安全。7.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.明確本部門(mén)兼職檔案員，負(fù)責(zé)檔案工作的日常管理和監(jiān)督。3.嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范本部門(mén)檔案的形成、積累和保管，確保檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。4.做好檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，保障檔案安全。5.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。檔案的收集與整理收集范圍1.教學(xué)管理檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績(jī)記錄等。2.師資管理檔案：教師簡(jiǎn)歷、教師資格證書(shū)、教學(xué)評(píng)估記錄、培訓(xùn)記錄等。3.學(xué)生管理檔案：學(xué)生報(bào)名信息、學(xué)生檔案表、考勤記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。4.行政管理檔案：補(bǔ)習(xí)班各項(xiàng)規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.招生宣傳檔案：招生簡(jiǎn)章、宣傳資料、招生活動(dòng)記錄等。6.其他相關(guān)檔案：如合作協(xié)議、場(chǎng)地租賃合同、設(shè)備采購(gòu)合同等。收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)一式多份，分別保存。整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)。具體分類(lèi)如下：教學(xué)類(lèi)：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績(jī)記錄等。師資類(lèi)：教師簡(jiǎn)歷、教師資格證書(shū)、教學(xué)評(píng)估記錄、培訓(xùn)記錄等。學(xué)生類(lèi)：學(xué)生報(bào)名信息、學(xué)生檔案表、考勤記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。行政類(lèi)：補(bǔ)習(xí)班各項(xiàng)規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。招生宣傳類(lèi)：招生簡(jiǎn)章、宣傳資料、招生活動(dòng)記錄等。合同協(xié)議類(lèi)：合作協(xié)議、場(chǎng)地租賃合同、設(shè)備采購(gòu)合同等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，方便查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存。檔案的保管保管期限1.永久保管：凡是反映補(bǔ)習(xí)班主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)補(bǔ)習(xí)班、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如補(bǔ)習(xí)班的重要規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄等。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為16年至50年的檔案。主要包括較為重要的教學(xué)、師資、學(xué)生、行政等方面的檔案，如教學(xué)改革方案、教師重要教學(xué)成果記錄、學(xué)生綜合評(píng)價(jià)檔案等。3.短期保管：保管期限為1年至15年的檔案。一般為日常工作中形成的、時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，如短期的教學(xué)計(jì)劃、近期的考勤記錄等。保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照分類(lèi)順序排列，便于查找。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如檔案損壞、霉變等應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。2.電子檔案保管：建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并做好備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)據(jù)安全。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，檢查數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。制定電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的查閱和使用。檔案的利用借閱規(guī)定1.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案，須持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)補(bǔ)習(xí)班負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員必須愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自復(fù)制。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)。查閱規(guī)定1.內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)提供必要的協(xié)助。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案，需按照借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案被違規(guī)使用。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員只能查閱與本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得查閱涉及保密事項(xiàng)或其他無(wú)關(guān)的檔案。檔案的鑒定與銷(xiāo)毀鑒定工作1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。銷(xiāo)毀程序1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字，報(bào)補(bǔ)習(xí)班負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派人監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷(xiāo)毀檔案的內(nèi)容與《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》一致，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》歸檔保存。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢和共享，提升服務(wù)水平。3.保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。信息化管理措施1.檔案數(shù)字化：對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理要求。2.系統(tǒng)建設(shè)：選用適合補(bǔ)習(xí)班檔案管理需求的信息化管理軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能模塊。3.數(shù)據(jù)安全：加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)篡改。定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)。4.人員培訓(xùn)：組織檔案管理人員參加信息化管理培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和水平，確保能夠熟練使用檔案管理信息系統(tǒng)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期向補(bǔ)習(xí)班負(fù)責(zé)人匯報(bào)檔案管理工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.鼓勵(lì)全體教職員工對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向檔案管理部門(mén)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映。檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，如檔案庫(kù)房的環(huán)境條件、檔案柜的完好程度、信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀況等。3.檔案管理人員的工作情況，包括工作態(tài)度、業(yè)務(wù)水平、遵守規(guī)章制度等方面。檢查結(jié)果處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)或人員限期整改