PAGE局文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局文書檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為各項(xiàng)工作提供有力的支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門在工作中形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局文書檔案由局辦公室統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文書檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的集中統(tǒng)一。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照文書檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，要采取特殊的保密措施。二、檔案管理職責(zé)（一）局辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局文書檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本局文書檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)各部門文書檔案的管理工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書材料的形成、積累和整理工作，確保材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照局辦公室的要求，定期將本部門的文書檔案移交局辦公室歸檔。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的查閱和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度，確保檔案的安全。4.配合局辦公室做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、材料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等資料，均屬收集范圍。具體包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本局工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。3.本局召開的各類會(huì)議形成的文件、材料、記錄等。4.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.本局開展業(yè)務(wù)工作形成的各類報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、調(diào)查研究報(bào)告等。6.本局工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、工作記錄等。7.本局獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。8.其他具有保存價(jià)值的文件、材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書材料的收集工作，確保材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文書材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類按照文書檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和形成時(shí)間等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)監(jiān)察類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用年度流水號(hào)或分類流水號(hào)等方式。3.裝訂將整理好的文書材料按照順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。（四）編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文書檔案移交局辦公室歸檔。對(duì)于一些重要的緊急文件，應(yīng)及時(shí)移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文書檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。3.將檔案移交清單一式兩份，一份隨檔案移交局辦公室，一份由移交部門留存。4.局辦公室對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，審核無誤后進(jìn)行登記和入庫保管。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映本局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，并對(duì)本局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映本局一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是反映本局短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備和防蟲、防盜設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱本局檔案。外單位查閱本局檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室查閱。2.外單位查閱本局檔案，應(yīng)提前向局辦公室提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容等，并加蓋查閱單位公章。經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用方式1.提供檔案原件查閱。2.根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案復(fù)印件或摘錄。3.對(duì)于一些重要檔案，可采用電子文檔形式提供查閱。（四）利用登記對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的、利用方式等。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行核對(duì)，檢查是否符合規(guī)定。3.征求各部門對(duì)檔案存毀的意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的數(shù)據(jù)檔案，編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清單》一式兩份，一份隨檔案銷毀，一份由局辦公室留存。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明，并進(jìn)行相應(yīng)的注銷處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立本局文書檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)本局現(xiàn)有的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本局檔案管理工作的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和鑒定銷毀等全過程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要