PAGE檔案館檔案接收進(jìn)館制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本檔案館檔案接收進(jìn)館工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館接收各立檔單位形成的各類(lèi)檔案進(jìn)館的全過(guò)程管理。（三）基本原則1.依法接收原則：嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，履行檔案接收進(jìn)館職責(zé)。2.完整齊全原則：確保接收進(jìn)館的檔案內(nèi)容完整，涵蓋立檔單位各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：注重檔案的整理質(zhì)量、編目質(zhì)量和數(shù)字化質(zhì)量，保證檔案能夠真實(shí)反映立檔單位的歷史面貌，便于保管和利用。4.交接規(guī)范原則：明確檔案交接雙方的責(zé)任和流程，確保檔案交接工作有序、準(zhǔn)確進(jìn)行。二、接收范圍（一）文書(shū)檔案1.反映立檔單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的各類(lèi)文件材料，包括上級(jí)文件、本單位文件、下級(jí)文件、平行文等。2.重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.本單位制定的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。4.機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲等方面的文件材料。5.財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等文件材料。6.基本建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、設(shè)備儀器購(gòu)置等方面形成的文件材料。7.與國(guó)內(nèi)外相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件材料。8.其他具有保存價(jià)值的文書(shū)文件材料。（二）科技檔案1.工業(yè)企業(yè)的產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝、生產(chǎn)、設(shè)備、基建、科研等方面形成的文件材料。2.農(nóng)業(yè)科研、生產(chǎn)方面形成的試驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)方案、田間記錄、成果鑒定等文件材料。3.醫(yī)療衛(wèi)生單位的醫(yī)療技術(shù)、科研、教學(xué)、管理等方面形成的病歷、科研報(bào)告、教學(xué)計(jì)劃、管理制度等文件材料。4.交通運(yùn)輸單位的工程設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)營(yíng)管理等方面形成的文件材料，如線路規(guī)劃、橋梁設(shè)計(jì)、運(yùn)輸調(diào)度記錄等。5.其他各類(lèi)科技活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、技術(shù)圖紙、測(cè)試數(shù)據(jù)等。（三）專(zhuān)門(mén)檔案1.人事檔案，包括干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、職稱(chēng)、黨團(tuán)組織關(guān)系等方面的文件材料。2.會(huì)計(jì)檔案，按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行接收，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告等。3.聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，記錄立檔單位重要活動(dòng)、重大事件、人物風(fēng)采等方面的資料。4.電子檔案，包括各類(lèi)電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)頁(yè)信息等，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。5.實(shí)物檔案，如榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、紀(jì)念品等，具有一定歷史意義和紀(jì)念價(jià)值的物品。（四）特殊情況的處理對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案，按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行接收和管理，確保檔案信息安全。三、接收要求（一）檔案整理要求1.立檔單位應(yīng)按照國(guó)家檔案局制定的檔案整理規(guī)則，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.文書(shū)檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)整理，編制卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成冊(cè)，并填寫(xiě)案卷封面。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立完整的項(xiàng)目檔案體系，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.專(zhuān)門(mén)檔案應(yīng)根據(jù)各自的特點(diǎn)和管理要求進(jìn)行整理，如人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)裝訂，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類(lèi)別分別整理存放。5.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行整理，確保元數(shù)據(jù)齊全、準(zhǔn)確，存儲(chǔ)格式規(guī)范，便于長(zhǎng)期保存和利用。（二）檔案質(zhì)量要求1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映立檔單位的工作活動(dòng)和歷史發(fā)展過(guò)程。2.檔案字跡應(yīng)清晰、工整，紙張應(yīng)符合耐久性要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫(xiě)材料。3.檔案編目應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容，卷內(nèi)文件編號(hào)應(yīng)連續(xù)，頁(yè)碼應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。4.電子檔案應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性，具備有效的備份和存儲(chǔ)方案，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。5.聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音完整，能夠準(zhǔn)確反映記錄的內(nèi)容，同時(shí)應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等相關(guān)信息。（三）檔案數(shù)字化要求1.