PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案監(jiān)督管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本監(jiān)督管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位的檔案管理監(jiān)督工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全鎮(zhèn)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用，并接受鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室的監(jiān)督檢查。2.依法管理原則嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案管理監(jiān)督工作，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.完整準(zhǔn)確原則保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，全面反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的歷史面貌和發(fā)展過(guò)程。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室1.負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，定期開(kāi)展檔案工作檢查，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平。5.負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。6.開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和信息服務(wù)。（二）各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位檔案管理職責(zé)1.設(shè)立檔案管理崗位，配備專（兼）職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的日常管理工作。2.根據(jù)國(guó)家和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)定，制定本單位檔案管理制度和工作流程，確保檔案工作規(guī)范有序開(kāi)展。3.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類檔案，按照要求定期向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。4.積極配合鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室的監(jiān)督檢查工作，對(duì)提出的問(wèn)題及時(shí)整改落實(shí)。5.做好本單位檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密事件發(fā)生。6.開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為本單位工作決策和業(yè)務(wù)開(kāi)展提供檔案信息服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案收集本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位在行政管理、業(yè)務(wù)工作、黨群工作等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括收文、發(fā)文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等。2.科技檔案收集鄉(xiāng)鎮(zhèn)在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科技創(chuàng)新、規(guī)劃設(shè)計(jì)等方面形成的圖紙、圖表、技術(shù)文件、科研成果等科技文件材料。3.會(huì)計(jì)檔案按照國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，收集本鄉(xiāng)鎮(zhèn)及所屬企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。4.聲像檔案收集反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)重大活動(dòng)、重要事件、建設(shè)成果等具有保存價(jià)值的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.電子檔案收集本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位在辦公自動(dòng)化、業(yè)務(wù)信息化過(guò)程中形成的電子文件，包括電子公文、電子報(bào)表、電子圖紙、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等，并確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。（二）收集要求1.各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本單位在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)收集的文件材料要進(jìn)行認(rèn)真篩選，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料，保證歸檔文件材料的質(zhì)量。3.對(duì)于重要文件材料和具有特殊價(jià)值的檔案，應(yīng)采取特殊措施進(jìn)行收集和保護(hù)，確保其安全和完整。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理，科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類整理，會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度保管期限進(jìn)行分類整理，聲像檔案按照內(nèi)容時(shí)間載體進(jìn)行分類整理，電子檔案按照全宗年度保管期限類別進(jìn)行分類整理。3.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等整理工作，確保文件的整齊、規(guī)范和便于查閱。電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄等整理工作，建立健全電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理和利用。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等，滿足檔案保管的基本要求。3.各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置相對(duì)獨(dú)立的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案的安全存放。（二）檔案保管要求1.對(duì)不同載體、不同保管期限的檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，并建立檔案存放位置索引，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。4.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。5.加強(qiáng)檔案的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源和設(shè)備，確保庫(kù)房安全。（三）檔案數(shù)字化1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，按照國(guó)家和地方有關(guān)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享利用。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循檔案原件優(yōu)先、質(zhì)量第一、安全保密的原則，確保數(shù)字化檔案與原件內(nèi)容一致，且具有長(zhǎng)期可讀性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程的管理，建立數(shù)字化檔案質(zhì)量管理體系，對(duì)數(shù)字化檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量控制，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。4.做好數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)和備份工作，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案利用（一）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位因工作需要，可查閱利用本單位及相關(guān)單位的檔案。2.公民、法人和其他組織因合法權(quán)益需要，可按照規(guī)定查閱利用涉及本人或本組織權(quán)益的檔案。3.因國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織開(kāi)展工作需要，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室同意，可查閱利用相關(guān)檔案資料。（二）利用方式1.檔案查閱查閱者可到檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，協(xié)助查閱者查找所需檔案。2.檔案借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.檔案復(fù)制根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復(fù)印件。檔案管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)制的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)印件與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案利用專用章。（三）利用審批1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位查閱利用本單位檔案，由本單位檔案管理負(fù)責(zé)人審批。2.公民、法人和其他組織查閱利用涉及本人或本組織權(quán)益的檔案，需提供有效身份證明，經(jīng)檔案保管部門審核同意后，報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織查閱利用相關(guān)檔案資料，需出具單位介紹信和查閱人有效身份證明，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱利用。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案利用人次、利用檔案數(shù)量、利用目的分布等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史真實(shí)面貌和各項(xiàng)工作的連續(xù)性出發(fā)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，科學(xué)合理地確定檔案的存毀。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案保管期限表和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案保管部門，一份報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案鑒定工作小組指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（三）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)采用符合保密和環(huán)保要求的方式進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案作為廢紙出售或隨意丟棄。2.對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息，并將記錄材料歸檔保存。3.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案鑒定與銷毀工作的重要依據(jù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和共享利用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供便捷高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)按照國(guó)家有關(guān)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際需求，建設(shè)涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過(guò)程的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化和信息化管理。2.檔案數(shù)字化加工對(duì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。數(shù)字化加工應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和可讀性，符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，包括文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理和存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中的信息安全保障工作，建立健全檔案信息安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全保密。（三）運(yùn)行與維護(hù)1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)配備專業(yè)的管理人員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常運(yùn)行維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題，保證系統(tǒng)的正常使用。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)管理，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。4.根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展和需求，及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的功能和性能。八、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室定期對(duì)各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管狀況、檔案利用效果等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，定期檢查每年不少于[X]次，不定期抽查根據(jù)工作需要適時(shí)開(kāi)展。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求被檢查單位限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門、各行政村