PAGE檔案室管理制度格式一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，有效開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案室負(fù)責(zé)集中管理本公司/組織各類(lèi)檔案，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集、整理各類(lèi)檔案，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于查詢(xún)、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織各類(lèi)檔案，建立健全檔案檢索體系。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案資料服務(wù)。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全防護(hù)工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.嚴(yán)格按照檔案室的要求，對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等整理工作，并定期向檔案室移交。3.在檔案形成過(guò)程中，應(yīng)注意保持檔案的原始性和真實(shí)性，不得隨意涂改、銷(xiāo)毀檔案。4.積極配合檔案室做好檔案的查詢(xún)、借閱等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）兼職檔案員職責(zé)1.在部門(mén)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，包括檔案的收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)等。2.學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能，按照檔案管理制度的要求，做好本部門(mén)檔案的整理歸檔工作。3.及時(shí)將本部門(mén)整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案室做好檔案的查詢(xún)、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和服務(wù)。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案包括公司/組織各類(lèi)紅頭文件、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案涵蓋員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利、教育培訓(xùn)等方面的資料。3.財(cái)務(wù)檔案包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類(lèi)型，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等，分別設(shè)立相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案類(lèi)別，用于存放與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件、合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料等。5.聲像檔案包括照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等方面的情況。6.實(shí)物檔案主要指公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)采用年度保管期限流水號(hào)的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第一號(hào)文書(shū)檔案。2.人事檔案編號(hào)按照員工工號(hào)進(jìn)行編號(hào)，確保每個(gè)員工的檔案編號(hào)唯一。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)，如2023會(huì)計(jì)憑證001，表示2023年的第一號(hào)會(huì)計(jì)憑證檔案。4.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)根據(jù)業(yè)務(wù)項(xiàng)目或業(yè)務(wù)類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)202301001，表示2023年1月開(kāi)展的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的第一號(hào)業(yè)務(wù)檔案。5.聲像檔案編號(hào)按照形成時(shí)間和內(nèi)容主題進(jìn)行編號(hào)，如照片20230501公司年會(huì)，表示2023年5月1日拍攝的公司年會(huì)照片檔案。6.實(shí)物檔案編號(hào)根據(jù)實(shí)物獲得時(shí)間和類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)，如獎(jiǎng)杯2022年度優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)，表示2022年獲得的年度優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)杯實(shí)物檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料、圖表等，確保檔案資料的齊全完整。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，一份原件歸檔，其他備份用于日常查閱和使用。3.收集的檔案應(yīng)保持原始記錄狀態(tài)，不得擅自更改、涂抹或損壞。（二）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件集中在一起。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)，將文件歸入相應(yīng)的類(lèi)別和保管期限。裝訂成冊(cè)，編寫(xiě)頁(yè)碼，裝入檔案盒，并在盒脊上填寫(xiě)檔案類(lèi)別、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息。2.人事檔案整理按照人事檔案管理規(guī)定，對(duì)員工檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理，包括履歷材料、自傳材料、考核材料、任免材料、獎(jiǎng)懲材料等。對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)材料名稱(chēng)、日期、形成部門(mén)等信息。按照檔案管理要求，對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，并在盒脊上填寫(xiě)員工姓名、工號(hào)、檔案類(lèi)別等信息。3.財(cái)務(wù)檔案整理會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行排列，每本憑證應(yīng)加具封面、封底，并在封面上填寫(xiě)單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起止號(hào)碼等信息。