PAGE航空檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司航空檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司運營、決策、科研、生產(chǎn)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門及全體員工在航空檔案資料的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對航空檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則檔案資料應(yīng)如實反映公司在航空領(lǐng)域的各項活動，保證其原始性和真實性。3.完整性原則全面收集與公司航空業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案資料，涵蓋從項目規(guī)劃、設(shè)計、研發(fā)、生產(chǎn)、試飛、運營到售后服務(wù)等各個環(huán)節(jié)，確保檔案資料的全面性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及國家航空安全等敏感信息的檔案資料，采取有效的保密措施，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案資料管理流程，提高檔案資料的檢索效率和服務(wù)質(zhì)量，便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用檔案資料，為公司的發(fā)展提供有力支持。二、檔案資料管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司航空檔案資料的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善公司航空檔案資料管理的各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常檔案管理工作，確保檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全檔案資料的檢索系統(tǒng)，編制各類檔案資料的檢索工具，如目錄、索引、指南等，方便檔案資料的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案資料的保管工作，提供安全、適宜的保管環(huán)境，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，定期對檔案資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全與完整。5.按照規(guī)定的程序和要求，對檔案資料進(jìn)行鑒定和銷毀工作，確保檔案資料的時效性和準(zhǔn)確性。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為公司的科研、生產(chǎn)、運營、決策等提供檔案信息服務(wù)，積極推動檔案資料的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案資料的利用效率。7.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案資料管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。（二）各部門檔案資料管理員公司各部門設(shè)立檔案資料管理員，負(fù)責(zé)本部門航空檔案資料的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門做好相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門在航空業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的日常保管工作，確保檔案資料的安全，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。4.積極配合檔案管理部門開展檔案資料的查閱、利用等工作，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案資料的鑒定、銷毀等工作，提供有關(guān)檔案資料的鑒定意見和銷毀清單。三、檔案資料的形成與收集（一）檔案資料的形成公司各部門及員工在航空業(yè)務(wù)活動中應(yīng)及時形成各類檔案資料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.項目文件項目前期規(guī)劃、可行性研究報告、項目立項批復(fù)、設(shè)計任務(wù)書、技術(shù)方案、圖紙、計算書、試驗報告、總結(jié)報告等。2.合同文件與客戶簽訂的航空產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、采購合同、租賃合同等，以及合同執(zhí)行過程中的各類文件，如變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、驗收文件等。3.技術(shù)文件航空產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件、技術(shù)改進(jìn)文件等。4.生產(chǎn)文件生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度指令、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、原材料及零部件采購文件、生產(chǎn)統(tǒng)計報表等。5.試飛文件試飛大綱、試飛計劃、試飛數(shù)據(jù)記錄、試飛總結(jié)報告、試飛故障分析報告等。6.運營文件航班計劃、航班時刻表、飛行任務(wù)書、乘務(wù)日志、旅客服務(wù)記錄、貨物運輸記錄、機(jī)場運營文件等。7.培訓(xùn)文件員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績等。8.安全文件安全管理制度、安全檢查記錄、事故報告、應(yīng)急預(yù)案等。9.科研文件科研項目立項申請書、研究報告、學(xué)術(shù)論文、專利申請文件、技術(shù)成果鑒定文件等。10.行政管理文件公司文件、會議紀(jì)要、工作匯報、請示報告、人事檔案、財務(wù)檔案、審計檔案等。（二）檔案資料的收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料形成過程中的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案資料的收集應(yīng)遵循及時、全面的原則，在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時將形成的檔案資料收集齊全，并移交至本部門檔案資料管理員。3.對于重要的航空項目或業(yè)務(wù)活動，應(yīng)實行全過程跟蹤收集檔案資料，確保檔案資料能夠真實反映項目或活動的全貌。4.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、偽造或銷毀，確需補(bǔ)充或修正的，應(yīng)在備注中注明情況，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.對于外來文件，如上級主管部門文件、合作單位提供的文件等，應(yīng)及時進(jìn)行登記、簽收，并按照公司檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。四、檔案資料的整理與分類（一）整理原則檔案資料的整理應(yīng)遵循真實性、系統(tǒng)性、邏輯性和實用性的原則，確保檔案資料能夠準(zhǔn)確反映公司航空業(yè)務(wù)活動的實際情況，便于管理和利用。（二）整理要求1.對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號、編目等工作，使其條理清晰、層次分明。2.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的完整性和可讀性。3.按照檔案資料的形成時間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，同一類別的檔案資料應(yīng)集中在一起，并按照一定的順序排列。4.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案資料的檢索和管理。5.編制檔案資料的目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。（三）分類方法公司航空檔案資料采用以下分類方法：1.項目類按照公司承擔(dān)的航空項目進(jìn)行分類，每個項目下再根據(jù)項目階段分為項目前期文件、項目實施文件、項目驗收文件等。2.合同類按照合同類型進(jìn)行分類，如銷售合同、服務(wù)合同、采購合同等，每個合同類型下再根據(jù)合同簽訂時間順序排列。3.技術(shù)類按照技術(shù)領(lǐng)域和專業(yè)方向進(jìn)行分類，如航空發(fā)動機(jī)技術(shù)、航空電子技術(shù)、空氣動力學(xué)技術(shù)等，每個技術(shù)類別下再根據(jù)技術(shù)文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行細(xì)分。