PAGE工廠檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工廠檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高工廠管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工廠實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工廠檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案管理工作。3.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，為工廠各項(xiàng)工作提供有效支持。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)工廠的合法權(quán)益。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置工廠設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)集中管理工廠各類檔案。檔案室配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全適宜。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善工廠檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)工廠各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.開展檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和評(píng)估。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為工廠各項(xiàng)工作提供檔案支持。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案室要求，定期將本部門檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室開展檔案查閱、借閱等利用工作。4.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，不斷提高本部門檔案管理水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括工廠行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等檔案。2.生產(chǎn)管理類：涵蓋生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量控制文件、設(shè)備管理檔案、安全生產(chǎn)檔案等。3.技術(shù)研發(fā)類：包含科研項(xiàng)目檔案、技術(shù)圖紙、技術(shù)報(bào)告、專利文件等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：涉及市場(chǎng)調(diào)研資料、銷售合同、客戶信息、廣告宣傳檔案等。5.財(cái)務(wù)管理類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)檔案等。6.物資采購(gòu)類：有采購(gòu)合同、物資驗(yàn)收記錄、庫(kù)存管理檔案等。7.基本建設(shè)類：如工廠建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收檔案等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類的第1份檔案。2.年度以公元紀(jì)年為準(zhǔn)，用四位數(shù)字表示。3.類別按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩個(gè)大寫字母表示，如XZ代表行政管理類。4.流水號(hào)為每類檔案的順序編號(hào)，用三位數(shù)字表示，從001開始依次遞增。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與工廠有關(guān)的文件、指示、通知等。3.工廠與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.工廠內(nèi)部會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、決議等。5.員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、成果報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防丟失或損壞。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，同一類文件按照發(fā)文時(shí)間或重要程度排列。2.生產(chǎn)管理類檔案：根據(jù)生產(chǎn)流程和環(huán)節(jié)，將相關(guān)文件分別整理，如生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量記錄等依次排列。3.技術(shù)研發(fā)類檔案：按照科研項(xiàng)目的階段和成果，將項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定等文件分別整理歸檔。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類檔案：按照市場(chǎng)調(diào)研、銷售業(yè)務(wù)、客戶管理等方面進(jìn)行分類整理，同一方面的文件按照時(shí)間順序排列。5.財(cái)務(wù)管理類檔案：按照會(huì)計(jì)核算的方法和流程，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等分別整理裝訂。6.物資采購(gòu)類檔案：按照采購(gòu)項(xiàng)目的類別和時(shí)間順序，將采購(gòu)合同及其相關(guān)的驗(yàn)收記錄、付款憑證等整理歸檔。7.基本建設(shè)類檔案：按照建設(shè)項(xiàng)目的階段，將立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等分別整理成冊(cè)。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括工廠重要的規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)決算、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案、涉及工廠權(quán)益和重要?dú)v史事件的檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般性的行政管理文件、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要文件等。4.短期保管的檔案保管期限為10年以下，主要包括臨時(shí)性的文件、一般性的業(yè)務(wù)資料等。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰。3.檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案清查1.檔案室每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、保管狀況等。2.清查中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，須經(jīng)工廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位查閱工廠檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)工廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案，須經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱機(jī)密檔案，須經(jīng)工廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。2.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案室應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可列入銷毀范圍。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。3.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)工廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等，形成檔案銷毀記錄清單。3.檔案銷毀記錄清單應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一同歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立工廠檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案和利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)掃描后的檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于檢索和查詢。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。（四）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備