PAGE報(bào)批報(bào)建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司報(bào)批報(bào)建檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，保障公司各項(xiàng)報(bào)批報(bào)建工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及報(bào)批報(bào)建工作形成的檔案資料管理，包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、建設(shè)、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、圖紙、報(bào)告等各類資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)報(bào)批報(bào)建檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映報(bào)批報(bào)建工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章齊全。3.及時(shí)歸檔原則：各項(xiàng)報(bào)批報(bào)建工作完成后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將檔案資料移交檔案管理部門歸檔，不得拖延或積壓。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司報(bào)批報(bào)建檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.接收、整理、保管公司各類報(bào)批報(bào)建檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢利用。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的整齊有序。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。5.按照規(guī)定的期限保管檔案，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在報(bào)批報(bào)建工作中形成的檔案資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔和完整準(zhǔn)確。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的日常保管和利用工作。4.配合檔案管理部門做好檔案的檢查、鑒定、銷毀等工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目報(bào)批報(bào)建工作的組織和協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)工作按要求完成。2.對(duì)項(xiàng)目檔案資料的形成、收集、整理和歸檔工作負(fù)總責(zé)，督促相關(guān)人員及時(shí)完成檔案移交。3.審核項(xiàng)目檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案資料及時(shí)進(jìn)行整改。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件。2.規(guī)劃階段：建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附圖、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案等相關(guān)資料。3.建設(shè)階段：施工許可證、工程施工合同、監(jiān)理合同、工程進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全檢查記錄等。4.驗(yàn)收階段：竣工驗(yàn)收備案表、消防驗(yàn)收意見書、環(huán)保驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、規(guī)劃驗(yàn)收合格證等驗(yàn)收文件。5.其他與報(bào)批報(bào)建相關(guān)的文件、會(huì)議紀(jì)要、往來函件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)原件齊全，如有復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，不得使用易褪色的書寫材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.按照分類方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將報(bào)批報(bào)建檔案分為項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、建設(shè)、驗(yàn)收等幾大類，每大類下再細(xì)分若干小類。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號(hào)等信息。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或散裝的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，保持整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和檢索。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門在完成報(bào)批報(bào)建工作后，應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理人員將歸檔的檔案資料按照分類和編號(hào)順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限1.報(bào)批報(bào)建檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、竣工驗(yàn)收備案表等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為10年至50年，包括工程施工合同、監(jiān)理合同、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，如工程進(jìn)度報(bào)告、安全檢查記錄等。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案數(shù)量與目錄相符，檔案無丟失、損壞等情況。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱重要檔案資料時(shí)，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或拆卷。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱內(nèi)容、期限等信息，以便跟蹤管理和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合評(píng)估檔案的重要性。3.對(duì)涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查，謹(jǐn)慎決定存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門備案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)報(bào)批報(bào)建檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）電子檔案收集與整理1.各部門在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)，應(yīng)將相應(yīng)的電子檔案一并移交檔案管理部門。電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整、與紙質(zhì)檔案一致。2.檔案管理部門對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行整理，按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）電子檔案保管與利用1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案利用權(quán)限管理制度，根據(jù)不同人員的工作需要，設(shè)置相應(yīng)的查閱、下載、打印等權(quán)限。3.利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索和利用，提高查詢效率和準(zhǔn)確性。（四）系統(tǒng)維護(hù)與安全管