PAGE檔案制度管理重要性一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來(lái)，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，避免重要檔案的缺失。4.保密性原則根據(jù)檔案的密級(jí)程度，采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案信息不被泄露，維護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的全面管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置檔案庫(kù)房、檔案整理室、檔案查閱室等功能區(qū)域。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供檔案信息服務(wù)。6.做好檔案的數(shù)字化工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身的檔案管理能力。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷文件，公司章程、規(guī)章制度，會(huì)議記錄、紀(jì)要，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案、勞動(dòng)合同，行政公文、函件，證照、資質(zhì)證書等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)、質(zhì)量控制、研發(fā)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、法務(wù)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的各類文件、合同、報(bào)表、報(bào)告等。3.項(xiàng)目管理類檔案針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.技術(shù)資料類檔案包含產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、技術(shù)研發(fā)資料等。5.財(cái)務(wù)檔案類如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.聲像檔案類包括照片、錄音、錄像等記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件的資料。7.電子檔案類以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案資料。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和檢索，對(duì)各類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“分類號(hào)+年度+流水號(hào)”的形式，具體如下：1.分類號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政管理類檔案為“XZ”，業(yè)務(wù)管理類檔案為“YW”等。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號(hào)為“XZ2023001”。四、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.公司/組織各部門及員工在各項(xiàng)工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的原始記錄，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和保存。2.檔案形成過(guò)程中，應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和記錄工具，確保檔案字跡清晰、圖像完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.涉及多個(gè)部門共同完成的工作項(xiàng)目，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時(shí)收集、整理項(xiàng)目檔案，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案收集范圍1.公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)管理、項(xiàng)目管理、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)核算等活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件、通知、指示等。3.對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、委托書等。4.公司/組織參加各類會(huì)議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動(dòng)帶回的文件、資料、紀(jì)念品等。5.員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、報(bào)告、總結(jié)、論文等。6.公司/組織的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案的相關(guān)資料。（三）檔案收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案，各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集整理，每季度末將本季度形成的檔案移交至檔案管理部門。2.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后的一個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目檔案整理裝訂成冊(cè)，移交至檔案管理部門。3.公司/組織發(fā)生重大事件、重要活動(dòng)后，相關(guān)部門應(yīng)在事件結(jié)束或活動(dòng)完成后的一周內(nèi)，將形成的檔案資料收集整理后移交至檔案管理部門。五、檔案的整理與歸檔（一）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對(duì)各類檔案進(jìn)行分類整理，同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。（二）檔案整理方法1.行政管理類檔案按照文件的種類、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，每一類文件可根據(jù)需要進(jìn)一步細(xì)分，如會(huì)議記錄可按會(huì)議名稱、時(shí)間順序排列。2.業(yè)務(wù)管理類檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的特點(diǎn)，按照業(yè)務(wù)流程、項(xiàng)目階段等進(jìn)行整理，將相關(guān)的文件、合同、報(bào)表等集中在一起，并編制目錄清單。3.項(xiàng)目管理類檔案按照項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等階段，將項(xiàng)目過(guò)程中形成的各類文件、資料進(jìn)行系統(tǒng)整理，建立項(xiàng)目檔案專卷，并在卷內(nèi)文件首頁(yè)編制卷內(nèi)文件目錄。4.技術(shù)資料類檔案根據(jù)技術(shù)資料的類別，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等，按照專業(yè)、型號(hào)、版本等進(jìn)行分類整理，確保技術(shù)資料的準(zhǔn)確性和完整性。5.財(cái)務(wù)檔案類按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。6.聲像檔案類對(duì)照片、錄音、錄像等聲像資料進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并配以文字說(shuō)明，同時(shí)將聲像資料進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。7.電子檔案類按照電子文件管理的規(guī)范，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）檔案歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.將審核后的檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、編目、上架，建立檔案檢索體系，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。六、檔案的保管（一）檔案保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保存。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案盒等，以滿足檔案保管的要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。如一般的業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目資料、人事檔案等。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。如一般性的通知、簡(jiǎn)報(bào)、臨時(shí)性文件等。（三）檔案定期清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案缺失、損壞、霉變等情況，應(yīng)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)分析，并提出改進(jìn)措施和建議。七、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、高效服務(wù)的原則，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行查閱和利用，防止信息泄露。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后在檔案查閱室查閱。2.公司/組織員工因個(gè)人工作、學(xué)習(xí)、研究等需要查閱本人檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)核實(shí)身份后進(jìn)行查閱。3.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定人員的陪同下查閱。（三）利用程序1.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)