PAGE檔案三合一工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意篡改、偽造檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各部門及所屬單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。6.開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化利用。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。8.積極提供檔案利用服務(wù)，為公司內(nèi)部各部門及外部單位查閱檔案提供便利，做好檔案查閱登記和利用效果反饋工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全完整，并按照規(guī)定時(shí)間移交綜合檔案室。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，指導(dǎo)和督促本部門員工做好文件材料的收集、整理和保管工作。3.配合綜合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，及時(shí)提供有關(guān)檔案利用的反饋信息。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓、出借檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像等各種門類和載體的材料。2.上級主管部門下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂履行的各類合同、協(xié)議及其相關(guān)文件材料。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議記錄、紀(jì)要等。5.公司的工程建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、設(shè)備采購等活動中形成的文件材料，包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、驗(yàn)收報(bào)告等。6.公司員工的人事檔案材料，包括員工履歷表、任免文件、考核材料、工資福利材料、獎懲材料等。7.公司的財(cái)務(wù)檔案材料，包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動中形成的文件材料，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，即同時(shí)保存紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。4.各部門應(yīng)定期對收集的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類，便于移交綜合檔案室。（三）整理方法1.分類按照公司檔案分類方案，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類；人事檔案按照員工類別進(jìn)行分類；財(cái)務(wù)檔案按照會計(jì)年度類別進(jìn)行分類；聲像檔案按照載體形式時(shí)間內(nèi)容進(jìn)行分類；實(shí)物檔案按照實(shí)物類別進(jìn)行分類。2.編號對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限、順序號等信息，便于檔案的管理和檢索。例如，文書檔案編號格式為：年度保管期限流水號，如2023長期001；科技檔案編號格式為：項(xiàng)目編號專業(yè)代碼階段代碼流水號，如KY2023010101A001。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等項(xiàng)目，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，保持檔案的整齊美觀。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，確保檔案牢固不易散落。四、檔案保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲藥品、消防器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)布局合理，便于檔案的管理和利用。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，密集架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保運(yùn)行正常。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線查閱和利用。4.對于聲像檔案和實(shí)物檔案，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管。聲像檔案應(yīng)按照載體形式分類存放，實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊，專柜存放，并定期進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重要會議記錄、重大合同協(xié)議、公司主要領(lǐng)導(dǎo)任免文件等。2.長期保管凡是反映公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。如公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、一般性會議記錄、一般合同協(xié)議、員工年度考核材料等。3.短期保管凡是反映公司短期工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。如公司臨時(shí)性工作文件、一般性通知、短期培訓(xùn)材料等。（四）檔案鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案鑒定工作應(yīng)形成記錄，包括鑒定時(shí)間、鑒定人員、鑒定意見、銷毀檔案清單等，并存檔備查。五、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容及要求1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷次等，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求定期填報(bào)，并報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)在日常工作中及時(shí)記錄檔案的各項(xiàng)變動情況，如檔案的接收、移交、借閱、歸還等，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。3.利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備統(tǒng)計(jì)功能，能夠自動生成各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和查詢。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可向綜合檔案室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后查閱。2.公司外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求，辦理查閱手續(xù)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后查閱。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，限制查閱范圍和查閱人員，并做好查閱記錄。（二）利用方式1.查閱檔案查閱應(yīng)在綜合檔案室查閱區(qū)內(nèi)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱因工作需要短期借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、綜合檔案室審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15天，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司，按時(shí)歸還檔案。3.出具證明公司內(nèi)部各部門及外部單位因工作需要，要求綜合檔案室出具檔案證明的，綜合檔案室應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容，如實(shí)出具證明，并加蓋公司檔案專用章。（三）利用效果反饋1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用效果反饋制度，及時(shí)了解檔案利用情況，收集利用者對檔案利用的意見和建議。2.利用者在檔案利用結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案利用效果反饋表，對檔案的內(nèi)容、準(zhǔn)確性、完整性、查閱利用的便利性等方面進(jìn)行評價(jià)，并提出改進(jìn)意見。3.綜合檔案室應(yīng)根據(jù)利用者的反饋意見，及時(shí)對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化管理和在線查閱利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.確保電子檔案的安全可靠，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行整理、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號、著錄、存儲、檢索、利用等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保電子檔案的安全管理。3.檔案信息化安全保障體系建設(shè)建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的措施。設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和安全檢查，防止電子檔案信息的泄露和丟失。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、實(shí)施步驟和保障措施等，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.準(zhǔn)備階段成立檔案信息化建設(shè)工作小組，負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的組織協(xié)調(diào)工作。開展檔案信息化建設(shè)需求調(diào)研，確定電子檔案管理系統(tǒng)的功能需求和技術(shù)要求。進(jìn)行檔案數(shù)字化設(shè)備和軟件的選型采購，做好人員培訓(xùn)等準(zhǔn)備工作。3.實(shí)施階段按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施方案，組織開展檔案數(shù)字化工作和電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作。在實(shí)施過程中，應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)