4.生產(chǎn)類按照生產(chǎn)環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分類，如生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等，每個生產(chǎn)類別下再根據(jù)具體的生產(chǎn)文件進(jìn)行歸類。5.試飛類按照試飛階段和試飛項目進(jìn)行分類，如試飛大綱、試飛計劃、試飛數(shù)據(jù)記錄、試飛總結(jié)報告等，每個試飛類別下再根據(jù)試飛文件的具體內(nèi)容進(jìn)行整理。6.運營類按照運營業(yè)務(wù)和服務(wù)對象進(jìn)行分類，如航班運營、旅客服務(wù)、貨物運輸、機(jī)場運營等，每個運營類別下再根據(jù)運營文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行細(xì)分。7.培訓(xùn)類按照培訓(xùn)對象和培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行分類，如員工培訓(xùn)、飛行員培訓(xùn)、乘務(wù)員培訓(xùn)等，每個培訓(xùn)類別下再根據(jù)培訓(xùn)文件的具體情況進(jìn)行整理。8.安全類按照安全管理的不同方面進(jìn)行分類，如安全制度、安全檢查、事故處理、應(yīng)急預(yù)案等，每個安全類別下再根據(jù)安全文件的具體內(nèi)容進(jìn)行歸類。9.科研類按照科研項目的性質(zhì)和研究方向進(jìn)行分類，如基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、技術(shù)開發(fā)等，每個科研類別下再根據(jù)科研文件的具體情況進(jìn)行整理。10.行政類按照行政管理的職能和業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分類，如公司文件、會議紀(jì)要、人事檔案、財務(wù)檔案、審計檔案等，每個行政類別下再根據(jù)行政文件的具體內(nèi)容進(jìn)行歸類。五、檔案資料的保管（一）保管期限根據(jù)檔案資料的重要性和時效性，確定檔案資料的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案資料，應(yīng)永久保管。如公司重大項目的立項批復(fù)、可行性研究報告、技術(shù)總結(jié)報告、重要合同協(xié)議、公司發(fā)展規(guī)劃等。2.長期保管凡是在較長時間內(nèi)對公司的工作有查考利用價值的檔案資料，應(yīng)長期保管。保管期限一般為15年至50年。如公司一般性項目的文件、生產(chǎn)技術(shù)文件、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備維護(hù)檔案等。3.短期保管凡是在較短時間內(nèi)對公司的工作有參考價值的檔案資料，應(yīng)短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的行政文件、臨時性的業(yè)務(wù)記錄、短期培訓(xùn)資料等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的紙質(zhì)檔案庫房，配備檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的分類方法進(jìn)行分類存儲，并建立電子檔案目錄，方便檢索和利用。3.特殊載體檔案保管對于照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特殊的保管要求進(jìn)行保管。照片、底片應(yīng)進(jìn)行整理、編號、編目，裝入相冊或底片袋中，并注明相關(guān)信息；錄音帶、錄像帶、光盤應(yīng)進(jìn)行分類存放，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其內(nèi)容的完整性和可讀性。特殊載體檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案或電子檔案建立對應(yīng)關(guān)系，便于查找和利用。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.定期對檔案資料進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案資料的安全與完整。3.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案資料應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對超過保管期限的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。4.嚴(yán)格遵守檔案資料的借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫房查閱、借閱檔案資料。5.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施，確保檔案庫房的安全。六、檔案資料的利用（一）利用原則檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，在確保檔案資料安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案資料的作用，為公司的發(fā)展提供支持。（二）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱公司的航空檔案資料。具體利用范圍包括：1.為公司的科研、生產(chǎn)、運營、決策等提供參考依據(jù)。2.進(jìn)行項目論證、技術(shù)改造、質(zhì)量改進(jìn)等工作。3.開展員工培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等活動。4.處理公司內(nèi)部的各類糾紛、案件等。5.滿足公司對外宣傳、交流、合作等方面的需要。（三）利用程序1.查閱程序公司內(nèi)部人員查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行檢索，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案資料。查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.借閱程序公司內(nèi)部人員借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對借閱人員的資格和借閱檔案資料的保管期限進(jìn)行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案資料妥善保管，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人，如因保管不善造成檔案資料損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用限制1.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及國家航空安全等敏感信息的檔案資料，未經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，不得對外提供查閱或借閱。2.檔案資料的利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或改變利用用途。3.對于重要的檔案資料，如需復(fù)制或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)制或摘錄的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并注明出處。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案資料的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及公司保密委員會成員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對公司的航空檔案資料進(jìn)行定期鑒定，確定檔案資料的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案資料是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實可靠。2.檔案資料的時效性，判斷檔案資料是否已失去現(xiàn)實利用價值。3.檔案資料的保密性，審查檔案資料是否涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及國家航空安全等敏感信息。4.檔案資料的保管期限，根據(jù)檔案資料的重要性和時效性，確定其保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案資料，由檔案管理部門編制《檔案資料銷毀清單》，注明檔案資料的編號、名稱