PAGE年度考核檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司年度考核檔案管理，確?？己藱n案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮考核檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工年度考核檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：考核檔案應(yīng)如實(shí)記錄員工的工作表現(xiàn)和考核結(jié)果。2.完整性原則：全面收集與員工年度考核相關(guān)的各類資料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)考核檔案信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核檔案的整理、歸檔和保管。二、考核檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息包括員工姓名、性別、出生日期、所在部門(mén)、崗位、入職時(shí)間等。（二）年度考核表1.工作業(yè)績(jī)考核：對(duì)員工在考核期內(nèi)完成的工作任務(wù)、工作成果進(jìn)行量化評(píng)估。2.工作能力考核：考察員工的專業(yè)技能、溝通能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等。3.工作態(tài)度考核：評(píng)價(jià)員工的責(zé)任心、敬業(yè)精神、工作積極性等。（三）日常工作表現(xiàn)記錄1.考勤記錄：記錄員工的出勤情況，包括遲到、早退、曠工等。2.工作任務(wù)完成情況記錄：詳細(xì)記載員工完成各項(xiàng)工作任務(wù)的進(jìn)度、質(zhì)量等。3.獎(jiǎng)懲記錄：記錄員工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰情況。（四）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.參加培訓(xùn)課程記錄：包括培訓(xùn)名稱、時(shí)間、培訓(xùn)效果等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及實(shí)施情況：?jiǎn)T工的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)、采取的發(fā)展措施及進(jìn)展情況。（五）績(jī)效反饋與溝通記錄1.上級(jí)與員工的績(jī)效面談?dòng)涗洠河涗浢嬲剷r(shí)間、內(nèi)容、改進(jìn)建議等。2.員工對(duì)考核結(jié)果的申訴及處理記錄：包括申訴原因、處理過(guò)程和結(jié)果。三、考核檔案的收集與整理（一）收集責(zé)任部門(mén)1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集員工年度考核相關(guān)資料。2.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)員工考核資料的初步整理和報(bào)送。（二）收集時(shí)間每年年度考核工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，各部門(mén)應(yīng)將本部門(mén)員工的考核資料報(bào)送至人力資源部門(mén)。（三）整理要求1.人力資源部門(mén)對(duì)收集到的考核資料進(jìn)行分類整理，確保資料齊全、完整。2.按照考核檔案內(nèi)容的類別，依次排列各項(xiàng)資料，編制頁(yè)碼。3.對(duì)資料中的復(fù)印件、掃描件等，應(yīng)確保清晰可讀，并與原件核對(duì)一致。四、考核檔案的歸檔（一）歸檔方式考核檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。（二）紙質(zhì)檔案歸檔1.將整理好的考核資料按照類別順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明員工姓名、部門(mén)、檔案年度等信息。2.在檔案盒內(nèi)設(shè)置目錄清單，注明各項(xiàng)資料的名稱、頁(yè)碼。（三）電子檔案歸檔1.將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描或拍照，形成電子文檔。2.按照紙質(zhì)檔案的分類方式，對(duì)電子文檔進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案索引目錄，便于查詢。（四）歸檔地點(diǎn)紙質(zhì)檔案存放在公司專門(mén)的檔案庫(kù)房，電子檔案存儲(chǔ)在公司的人力資源管理系統(tǒng)服務(wù)器或指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備中。五、考核檔案的保管（一）保管期限考核檔案的保管期限為[X]年，自考核年度結(jié)束之日起計(jì)算。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）借閱與歸還1.因工作需要查閱考核檔案的，須填寫(xiě)《考核檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.借閱檔案的期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊情況需要延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案內(nèi)容。六、考核檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新每年在年度考核工作結(jié)束后，對(duì)考核檔案進(jìn)行更新，將新的考核資料及時(shí)歸檔。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)關(guān)注員工的工作變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等信息，在檔案中進(jìn)行相應(yīng)記錄。2.各部門(mén)應(yīng)配合人力資源部門(mén)做好考核檔案的動(dòng)態(tài)維護(hù)工作，及時(shí)提供相關(guān)資料。七、考核檔案的利用（一）人力資源決策支持為公司的人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、晉升、薪酬調(diào)整等決策提供依據(jù)。（二）員工職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)幫助員工了解自己的工作表現(xiàn)和職業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，為員工制定個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考。八、考核檔案的安全與保密（一）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房和電子存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理，防止檔案被盜、被篡改或丟失。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識(shí)。（二）保密措施1.嚴(yán)格限制考核檔案的查閱范圍，未經(jīng)授權(quán)不得向任何單位或個(gè)人提供檔案信息。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在對(duì)外提供檔案信息時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并對(duì)提供的信息進(jìn)行脫敏處理。九、考核檔案的銷毀（一）銷毀條件考核檔案保管期限屆滿后，經(jīng)人力資源部門(mén)審核，確無(wú)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.人力資源部門(mén)編制《考核檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、員工姓名、部門(mén)、保管期限等信息。2.《考核檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門(mén)會(huì)同檔案管理部門(mén)共同實(shí)施銷毀。3.銷