PAGE精準(zhǔn)扶貧檔案員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)精準(zhǔn)扶貧檔案管理工作，確保精準(zhǔn)扶貧工作檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確和有效，充分發(fā)揮檔案在精準(zhǔn)扶貧工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)精準(zhǔn)扶貧工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)各級政府部門、相關(guān)企事業(yè)單位以及參與精準(zhǔn)扶貧工作的各類組織和個人在精準(zhǔn)扶貧工作中形成的檔案管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映精準(zhǔn)扶貧工作的全過程，確保檔案信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理精準(zhǔn)扶貧工作中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等，保證檔案資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)統(tǒng)計、文字表述等應(yīng)符合客觀事實。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。5.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案員職責(zé)（一）檔案收集與整理1.負(fù)責(zé)收集本地區(qū)精準(zhǔn)扶貧工作中形成的各類文件、資料、報表、會議記錄、影像資料等，確保檔案資料的全面性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、編目，建立清晰的檔案檢索體系，便于查找和利用。3.對檔案資料進(jìn)行整理、裝訂，確保檔案的整齊、美觀，便于長期保存。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等裝置，確保檔案安全。2.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變等。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔，為檔案保管提供良好的條件。（三）檔案利用1.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格規(guī)范檔案借閱流程，確保檔案借閱的安全性和規(guī)范性。2.根據(jù)工作需要，及時為相關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。3.對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，了解檔案利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。（四）檔案信息化管理1.積極推進(jìn)精準(zhǔn)扶貧檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.負(fù)責(zé)電子檔案的錄入、存儲、備份等工作，確保電子檔案的安全和完整。3.利用檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和統(tǒng)計分析，提高檔案管理工作效率。（五）檔案統(tǒng)計與分析1.定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，形成檔案統(tǒng)計報表。2.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（六）檔案鑒定與銷毀1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限，對到期檔案進(jìn)行鑒定評估，提出檔案存毀意見。2.對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.綜合類：包括精準(zhǔn)扶貧工作的政策文件、規(guī)劃計劃、總結(jié)報告、會議紀(jì)要等。2.精準(zhǔn)識別類：涵蓋貧困戶識別、退出相關(guān)的資料，如申請書、審核表、公示材料等。3.精準(zhǔn)幫扶類：包含幫扶責(zé)任人幫扶計劃、幫扶措施落實情況記錄、幫扶成效評估等資料。4.項目資金類：涉及扶貧項目申報、審批、實施、驗收以及資金撥付、使用、監(jiān)管等方面的文件和記錄。5.培訓(xùn)就業(yè)類：有關(guān)貧困勞動力培訓(xùn)、就業(yè)信息登記及就業(yè)幫扶等資料。6.社會保障類：包括貧困人員社會保障政策落實情況、救助申請及審批材料等。7.其他類：不屬于上述分類的其他精準(zhǔn)扶貧工作相關(guān)檔案資料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.“年度”以公元紀(jì)年表示，如“2020”。3．“類別”按照上述檔案分類設(shè)置，用兩位數(shù)字表示，如“01”代表綜合類。4.“流水號”為每類檔案的順序編號，從“001”開始依次編排。例如，2020年綜合類的第一份檔案編號為“202001001”。四、檔案整理與歸檔（一）文件材料收集1.各部門和相關(guān)工作人員應(yīng)及時將在精準(zhǔn)扶貧工作中形成的文件材料收集齊全，定期移交檔案員。2.收集的文件材料應(yīng)完整、真實，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（二）整理要求1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，按照分類方案進(jìn)行整理。2.每份文件材料應(yīng)單獨裝訂，對于紙張較小或破損的文件，應(yīng)進(jìn)行粘貼或修復(fù)。3.去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。（三）歸檔流程1.檔案員對收集到的文件材料進(jìn)行初步審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照檔案分類和編號規(guī)則，對審核合格的文件材料進(jìn)行分類、編號，并編制檔案目錄。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如年度、類別、起止日期、保管期限等。4.將檔案盒按照順序排列上架，建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫時間、存放位置等信息。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源和污染源，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找檔案。（三）定期檢查1.檔案員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，重點檢查檔案的保管狀況、有無損壞等情況。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的檔案、調(diào)整庫房溫濕度等。（四）特殊保護(hù)1.對重要的精準(zhǔn)扶貧檔案資料，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、異地存放等。2.對于涉及國家機(jī)密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行保管，限制查閱范圍。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.優(yōu)先滿足精準(zhǔn)扶貧工作決策、管理、監(jiān)督等方面的檔案利用需求。（二）利用方式1.查閱：相關(guān)人員可根據(jù)工作需要，到檔案庫房查閱紙質(zhì)檔案。檔案員應(yīng)提供必要的查閱條件，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要借出檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案員可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審批，并注明復(fù)制日期、用途等信息。（三）利用登記1.建立檔案利用登記簿，詳細(xì)記錄檔案利用的時間、利用者姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、歸還時間等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保檔案利用情況可追溯。（四）服務(wù)措施1.檔案員應(yīng)熱情接待檔案利用者，耐心解答疑問，提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。2.積極拓展檔案利用渠道，通過信息化手段，為利用者提供便捷的檔案查詢服務(wù)，如建立檔案信息查詢平臺、提供電子檔案在線查閱等。七、檔案信息化建設(shè)（一）總體目標(biāo)1.逐步實現(xiàn)精準(zhǔn)扶貧檔案的數(shù)字化管理，建立涵蓋檔案收集、整理、保管、利用等全過程的信息化管理系統(tǒng)。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為精準(zhǔn)扶貧工作提供更加高效、便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化建設(shè)1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，按照先急后緩、分步實施的原則，對精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2.采用專業(yè)的檔案數(shù)字化設(shè)備和軟件，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和查詢。（三）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合本地區(qū)精準(zhǔn)扶貧檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，功能應(yīng)涵蓋檔案錄入、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等模塊。2.對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，滿足本地區(qū)精準(zhǔn)扶貧檔案管理的特殊需求，如與扶貧業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接等。3.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)備份與安全1.建立電子檔案數(shù)據(jù)備份制度,定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如磁帶、光盤、移動硬盤等。2.加強(qiáng)對信息化管理系統(tǒng)的安全維護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定評估。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合精準(zhǔn)扶貧工作實際，確定各類檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿但仍具有重要參考價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案員根據(jù)檔案保管期限，對到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬鑒定檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，提出存毀意見。3.對檔案鑒定工作小組提出的存毀意見進(jìn)行審核，報經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，確定最終的檔案存毀清單。（四）銷毀實施1.對批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。2.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對各部門和相關(guān)單位的精準(zhǔn)扶貧檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管保護(hù)措施落實情況、檔案利用服務(wù)情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門和單位限期整改。（二）考核評價1.制定檔案管理工作考核評價辦法