PAGE職工檔案庫(kù)房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職工檔案管理，確保職工檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的管理，包括在職職工、離職職工以及退休職工的檔案。（三）管理職責(zé)1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)職工檔案的集中管理，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱等工作。2.各部門(mén)應(yīng)協(xié)助人力資源部門(mén)做好職工檔案的相關(guān)工作，及時(shí)將職工的各類(lèi)材料移交至人力資源部門(mén)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。二、檔案收集與整理（一）檔案內(nèi)容職工檔案應(yīng)包含以下材料：1.職工履歷材料，如個(gè)人簡(jiǎn)歷、工作經(jīng)歷等。2.學(xué)歷學(xué)位材料，包括畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等。3.職稱(chēng)評(píng)定材料，如職稱(chēng)證書(shū)、評(píng)審表等。4.培訓(xùn)材料，如培訓(xùn)證書(shū)、培訓(xùn)記錄等。5.考核材料，包括年度考核表、績(jī)效考核記錄等。6.獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料，如榮譽(yù)證書(shū)、處分決定等。7.勞動(dòng)合同、聘用合同等。8.工資、福利等相關(guān)材料。9.其他應(yīng)歸檔的材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在職工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等情況發(fā)生后，及時(shí)將相關(guān)材料移交至人力資源部門(mén)。2.移交的材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，符合檔案管理的要求。3.人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案材料進(jìn)行核對(duì)，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的材料進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目等整理工作。2.整理后的檔案應(yīng)做到目錄清晰、裝訂整齊、便于查閱。3.建立電子檔案與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入與更新。三、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類(lèi)別、年度等進(jìn)行合理排列。（二）檔案存放1.職工檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、編號(hào)等順序存放，便于查找與管理。2.對(duì)重要、機(jī)密的檔案應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的保密措施。3.檔案裝具應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、起止編號(hào)等信息。（三）安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.配備必要的消防器材，定期進(jìn)行檢查與維護(hù)，確保其性能良好。3.建立檔案安全檢查制度，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。4.對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的安全與完整。四、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱職工檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及職工個(gè)人隱私或機(jī)密的檔案，未經(jīng)職工本人同意，不得查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱職工檔案的，應(yīng)出具正式介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自翻閱、抽取、涂改檔案材料。2.查閱過(guò)程中，如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱職工檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自拆封、涂改、丟失檔案。4.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。五、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.職工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確，不得扣留、遺漏檔案材料。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門(mén)應(yīng)根據(jù)職工的轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)，開(kāi)具《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案材料密封后，通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞。2.檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，應(yīng)填寫(xiě)《檔案轉(zhuǎn)遞登記表》，詳細(xì)記錄檔案的轉(zhuǎn)遞情況。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)反饋給人力資源部門(mén)。六、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立職工檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全與穩(wěn)定。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案中的信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性。（三）系統(tǒng)維護(hù)與更新1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.根據(jù)檔案管理的需要，及時(shí)調(diào)整系統(tǒng)功能與模塊，滿(mǎn)足檔案管理工作的要求。七、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及職工個(gè)人隱私或機(jī)密的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制查閱范圍。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。（二）安全防范1.按照檔案保管的要求，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范工作，確保檔案的安全。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)采取安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。3.定期對(duì)檔案安全情況進(jìn)行檢查與評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改安全隱患。八、檔案管理人員職責(zé)（一）崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)職工檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，保證檔案的完整與準(zhǔn)確。4.做好檔案信息化管理工作，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。5.協(xié)助公司其他部門(mén)做好與檔案相關(guān)的工作。（二）工作紀(jì)律1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，不得擅自離崗、脫崗。2.不得利用工作之便，為他人查閱、借閱檔案提供便利。3.對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并向上級(jí)報(bào)告。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)職工檔案管理工作進(jìn)行檢查與評(píng)估。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督與指導(dǎo)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作的規(guī)范程度。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案管理人員的工作紀(jì)律與崗位職責(zé)履行情況。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要