賬簿應(yīng)按照會(huì)計(jì)科目順序進(jìn)行排列，每本賬簿應(yīng)加具封面、封底，并在封面上填寫(xiě)賬簿名稱(chēng)、年度、啟用日期、截止日期等信息。報(bào)表應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，每份報(bào)表應(yīng)加蓋單位公章，并在報(bào)表上填寫(xiě)編制日期、報(bào)表名稱(chēng)等信息。審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等應(yīng)按照文件形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，每份文件應(yīng)加蓋單位公章，并在文件上填寫(xiě)文件名稱(chēng)、日期、出具單位等信息。財(cái)務(wù)檔案整理完成后，應(yīng)裝入檔案盒，并在盒脊上填寫(xiě)檔案類(lèi)別、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息。4.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)和檔案管理要求，對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，如按照項(xiàng)目階段、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)每份業(yè)務(wù)文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、業(yè)務(wù)項(xiàng)目名稱(chēng)等信息。按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)，將文件歸入相應(yīng)的類(lèi)別和保管期限。裝訂成冊(cè)，編寫(xiě)頁(yè)碼，裝入檔案盒，并在盒脊上填寫(xiě)檔案類(lèi)別、年度、保管期限、起止件號(hào)、業(yè)務(wù)項(xiàng)目名稱(chēng)等信息。5.聲像檔案整理照片應(yīng)按照拍攝時(shí)間順序進(jìn)行排列，填寫(xiě)照片題名、拍攝日期、拍攝地點(diǎn)、拍攝者等信息，并沖印成照片或制作電子文檔保存。錄音、錄像資料應(yīng)按照錄制時(shí)間順序進(jìn)行排列，填寫(xiě)資料題名、錄制日期、錄制地點(diǎn)、錄制者等信息，并轉(zhuǎn)換成電子格式保存。聲像檔案整理完成后，應(yīng)裝入檔案盒，并在盒脊上填寫(xiě)檔案類(lèi)別、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息。6.實(shí)物檔案整理對(duì)實(shí)物進(jìn)行登記，填寫(xiě)實(shí)物名稱(chēng)、獲得時(shí)間、獲得單位、存放地點(diǎn)等信息。為實(shí)物拍攝照片或制作電子文檔，記錄實(shí)物的外觀和細(xì)節(jié)。將實(shí)物妥善保管，并在實(shí)物檔案盒上填寫(xiě)檔案類(lèi)別、年度、保管期限、起止件號(hào)、實(shí)物名稱(chēng)等信息。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。4.庫(kù)房?jī)?nèi)檔案架應(yīng)排列整齊，檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。（二）檔案保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的文書(shū)檔案主要包括公司/組織的重要決策、規(guī)章制度、歷史沿革、人事任免、重大合同協(xié)議等。長(zhǎng)期保管的文書(shū)檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。短期保管的文書(shū)檔案保管期限為15年以下，主要包括臨時(shí)性的文件、一般性的通知等。2.人事檔案的保管期限為員工離職后50年。3.財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年，賬簿保管期限為30年，報(bào)表保管期限為10年等。4.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和實(shí)際需要確定，一般為10年至30年不等。5.聲像檔案和實(shí)物檔案的保管期限根據(jù)其重要性和實(shí)際價(jià)值確定，一般為10年至50年不等。（三）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。2.檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、褪色、字跡模糊等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)檢查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，填寫(xiě)檔案檢查登記表，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檔案類(lèi)別、數(shù)量、保管狀況、存在問(wèn)題及處理情況等。六、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.本公司/組織員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員因特殊原因需要借閱本公司/組織檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案，可直接到檔案室查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的指導(dǎo)下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.外單位人員查閱檔案，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱過(guò)程中，不得摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄或復(fù)制，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。3.查閱檔案應(yīng)保持安靜，不得在檔案室吸煙、飲食、大聲喧嘩等，以免影響檔案的安全和完整。（三）檔案利用登記1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記簿，對(duì)檔案的借閱、查閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、利用用途、歸還時(shí)間等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審查和鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀清單。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等因素，直接判斷檔案的價(jià)值，確定是否需要銷(xiāo)毀。2.分析比較法將擬銷(xiāo)毀的檔案與同類(lèi)檔案進(jìn)行分析比較，了解其在整體檔案體系中的地位和作用，判斷其價(jià)值大小，確定是否需要銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