PAGE干部檔案缺失補(bǔ)充制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司干部檔案管理，確保干部檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，為干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)、培養(yǎng)教育等工作提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體干部檔案的缺失補(bǔ)充管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則補(bǔ)充的檔案材料必須真實(shí)可靠，準(zhǔn)確反映干部的實(shí)際情況。3.及時(shí)有效原則對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案缺失情況及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，確保檔案信息的時(shí)效性。4.專(zhuān)人負(fù)責(zé)原則明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)干部檔案缺失補(bǔ)充工作，保證工作的專(zhuān)業(yè)性和嚴(yán)肅性。二、檔案缺失的認(rèn)定（一）檔案材料種類(lèi)干部檔案主要包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資、任免、出國(guó)（境）等材料。（二）缺失認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)1.應(yīng)歸檔的材料未歸檔，如履歷表、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件等。2.檔案中關(guān)鍵材料缺失，如入黨志愿書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)等。3.重要信息記錄不全，如工作經(jīng)歷中的重要崗位任職情況缺失相關(guān)證明材料。4.材料存在涂改、偽造等不符合檔案管理要求的情況，經(jīng)認(rèn)定需重新補(bǔ)充真實(shí)有效的材料。（三）認(rèn)定程序1.檔案管理人員定期對(duì)干部檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)可能存在缺失的情況，及時(shí)記錄并報(bào)告。2.成立由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成的檔案缺失認(rèn)定小組，對(duì)疑似缺失情況進(jìn)行審核確認(rèn)。3.認(rèn)定小組根據(jù)檔案管理規(guī)定和實(shí)際情況，確定檔案缺失的具體情況和范圍，并形成認(rèn)定報(bào)告。三、補(bǔ)充材料的收集（一）內(nèi)部收集渠道1.干部本人要求干部對(duì)檔案缺失情況進(jìn)行自查，提供本人能夠補(bǔ)充的相關(guān)材料，如學(xué)歷證書(shū)原件、工作經(jīng)歷證明等，并填寫(xiě)材料補(bǔ)充申請(qǐng)表。2.所在部門(mén)干部所在部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)助收集與干部工作相關(guān)的材料，如工作業(yè)績(jī)報(bào)告、考核評(píng)價(jià)材料等，并及時(shí)提交給檔案管理人員。3.公司其他部門(mén)涉及干部相關(guān)業(yè)務(wù)的其他部門(mén)，如財(cái)務(wù)部門(mén)提供工資變動(dòng)材料、組織部門(mén)提供任免文件等，按照要求及時(shí)將材料移交檔案管理部門(mén)。（二）外部收集渠道1.教育機(jī)構(gòu)對(duì)于學(xué)歷學(xué)位相關(guān)材料缺失的情況，由干部本人或檔案管理人員聯(lián)系畢業(yè)院校等教育機(jī)構(gòu)，按照其要求提供學(xué)歷學(xué)位證明材料。2.原工作單位若干部檔案中存在原工作單位相關(guān)材料缺失，如離職證明、工作鑒定等，由檔案管理人員與原工作單位溝通協(xié)調(diào)，獲取相應(yīng)材料。3.相關(guān)政府部門(mén)涉及政審、獎(jiǎng)懲等材料缺失的，按照規(guī)定程序向公安、民政、紀(jì)檢監(jiān)察等相關(guān)政府部門(mén)申請(qǐng)補(bǔ)充材料。（三）收集要求1.材料必須真實(shí)有效，提供材料的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)確保材料的真實(shí)性，并對(duì)材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。2.收集的材料應(yīng)符合檔案管理的格式和規(guī)范要求，如紙張規(guī)格、書(shū)寫(xiě)格式等。3.對(duì)于收集到的材料，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保材料完整、準(zhǔn)確、清晰，不符合要求的及時(shí)退回補(bǔ)充。四、補(bǔ)充材料的審核（一）審核內(nèi)容1.材料的真實(shí)性通過(guò)與相關(guān)部門(mén)核實(shí)、調(diào)查走訪等方式，驗(yàn)證材料內(nèi)容是否真實(shí)可靠。2.材料的完整性檢查材料是否包含必要的信息，是否有缺頁(yè)、漏項(xiàng)等情況。3.材料的規(guī)范性審核材料的格式、簽字蓋章等是否符合檔案管理規(guī)定。（二）審核流程1.檔案管理人員對(duì)收集到的補(bǔ)充材料進(jìn)行初審，檢查材料的完整性和規(guī)范性，填寫(xiě)初審意見(jiàn)。2.將初審?fù)ㄟ^(guò)的材料提交給檔案缺失認(rèn)定小組進(jìn)行復(fù)審，認(rèn)定小組根據(jù)審核內(nèi)容進(jìn)行全面審核，并簽署復(fù)審意見(jiàn)。3.對(duì)于審核不通過(guò)的材料，檔案管理人員及時(shí)通知提供材料的部門(mén)或個(gè)人，說(shuō)明原因并要求補(bǔ)充完善。（三）審核記錄建立審核記錄檔案，對(duì)每一份補(bǔ)充材料的審核過(guò)程、審核意見(jiàn)等進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查閱。五、檔案補(bǔ)充的實(shí)施（一）補(bǔ)充時(shí)機(jī)選擇1.根據(jù)干部管理工作的實(shí)際需要，如干部選拔任用、年度考核等工作開(kāi)展前，確保檔案信息完整準(zhǔn)確。2.對(duì)于新發(fā)現(xiàn)的檔案缺失情況，及時(shí)安排補(bǔ)充工作，避免影響干部檔案的正常使用。（二）補(bǔ)充操作規(guī)范1.檔案管理人員按照檔案整理的要求，將審核通過(guò)的補(bǔ)充材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂。2.在干部檔案中按照相應(yīng)的順序插入補(bǔ)充材料，并做好目錄更新等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.對(duì)于補(bǔ)充的重要材料，如入黨志愿書(shū)等，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印備份，一份存入檔案，一份留存檔案管理部門(mén)備查。（三）補(bǔ)充后的檔案核對(duì)檔案補(bǔ)充完成后，檔案管理人員再次對(duì)干部檔案進(jìn)行全面核對(duì)，檢查補(bǔ)充材料是否準(zhǔn)確插入、檔案整體是否完整無(wú)誤，確保檔案質(zhì)量。六、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)干部檔案缺失補(bǔ)充制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理工作是否合規(guī)。2.人力資源部門(mén)定期對(duì)干部檔案進(jìn)行抽查，核實(shí)檔案補(bǔ)充情況及檔案信息的準(zhǔn)確性。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于在檔案缺失補(bǔ)充工作中提供虛假材料的部門(mén)或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、紀(jì)律處分等處理。2.檔案管理人員因工作失誤導(dǎo)致檔案補(bǔ)充不及時(shí)、不準(zhǔn)確的，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問(wèn)責(zé)。3.對(duì)違反檔案管理規(guī)定，造成干部檔案信息泄露或其他嚴(yán)重后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、檔案信息安全與保密（一）安全措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火防盜設(shè)備等，確保檔案安全。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，防止檔案丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。（二）保密要求1.檔案管理人員嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及干部個(gè)人隱私和公司機(jī)密的檔案信息予以保密。2.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得查閱、借閱、傳播干部檔案信息。3.在檔案補(bǔ)充過(guò)程中，對(duì)涉及的敏感信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。八、附則