PAGE房產(chǎn)局檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房產(chǎn)局檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于房產(chǎn)局檔案室工作人員、檔案查閱利用者以及與檔案管理相關(guān)的所有人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映房產(chǎn)管理活動(dòng)的真實(shí)情況。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室工作職責(zé)1.負(fù)責(zé)房產(chǎn)局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，編制檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.開展檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查閱。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理工作職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。4.為檔案查閱利用者提供服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.協(xié)助有關(guān)部門開展檔案鑒定、銷毀工作。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用和鑒定等工作。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.房產(chǎn)登記檔案：包括房屋所有權(quán)登記、抵押權(quán)登記、地役權(quán)登記等相關(guān)資料。2.房產(chǎn)交易檔案：如商品房買賣合同、存量房買賣合同、租賃合同等。3.房產(chǎn)測(cè)繪檔案：房屋測(cè)繪成果報(bào)告等。4.房產(chǎn)政策法規(guī)文件：國(guó)家和地方有關(guān)房產(chǎn)管理的政策、法規(guī)、規(guī)章等。5.房產(chǎn)局內(nèi)部文件：局發(fā)文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。6.其他與房產(chǎn)管理有關(guān)的檔案資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案室。2.歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)一式多份歸檔，確保檔案的安全性和可利用性。（三）檔案整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。3.檔案架（柜）應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放要求1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。3.檔案應(yīng)直立存放，避免擠壓和折疊。（三）檔案保管期限1.房產(chǎn)登記檔案、房產(chǎn)交易檔案等重要業(yè)務(wù)檔案保管期限為長(zhǎng)期，一般不少于30年。2.房產(chǎn)政策法規(guī)文件、局內(nèi)部文件等保管期限根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定，一般為10年至30年不等。3.其他一般性檔案保管期限為短期，一般為5年。（四）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每月檢查一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。3.其他經(jīng)房產(chǎn)局批準(zhǔn)的單位或個(gè)人查閱檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。3.檔案室審核通過(guò)后，辦理查閱登記手續(xù)，查閱者憑有效證件查閱檔案。（三）查閱方式1.查閱者可在檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。（四）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。4.借閱期滿后，借閱者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案室應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)專家組成的鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立房產(chǎn)局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查閱。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本。3.為房產(chǎn)管理工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案掃描1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面掃描，形成電子檔案。2.掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行整理、分類、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）檔案信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與查詢：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和準(zhǔn)確查詢。2.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息安全。3.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分