PAGE刑事案件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司刑事案件檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析，為公司處理刑事案件及相關(guān)工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及刑事案件的各類檔案管理工作，包括但不限于案件調(diào)查材料、證據(jù)文件、法律文書、會(huì)議記錄等相關(guān)資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映刑事案件的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集與刑事案件有關(guān)的各種資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，對涉及案件機(jī)密的信息予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善刑事案件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理刑事案件檔案，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.定期對刑事案件檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）案件承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門刑事案件檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在案件辦理過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范制作各類文件和記錄，確保檔案資料的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)刑事案件檔案的具體收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的準(zhǔn)確和完整。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，做好檔案的保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案查閱人員提供服務(wù)，做好查閱登記和記錄。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案統(tǒng)計(jì)、信息化建設(shè)等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.刑事案件立案決定書、不予立案通知書等立案相關(guān)文件。2.案件調(diào)查過程中形成的各類證據(jù)材料，包括物證、書證、證人證言、視聽資料等。3.犯罪嫌疑人的供述和辯解材料。4.鑒定意見、勘驗(yàn)檢查筆錄、辨認(rèn)筆錄等法律文書。5.案件討論記錄、匯報(bào)材料、審批文件等內(nèi)部文件。6.與案件相關(guān)的其他資料。（二）收集要求1.案件承辦部門應(yīng)在案件辦理過程中及時(shí)收集相關(guān)資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.收集的資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.按照案件類別和時(shí)間順序?qū)κ占馁Y料進(jìn)行分類。2.對每份資料進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。4.對資料進(jìn)行裝訂或裝盒，保持檔案的整齊和美觀。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間案件承辦部門應(yīng)在案件辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.案件承辦部門填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對歸檔檔案進(jìn)行上架存放，并更新檔案目錄。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的刑事案件檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案盒中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。2.對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。（三）保管期限刑事案件檔案的保管期限根據(jù)案件性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)確定，一般分為長期、短期和永久保管。具體保管期限如下：1.涉及重大刑事案件、可能對公司產(chǎn)生重大影響的案件檔案，應(yīng)永久保管。2.一般刑事案件檔案，保管期限為[X]年。3.已過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案管理部門審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對刑事案件檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門備案。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱刑事案件檔案，需填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門批準(zhǔn)。2.涉及案件機(jī)密的檔案，查閱人員需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部單位或個(gè)人查閱刑事案件檔案，應(yīng)持有合法有效的證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員憑批準(zhǔn)的查閱申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱過程中，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用規(guī)定1.刑事案件檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保檔案的合理使用。2.檔案利用過程中形成的相關(guān)記錄和材料，應(yīng)及時(shí)歸檔保存。3.未經(jīng)檔案管理部門同意，任何人不得擅自公布或傳播刑事案件檔案的內(nèi)容。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及刑事案件機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制接觸范圍，明確保密責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守檔案機(jī)密信息。3.在檔案查閱、利用等過程中，采取必要的保密措施，如對查閱場所進(jìn)行限制、對查閱內(nèi)容進(jìn)行遮蓋等。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范工作，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置等。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立刑事案件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和便捷性，促進(jìn)檔案信息資源的共享和利用。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯，確保錄入信息的準(zhǔn)確性。2.檔案查詢功能：提供多種查詢方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案統(tǒng)計(jì)功能：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為決策提供支持。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.備份與恢復(fù)功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)能力。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.及時(shí)更新檔案信息，如案件進(jìn)展情況、檔案保管期限變更等。3.對