PAGE企業(yè)檔案歸檔范圍及制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本企業(yè)檔案歸檔范圍及制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)、子公司等。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類(lèi)1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司組織架構(gòu)、人員編制、崗位說(shuō)明書(shū)等文件。4.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司發(fā)文、收文、簽報(bào)等文件。6.公司印章使用記錄、介紹信存根等文件。7.公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件。（二）人力資源類(lèi)1.員工招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件，包括簡(jiǎn)歷、面試評(píng)估表、錄用通知、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、晉升審批表、調(diào)動(dòng)通知、離職證明等。2.員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書(shū)等文件。3.員工績(jī)效考核方案、考核記錄、考核結(jié)果等文件。4.員工薪酬福利方案、工資表、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄等文件。5.員工社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等繳納記錄。6.員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等文件。7.員工人事檔案，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、身份證復(fù)印件、職稱證書(shū)、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等審計(jì)資料。4.財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)流程等文件。5.資金收付記錄、銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表等文件。6.固定資產(chǎn)清單、折舊計(jì)算表等文件。7.成本核算資料、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證等文件。（四）市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)1.市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告等文件。2.產(chǎn)品宣傳資料、產(chǎn)品手冊(cè)、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等文件。3.銷(xiāo)售合同、訂單合同等文件。4.客戶信息資料，包括客戶檔案、客戶拜訪記錄、客戶投訴處理記錄等。5.營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)執(zhí)行記錄、活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告等文件。6.市場(chǎng)推廣費(fèi)用預(yù)算、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證等文件。（五）生產(chǎn)管理類(lèi)1.生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度指令等文件。2.生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件。3.生產(chǎn)設(shè)備清單、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄等文件。4.原材料采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單等文件。5.產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制記錄等文件。6.生產(chǎn)安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報(bào)告等文件。7.生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻等資料。（六）技術(shù)研發(fā)類(lèi)1.研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告等文件。2.研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、總結(jié)報(bào)告等文件。3.技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)文檔等文件。4.專利申請(qǐng)文件、專利證書(shū)等文件。5.軟件著作權(quán)登記文件、軟件產(chǎn)品證書(shū)等文件。6.技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等文件。7.研發(fā)設(shè)備清單、設(shè)備使用記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等文件。（七）合同類(lèi)1.采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同。2.合同審批表、合同變更記錄、合同執(zhí)行情況報(bào)告等文件。3.合同糾紛處理記錄、訴訟文件等文件。（八）其他類(lèi)1.公司榮譽(yù)證書(shū)、獲獎(jiǎng)證書(shū)等文件。2.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、戰(zhàn)略合作協(xié)議等文件。3.公司參加的各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)的相關(guān)資料，包括會(huì)議邀請(qǐng)函、會(huì)議議程、會(huì)議資料、活動(dòng)照片等。4.公司對(duì)外宣傳資料，包括公司簡(jiǎn)介、宣傳冊(cè)、宣傳片等。5.公司重大事件記錄，包括公司開(kāi)業(yè)、慶典、周年紀(jì)念等活動(dòng)的相關(guān)資料。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。三、檔案歸檔要求（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔質(zhì)量1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文件材料應(yīng)分類(lèi)準(zhǔn)確，編號(hào)規(guī)范，便于查找和利用。3.歸檔的電子文件應(yīng)格式規(guī)范，存儲(chǔ)介質(zhì)可靠，并進(jìn)行備份。（三）歸檔手續(xù)1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案歸檔工作，并填寫(xiě)《檔案歸檔清單》，注明文件材料的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理人員應(yīng)按照《檔案歸檔清單》對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行核對(duì)、簽收，并在清單上簽字確認(rèn)。四、檔案管理制度（一）檔案保管1.公司設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案庫(kù)房查閱。如需復(fù)印或借閱檔案，應(yīng)另行填寫(xiě)《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理相關(guān)手續(xù)。2.公司外部人員查閱檔案需持單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。如需復(fù)印或借閱檔案，應(yīng)注明用途，并經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。4.檔案查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（三）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案庫(kù)房辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.公司外部人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱用途、借閱期限等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理人員出具本人有效身份證件，并在《檔案借閱登記簿》上簽字登記。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.檔案借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案借閱登記簿》上簽字注銷(xiāo)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案帶出公司或提供給外部單位查閱、復(fù)制。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明出處。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保檔案的安全保密。（五）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.公司定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案鑒定銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門(mén)和公司紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)的監(jiān)督下進(jìn)行。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員和銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)禁將應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。五、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、鑒定與銷(xiāo)毀等工作。3.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理和維護(hù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作。2.負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱、保密等手續(xù)的辦理。