PAGE教學(xué)研檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司教學(xué)研檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與教學(xué)研活動(dòng)相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于教學(xué)計(jì)劃、科研項(xiàng)目資料、學(xué)術(shù)交流記錄、學(xué)生作業(yè)及成績(jī)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司教學(xué)研檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映教學(xué)研活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案的完整性，不得隨意篡改或缺失。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司教學(xué)研工作的需求。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的利益和聲譽(yù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的教學(xué)研檔案管理室，負(fù)責(zé)教學(xué)研檔案的集中管理工作。（二）職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)接收、征集教學(xué)研活動(dòng)中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理、編目，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管：提供安全的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案利用：建立檔案查閱、借閱制度，為公司內(nèi)部人員提供檔案利用服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。6.檔案信息化管理：推進(jìn)教學(xué)研檔案的信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.教學(xué)類檔案教學(xué)計(jì)劃、大綱、教案等教學(xué)文件。課程安排、教學(xué)進(jìn)度表。學(xué)生學(xué)籍檔案，包括入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄等。教學(xué)評(píng)估與質(zhì)量監(jiān)控資料，如教學(xué)檢查記錄、學(xué)生評(píng)教結(jié)果等。2.科研類檔案科研項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)批復(fù)文件?？蒲许?xiàng)目研究過程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、論文發(fā)表記錄等?？蒲谐晒b定、獲獎(jiǎng)證書及相關(guān)材料?？蒲泻献鲄f(xié)議、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)記錄。3.教研類檔案教學(xué)改革項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)文件。教研活動(dòng)記錄，如教學(xué)研討會(huì)、教學(xué)方法改革實(shí)踐等資料。教學(xué)成果總結(jié)、推廣應(yīng)用情況。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式。年份為公元紀(jì)年，取四位數(shù)；類別代碼按照上述分類分別用“JX”表示教學(xué)類、“KY”表示科研類、“JY”表示教研類；流水號(hào)為該類別檔案的順序號(hào)，從001開始依次編號(hào)。例如，2023年教學(xué)類的第一份檔案編號(hào)為2023JX001。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.教學(xué)研活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等紙質(zhì)和電子材料。2.教學(xué)研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的階段性成果和總結(jié)材料。3.學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中提交的作業(yè)、論文、實(shí)習(xí)報(bào)告等。4.對(duì)外交流合作中涉及教學(xué)研內(nèi)容的文件、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門和個(gè)人應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將教學(xué)研活動(dòng)中形成的檔案資料整理好，移交檔案管理部門。2.移交的檔案應(yīng)齊全完整、字跡清晰、格式規(guī)范，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在規(guī)定的介質(zhì)上，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性。3.在檔案收集過程中，發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整或不符合要求的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和個(gè)人進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案按照分類要求進(jìn)行初步分類，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后，在移交清單上簽字，并將檔案存入相應(yīng)的檔案柜或電子存儲(chǔ)系統(tǒng)。3.檔案管理部門按照編號(hào)規(guī)則對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行編號(hào)，并建立檔案目錄，以便于查閱和管理。五、檔案整理與編目（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和信息檢索。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等。按照檔案分類順序，對(duì)每份檔案進(jìn)行排列，同一類檔案按照時(shí)間先后順序排列。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與檔案目錄中的編號(hào)一致。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.電子檔案按照檔案分類建立電子文件夾，文件夾名稱應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類一致。將電子檔案按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，命名應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、日期等信息，確保文件名的唯一性和規(guī)范性。建立電子檔案索引，索引應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄相對(duì)應(yīng)，便于快速查找和利用電子檔案。（三）編目要求1.檔案目錄應(yīng)編制一式兩份，一份紙質(zhì)目錄裝訂成冊(cè)，存放在檔案管理室；一份電子目錄存儲(chǔ)在電子檔案管理系統(tǒng)中，便于查詢和打印。2.檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與檔案實(shí)際情況一致。3.在檔案目錄中，應(yīng)注明每份檔案的密級(jí)和保管期限，以便于檔案的管理和利用。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。檔案管理室應(yīng)配備必要的檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防器材等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案按照檔案類別和保管期限，將紙質(zhì)檔案存放在不同的檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、起止年份等信息。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.電子檔案采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，檢查數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。（三）保管期限教學(xué)研檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管公司重要的教學(xué)研成果、標(biāo)志性文件、涉及公司核心利益的檔案等。具有歷史查考價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管教學(xué)研項(xiàng)目在實(shí)施過程中形成的重要文件、資料，如科研項(xiàng)目研究報(bào)告、教學(xué)改革項(xiàng)目總結(jié)等，保管期限為10年至50年。學(xué)生的學(xué)籍檔案、學(xué)位授予文件等，保管期限為50年。3.短期保管教學(xué)研活動(dòng)中一般性的文件、資料，如教學(xué)計(jì)劃、課程安排等，保管期限為3年至10年。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。七、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以查閱、借閱教學(xué)研檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案，供查閱人在檔案管理室查閱。查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。2.借閱手續(xù)借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在借閱清單上簽字，并注明歸還日期。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、編號(hào)、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)。2.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等保密措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自將檔案帶出檔案管理室或提供給無關(guān)人員查閱、借閱。4.在檔案利用過程中，查閱、借閱人應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案用于非工作目的或泄露給他人。（二）安全管理1.檔案管理室應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案管理場(chǎng)所的安全。2.加強(qiáng)檔案管理人員安全意識(shí)教育，提高安全防范能力。3.定期對(duì)檔案管理室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)急措施，保護(hù)檔案安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的教學(xué)研電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：支持多種格式的電子檔案錄入，包括文檔、表格、圖片、音頻、視頻等，并自動(dòng)提取檔案的元數(shù)據(jù)信息。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案。3.檔案利用：實(shí)現(xiàn)檔案在線查閱、借閱申請(qǐng)、審批等功能，方便公司內(nèi)部人員利用檔案。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對(duì)檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。6.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。