PAGE酒店職工檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強酒店職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高酒店人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店全體在職職工的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店職工檔案由人力資源部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.保密原則：對職工檔案中的個人信息嚴(yán)格保密，維護(hù)職工的合法權(quán)益。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為酒店人力資源管理決策提供依據(jù)，為職工提供服務(wù)。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.履歷材料：包括職工的個人簡歷、工作經(jīng)歷等。2.身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)證件復(fù)印件。3.個人照片。（二）崗位變動材料1.崗位調(diào)動審批表。2.晉升、降職、免職等相關(guān)文件。（三）薪酬福利材料1.工資變動審批表。2.獎金、津貼、補貼發(fā)放記錄。3.社會保險、住房公積金等繳納記錄。（四）培訓(xùn)考核材料1.培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。2.績效考核表、考核結(jié)果反饋等。（五）獎懲材料1.獎勵審批表、榮譽證書等。2.違紀(jì)違規(guī)處理決定、檢討書等。（六）勞動合同材料勞動合同書、續(xù)簽合同、解除合同等相關(guān)材料。（七）其他材料1.體檢報告。2.職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。3.個人總結(jié)、述職報告等。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部負(fù)責(zé)定期收集職工檔案材料，各部門應(yīng)積極配合，及時將涉及職工的相關(guān)材料移交人力資源部。2.職工個人應(yīng)主動向人力資源部提交本人需要歸檔的材料。（二）整理1.人力資源部檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，確保材料的順序和完整性。3.剔除重復(fù)、無效的材料，對破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫房配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案按照類別、年度、編號順序排列存放，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出酒店。3.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案材料。（四）檔案查閱1.酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可在檔案管理人員的陪同下查閱。2.查閱檔案應(yīng)保持安靜，不得在檔案上做標(biāo)記、批注等。3.非酒店內(nèi)部人員查閱檔案，須經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)，并履行相關(guān)手續(xù)。五、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部應(yīng)定期對職工檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的及時性和準(zhǔn)確性。2.每年對職工的基本信息、崗位變動、薪酬福利、培訓(xùn)考核等情況進(jìn)行核對和更新。（二）動態(tài)維護(hù)1.職工檔案信息發(fā)生變化時，應(yīng)及時向人力資源部提交相關(guān)材料，辦理檔案變更手續(xù)。2.人力資源部應(yīng)及時將變更后的信息錄入檔案系統(tǒng)，并對紙質(zhì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的修改和補充。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對職工檔案中的個人信息予以保密。2.未經(jīng)職工本人同意，不得向任何單位或個人泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案管理工作中，涉及檔案信息的計算機系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備的運行情況，確保檔案安全。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施，保護(hù)檔案安全，并向上級主管部門報告。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案材料超過保管期限，且無保存價值的。2.檔案材料涉及的職工已離職或死亡，且相關(guān)事宜已處理完畢的。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀清單，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核后，報酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)督銷毀過程。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。八