PAGE成本部資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強成本部資料檔案的管理，確保資料檔案的完整性、準確性和安全性，提高成本管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司成本部所有資料檔案的管理，包括但不限于成本預算、成本核算、成本分析、成本控制等方面的文件、數(shù)據(jù)、報表等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：成本部資料檔案由專人負責集中管理，確保資料檔案的完整性和一致性。2.分類分級管理原則：根據(jù)資料檔案的性質(zhì)、用途和重要程度進行分類分級管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：加強資料檔案的安全保密措施，防止資料檔案的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮資料檔案的利用效率，方便成本部員工查閱和使用。二、資料檔案的分類與編號（一）分類1.成本預算類：包括年度成本預算、季度成本預算、月度成本預算等文件。2.成本核算類：包括成本核算方法、成本核算報表、成本核算憑證等文件。3.成本分析類：包括成本分析報告、成本分析圖表、成本分析數(shù)據(jù)等文件。4.成本控制類：包括成本控制制度、成本控制措施、成本控制指標等文件。5.合同協(xié)議類：包括與成本相關的采購合同、銷售合同、租賃合同等協(xié)議文件。6.其他類：包括成本部的工作計劃、工作總結、會議紀要等文件。（二）編號1.資料檔案編號采用“類別代碼+年份+流水號”的形式，如“CBY2023001”，其中“CBY”表示成本預算類，“2023”表示年份，“001”表示流水號。2.成本核算類編號為“CBS2023001”，成本分析類編號為“CBA2023001”，成本控制類編號為“CBC2023001”，合同協(xié)議類編號為“CBH2023001”，其他類編號為“CBO2023001”。三、資料檔案的收集與整理（一）收集1.成本部各崗位員工應及時將工作中產(chǎn)生的資料檔案提交給資料檔案管理人員，確保資料檔案的及時收集。2.對于外部單位發(fā)送的與成本相關的文件、資料等，由資料檔案管理人員負責簽收，并及時進行登記和整理。（二）整理1.資料檔案管理人員收到資料檔案后，應按照分類分級的原則進行整理，確保資料檔案的有序存放。2.對于紙質(zhì)資料檔案，應進行編號、裝訂、編目等處理，建立紙質(zhì)資料檔案目錄清單。3.對于電子資料檔案，應進行分類存儲，建立電子資料檔案索引目錄，并定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。四、資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.資料檔案整理完成后，應及時進行歸檔，按照編號順序?qū)①Y料檔案存放在指定的檔案柜或存儲設備中。2.歸檔時應填寫檔案歸檔登記表，注明資料檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。（二）保管1.成本部應設立專門的資料檔案保管場所，確保資料檔案的安全存放。2.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，定期進行檢查和維護。3.對于紙質(zhì)資料檔案，應按照檔案保管期限進行分類存放，定期進行清理和銷毀。4.對于電子資料檔案，應定期進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.成本部員工因工作需要查閱資料檔案時，應填寫資料檔案查閱申請表，注明查閱的資料檔案名稱、編號、查閱目的等信息。2.資料檔案管理人員收到查閱申請表后，應進行審核，對于符合查閱條件的，應及時提供資料檔案，并做好查閱記錄。3.查閱資料檔案時，應在指定的場所進行，不得擅自將資料檔案帶出保管場所。（二）借閱1.因工作需要借閱資料檔案時，應填寫資料檔案借閱申請表，注明借閱的資料檔案名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.資料檔案管理人員收到借閱申請表后，應進行審核，對于符合借閱條件的，應與借閱人簽訂資料檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權利和義務。3.借閱資料檔案時，應按照借閱協(xié)議的規(guī)定按時歸還，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的資料檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改、損壞或丟失。六、資料檔案的保密與安全（一）保密1.成本部員工應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司成本信息的資料檔案予以保密。2.未經(jīng)公司授權，不得將資料檔案泄露給外部單位或個人。3.在查閱和借閱資料檔案時，應注意保密，不得在無關人員面前談論資料檔案的內(nèi)容。（二）安全1.資料檔案管理人員應加強對資料檔案保管場所的安全管理，確保資料檔案的安全存放。2.定期對資料檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.對于因自然災害、設備故障等原因?qū)е沦Y料檔案損壞或丟失的，應及時采取措施進行搶救和恢復，并向上級領導報告。七、資料檔案的銷毀（一）銷毀條件1.資料檔案已超過保管期限，且確無保存價值的。2.因公司業(yè)務調(diào)整、機構變更等原因，導致資料檔案不再使用的。3.資料檔案存在嚴重質(zhì)量問題或安全隱患，無法繼續(xù)使用的。（二）銷毀程序1.資料檔案管理人員應定期對資料檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫資料檔案銷毀申請表。2.申請表應注明銷毀的資料檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報成本部負責人審核。3.成本部負責人審核通過后，報公司分管領導審批。審批通過后，由資料檔案管理人員組織銷毀。4.銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底進行。銷毀完成后，應填寫資料檔案銷毀登記表，注明銷毀的資料檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀日期等信息。八、資料檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對成本部資料檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保資料檔案管理工作符合本制度的要求。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核1.公司應將成本部資料檔案管理工作納入績效考核體系，對資料檔案