PAGE伍家崗區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強伍家崗區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合本區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于伍家崗區(qū)各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則全區(qū)檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保檔案管理工作的科學性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案應如實反映本單位各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則全面收集、整理和保存本單位在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、利用，提高檔案服務效率，滿足單位各項工作和社會利用的需求。二、檔案管理機構與人員（一）管理機構成立伍家崗區(qū)檔案管理工作領導小組，負責統(tǒng)籌協(xié)調全區(qū)檔案管理工作。領導小組下設辦公室，掛靠區(qū)檔案局，負責日常工作的組織實施。各單位應設立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位檔案的具體管理工作。（二）人員職責1.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。負責收集、整理、保管和統(tǒng)計本單位的各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。組織檔案鑒定、銷毀工作，定期對檔案進行清理和評估。負責向區(qū)檔案局移交應進館的檔案，并接受區(qū)檔案局的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高本單位人員檔案意識和業(yè)務水平。2.檔案管理人員職責認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎工作，確保檔案整理質量。做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和霉變。負責檔案的查閱、借閱登記和利用服務工作，按照規(guī)定提供檔案信息，做好利用效果反饋。參與檔案鑒定、銷毀工作，提出檔案存毀意見。積極參與檔案信息化建設，協(xié)助完成檔案數(shù)字化錄入、存儲和管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案收集本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各類文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、會議文件、工作計劃與總結、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案等。2.科技檔案收集本單位在科研、生產、建設等活動中形成的圖紙、圖表、技術文件、實驗報告、項目資料等科技文件材料。3.會計檔案收集本單位在財務管理活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等會計文件材料。4.聲像檔案收集本單位在工作活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，包括重大活動、重要會議、項目建設等方面的記錄。5.電子檔案收集本單位在電子政務、信息化建設等過程中形成的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)產生的文件、業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據、網站信息資源等。（二）收集要求1.明確責任各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.定期收集檔案管理人員應定期對各部門的文件材料進行收集，一般每季度收集一次，重要活動或項目結束后應及時收集相關檔案。3.確保齊全收集的檔案應涵蓋本單位工作活動的各個方面，做到全面、完整，不得遺漏重要文件材料。4.保證質量收集的檔案應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，電子文件應格式規(guī)范、元數(shù)據完整。（三）整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法文書檔案按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊?？萍紮n案按照項目、專業(yè)等進行分類整理，建立項目檔案卷內目錄和卷內備考表，裝訂或裝盒保管。會計檔案按照會計年度、保管期限等進行分類整理，編制會計檔案目錄，裝盒保管。聲像檔案按照內容、時間等進行分類整理，編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事由等，采用光盤、磁帶等載體存儲。電子檔案按照文件的來源、內容、時間等進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據庫，進行元數(shù)據著錄和數(shù)據掛接，實現(xiàn)電子檔案的有效管理。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案庫房應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房面積應根據檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。2.溫濕度控制檔案庫房應安裝溫濕度調節(jié)設備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。每天定時記錄庫房溫濕度情況，確保溫濕度符合要求。3.安全防護設施庫房應配備防火、防盜、防蟲、防鼠等安全防護設施，如消防器材、監(jiān)控設備、防蟲藥品、防鼠器具等。定期檢查安全防護設施的運行情況，確保其正常有效。（二）檔案裝具1.檔案架（柜）應選用符合檔案保管要求的檔案架（柜），檔案架（柜）應堅固耐用、排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.檔案盒（袋）檔案盒（袋）應選用質量好、規(guī)格統(tǒng)一的產品，用于存放歸檔文件、照片、錄音帶、錄像帶等檔案材料。檔案盒（袋）應標明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保護措施1.定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，一般每半年檢查一次，重點檢查檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。2.修復與復制對破損、褪色、字跡模糊等有問題的檔案，應及時進行修復或復制。修復檔案應采用專業(yè)技術和方法，確保檔案內容不受損害；復制檔案應保證復制件與原件內容一致，并注明復制日期、復制人等信息。3.防蟲防霉定期在檔案庫房投放防蟲藥品，如樟腦丸、驅蟲劑等，防止檔案被蟲蛀。保持庫房清潔衛(wèi)生，通風良好，防止檔案霉變。4.防磁防火對電子檔案存儲設備應采取防磁措施，避免磁場干擾導致數(shù)據丟失。檔案庫房應配備防火設備，如滅火器、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行維護檢查，確保其性能良好。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據國家有關規(guī)定和本單位檔案保管期限表，對檔案進行定期鑒定，準確判定檔案的保存價值，確保檔案鑒定工作的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行全面審查和鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員應逐件審查檔案內容，根據檔案的形成時間、來源、內容、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.參考檔案保管期限表依據國家和本單位制定的檔案保管期限表，對檔案進行初步篩選，確定檔案的保管期限范圍。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經過鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、文號、責任者等信息。2.審批銷毀清冊經檔案鑒定工作小組審核后，報本單位分管領導審批。3.銷毀實施經批準銷毀的檔案，應在指定地點由專人負責監(jiān)督銷毀。銷毀檔案可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息徹底銷毀。4.監(jiān)銷記錄銷毀過程中，監(jiān)銷人員應做好記錄，注明銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并在銷毀清冊上簽字確認。六、檔案的利用與統(tǒng)計（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應符合國家法律法規(guī)和本單位檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.方便快捷原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷服務。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應根據利用者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應填寫借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，借閱者應按時歸還檔案，不得轉借他人。3.復制利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制，并收取相應的復制費用。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，注明復制日期、復制人等信息。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息。利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。（四）統(tǒng)計工作1.統(tǒng)計內容檔案管理部門應定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內容包括檔案數(shù)量、種類、歸檔率、完整率、利用率、檔案利用效果等。2.統(tǒng)計報表根據統(tǒng)計內容，編制檔案統(tǒng)計報表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表等。統(tǒng)計報表應數(shù)據準確、內容完整，按時報送上級檔案管理部門和本單位領導。3.統(tǒng)計分析對檔案統(tǒng)計數(shù)據進行分析，總結檔案管理工作中的經驗和問題，為檔案管理決策提供依據，不斷改進檔案管理工作。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理將本單位重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.提高檔案管理效率通過信息化手段，優(yōu)化檔案管理流程，減少人工操作，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描按照檔案整理要求，對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應符合檔案存儲和利用要求，一般不低于[具體分辨率]。掃描后的圖像應清晰、完整，色彩還原準確。2.圖像處理對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏、調整亮度對比度等圖像處理，確保圖像質量。3.數(shù)據掛接將處理后的圖像數(shù)據與檔案目錄數(shù)據進行掛接，建立電子檔案數(shù)據庫，實現(xiàn)電子檔案與紙質檔案的對應關系。4.元數(shù)據著錄對電子檔案進行元數(shù)據著錄，元數(shù)據應包括文件題名、年度、保管期限、文號、責任者、日期、密級等信息，確保電子檔案的完整性和規(guī)范性。（三）信息化管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能建立檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化。2.系統(tǒng)安全加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，防止非法訪問和數(shù)據泄露。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。（四）數(shù)據備份與存儲1.數(shù)據備份定期對電子檔案數(shù)據進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤陣列備份等