為了提高檔案的利用效率和信息化管理水平，立檔單位應(yīng)按照本檔案館的要求，對(duì)接收進(jìn)館的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2.數(shù)字化檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件和數(shù)字檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，圖像清晰、色彩準(zhǔn)確、分辨率符合要求，文字識(shí)別準(zhǔn)確率高。3.數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)建立嚴(yán)格的質(zhì)量控制體系，對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行抽檢和驗(yàn)收，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。4.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索和查詢(xún)利用。四、接收流程（一）檔案移交申請(qǐng)1.立檔單位應(yīng)在檔案形成滿一定期限后，按照本檔案館的規(guī)定，向檔案館提交檔案移交申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)包括擬移交檔案的種類(lèi)、數(shù)量、保管期限、形成時(shí)間等基本信息。2.檔案館收到移交申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，對(duì)符合接收條件的申請(qǐng)予以受理，并向立檔單位發(fā)出檔案移交通知書(shū)。（二）檔案整理與自檢1.立檔單位接到檔案移交通知書(shū)后，應(yīng)按照本制度的要求，對(duì)擬移交檔案進(jìn)行全面整理和自檢。自檢內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、整理質(zhì)量等方面。2.立檔單位應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出每卷（件）檔案的題名、年度、保管期限、檔號(hào)等信息，并確保清單與檔案實(shí)物一一對(duì)應(yīng)。（三）檔案交接1.立檔單位在完成檔案整理和自檢后，應(yīng)按照檔案移交通知書(shū)規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，將檔案移交給檔案館。2.交接雙方應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，按照檔案移交清單逐卷（件）核對(duì)檔案的數(shù)量、題名、年度、保管期限等信息，確保檔案交接準(zhǔn)確無(wú)誤。3.核對(duì)無(wú)誤后，交接雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并加蓋單位公章。檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（四）檔案接收登記1.檔案館接收檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括檔案移交單位名稱(chēng)、移交日期、檔案種類(lèi)、數(shù)量、保管期限、檔號(hào)等信息。2.檔案館應(yīng)建立檔案接收臺(tái)賬，對(duì)每一批接收進(jìn)館的檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢(xún)和管理。（五）檔案質(zhì)量檢查1.檔案館對(duì)接收進(jìn)館的檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，重點(diǎn)檢查檔案的整理質(zhì)量、編目質(zhì)量、數(shù)字化質(zhì)量等方面。2.對(duì)于不符合質(zhì)量要求的檔案，檔案館應(yīng)及時(shí)通知立檔單位進(jìn)行整改，整改合格后重新移交進(jìn)館。（六）檔案入庫(kù)1.經(jīng)質(zhì)量檢查合格的檔案，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，按照本檔案館的檔案分類(lèi)方案和庫(kù)房管理規(guī)定，將檔案存放至相應(yīng)的庫(kù)房。2.檔案入庫(kù)時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，避免檔案受到損壞、污染等情況。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，便于查找和利用。五、交接雙方職責(zé)（一）移交方職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照本制度的要求，對(duì)擬移交檔案進(jìn)行整理、編目、數(shù)字化等工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫(xiě)檔案移交清單，如實(shí)提供檔案的相關(guān)信息，并保證清單內(nèi)容與檔案實(shí)物一致。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交給檔案館，配合檔案館進(jìn)行檔案交接工作，解答檔案館提出的有關(guān)檔案問(wèn)題。4.對(duì)移交檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或需要補(bǔ)充完善的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改并重新移交。（二）接收方職責(zé)1.審核移交方提交的檔案移交申請(qǐng)，對(duì)符合接收條件的申請(qǐng)予以受理，并發(fā)出檔案移交通知書(shū)。2.按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)接收檔案，與移交方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案交接準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)接收進(jìn)館的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，對(duì)不符合質(zhì)量要求的檔案及時(shí)通知移交方整改。4.負(fù)責(zé)辦理檔案入庫(kù)手續(xù)，按照檔案管理規(guī)定妥善保管檔案，確保檔案安全。5.為移交方提供檔案接收情況的反饋信息，解答移交方有關(guān)檔案接收工作的疑問(wèn)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.本檔案館應(yīng)定期對(duì)檔案接收進(jìn)館工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案接收工作嚴(yán)格按照制度規(guī)定執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案移交申請(qǐng)的審核情況、檔案整理質(zhì)量、交接流程的執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量檢查情況等方面。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)單位限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案接收進(jìn)館工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)立檔單位的檔案移交工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案移交的及時(shí)性、檔案質(zhì)量、交接工作的規(guī)范性等方面。3.考核評(píng)價(jià)