PAGE檔案要制定哪些制度檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，集中管理公司各類檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。其具體職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保存。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理工作。8.積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作開(kāi)展提供參考依據(jù)，編寫(xiě)檔案參考資料和大事記等。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。其具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在各項(xiàng)工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理工作，并定期向綜合管理部移交。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管工作，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、決議、紀(jì)要等。3.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。4.公司行政管理文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)等。5.公司財(cái)務(wù)文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金往來(lái)憑證等。6.公司人力資源管理文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。7.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。8.公司市場(chǎng)營(yíng)銷文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、廣告宣傳資料、客戶資料等。9.公司對(duì)外宣傳、公關(guān)活動(dòng)文件，如新聞稿件、宣傳冊(cè)、活動(dòng)策劃方案等。10.公司與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴等往來(lái)文件。11.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交綜合管理部登記保管。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性和完整性。（三）整理原則1.文件材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件應(yīng)集中在一起。2.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值和保管期限進(jìn)行整理。3.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，編制檔號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，裝訂成卷，并在卷皮上填寫(xiě)相關(guān)信息。2.科技檔案：按照項(xiàng)目分類，對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行編號(hào)、編目，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，并繪制項(xiàng)目檔案索引圖。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度分類，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等分別整理成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.電子檔案：按照電子文件的類別和存儲(chǔ)位置進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類公司檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等六大類。1.文書(shū)檔案：主要包括公司行政管理、業(yè)務(wù)管理等方面形成的各類文件材料。2.科技檔案：涵蓋公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)技術(shù)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的文件資料。3.會(huì)計(jì)檔案：指公司財(cái)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料。4.人事檔案：包含公司員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等檔案材料。5.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等記錄公司重要活動(dòng)、事件的聲像資料。6.實(shí)物檔案：公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）編號(hào)1.檔號(hào)編制原則：檔號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的分類管理和檢索查詢。2.文書(shū)檔案檔號(hào)：采用“年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，例如：2023長(zhǎng)期行政001，表示2023年度行政部門形成的長(zhǎng)期保管的第1份文書(shū)檔案。3.科技檔案檔號(hào)：按照項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行編制，例如：項(xiàng)目編號(hào)為202301的科技項(xiàng)目檔案，檔號(hào)為202301。4.會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)：采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，例如：2023會(huì)計(jì)憑證001，表示2023年度的第1冊(cè)會(huì)計(jì)憑證。5.人事檔案檔號(hào)：按照員工個(gè)人編號(hào)進(jìn)行編制，例如：?jiǎn)T工編號(hào)為001的人事檔案，檔號(hào)為001。6.聲像檔案檔號(hào)：采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，例如：2023照片001，表示2023年度的第1張照片檔案。7.實(shí)物檔案檔號(hào)：按照實(shí)物獲得時(shí)間和類別進(jìn)行編制，例如：2023榮譽(yù)獎(jiǎng)杯001，表示2023年度獲得的第1個(gè)榮譽(yù)獎(jiǎng)杯。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是公司在一定時(shí)期內(nèi)具有重要查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，是公司在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照類別、保管期限、檔號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)做好登記。（三）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、保管狀況等，確保檔案的完整和安全。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、檔號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后送交綜合管理部。2.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案信息，并確定檔案存放位置，然后將檔案提供給查閱人員在指定地點(diǎn)查閱。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，如因工作需要復(fù)制或摘錄檔案，應(yīng)另行填寫(xiě)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況查閱與借閱1.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)出具正式的查閱或借閱函件，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱或借閱，并做好登記記錄。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀鑒定表》。（二）銷毀1.《檔案銷毀鑒定表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，記錄檔案的名稱、檔號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案的保管期限、密級(jí)等信息，及時(shí)處理數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和異常情況。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同人員的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。