PAGE衛(wèi)生防疫檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司衛(wèi)生防疫檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效支持公司衛(wèi)生防疫工作的開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與衛(wèi)生防疫相關(guān)的檔案管理，包括但不限于衛(wèi)生防疫工作計(jì)劃、方案、措施、記錄、報(bào)告、培訓(xùn)資料、物資采購(gòu)與使用記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司衛(wèi)生防疫檔案由專門部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)集中管理，確保檔案的有序存放和有效利用。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司衛(wèi)生防疫工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保涉及公司機(jī)密和個(gè)人隱私的內(nèi)容不被非法獲取。4.規(guī)范實(shí)用原則：檔案管理工作應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)注重檔案的實(shí)用性，便于查詢和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司衛(wèi)生防疫檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、分類、歸檔公司衛(wèi)生防疫檔案資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，防止檔案損壞或丟失。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生防疫檔案資料的收集、整理和初步歸檔，并定期移交至檔案管理部門。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案資料的形成、積累和保管工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，及時(shí)提供所需資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案存放有序。3.準(zhǔn)確登記檔案的查閱、借閱情況，及時(shí)催還到期檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生防疫工作計(jì)劃、方案、預(yù)案等文件。2.衛(wèi)生防疫工作記錄，如員工健康檢查記錄、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)記錄、消毒記錄、疫苗接種記錄等。3.衛(wèi)生防疫工作報(bào)告，包括疫情報(bào)告、衛(wèi)生狀況評(píng)估報(bào)告等。4.衛(wèi)生防疫培訓(xùn)資料，如培訓(xùn)教材、課件、考核記錄等。5.衛(wèi)生防疫物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、出入庫(kù)記錄等。6.與衛(wèi)生防疫相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)等文件。7.其他與衛(wèi)生防疫工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生防疫檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生防疫工作的類別和性質(zhì)，將檔案資料分為綜合管理、人員健康管理、環(huán)境衛(wèi)生管理、疫情防控、物資管理等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案資料應(yīng)定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案管理人員將檔案資料按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，存入檔案庫(kù)房。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案應(yīng)存放在檔案架上，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存儲(chǔ)期限1.衛(wèi)生防疫檔案的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定。一般情況下，重要的衛(wèi)生防疫檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，其他檔案可根據(jù)實(shí)際情況確定保存期限，但不得少于[X]年。2.對(duì)于超過存儲(chǔ)期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和安全性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生防疫檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批情況，確定是否提供查閱服務(wù)，并安排專人協(xié)助查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱衛(wèi)生防疫檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、標(biāo)記等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）查閱、借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立查閱、借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。查閱、借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)衛(wèi)生防疫檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保存期限，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體審議原則：鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行，集體審議鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要性標(biāo)準(zhǔn)：檔案內(nèi)容涉及公司重大衛(wèi)生防疫決策、重要工作成果、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等，應(yīng)予以重點(diǎn)保存。2.時(shí)效性標(biāo)準(zhǔn)：檔案內(nèi)容反映的衛(wèi)生防疫工作已結(jié)束且不再具有參考價(jià)值的，可考慮銷毀。3.完整性標(biāo)準(zhǔn)：檔案資料不完整、無(wú)法準(zhǔn)確反映工作實(shí)際情況的，可根據(jù)具體情況進(jìn)行處理。（三）銷毀程序1.鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立衛(wèi)生防疫檔案管理信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“檔案系統(tǒng)”），實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.通過檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速查詢、借閱申請(qǐng)、審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為公司衛(wèi)生防疫工作提供有力支持。（二）檔案系統(tǒng)功能1.檔案錄入：檔案管理人員可將紙質(zhì)檔案和電子檔案信息錄入檔案系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案查詢：用戶可通過檔案系統(tǒng)按照檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等條件進(jìn)行快速查詢。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)借閱申請(qǐng)、審批、登記、催還等功能，方便用戶借閱檔案。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理：設(shè)置不同用戶的權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.檔案系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新檔案系統(tǒng)中的