PAGE車間檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)車間檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在車間生產(chǎn)、管理、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于車間內(nèi)所有涉及生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、設(shè)備、安全、人員等方面形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：車間檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映車間實(shí)際工作情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.保密性原則：對(duì)涉及車間機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置車間設(shè)立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)車間檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善車間檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)車間各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全。6.負(fù)責(zé)對(duì)車間各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查檔案管理情況，提出改進(jìn)意見和建議。7.參與車間檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份等工作，確保檔案信息的安全和有效利用。（三）車間各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在生產(chǎn)、管理等活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按時(shí)移交檔案管理室。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案的保管和利用工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案的安全和完整。3.配合檔案管理室做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，不得泄露檔案機(jī)密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)技術(shù)類：包括工藝文件、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)革新成果等。2.質(zhì)量控制類：包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量分析報(bào)告、不合格品處理記錄等。3.設(shè)備管理類：包括設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備檢修記錄、設(shè)備事故報(bào)告等。4.安全管理類：包括安全管理制度、安全操作規(guī)程、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告、安全教育培訓(xùn)記錄等。5.人員管理類：包括員工檔案、考勤記錄、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。6.行政管理類：包括車間工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、通知、報(bào)告、合同協(xié)議等。7.其他類：與車間生產(chǎn)、管理相關(guān)的其他文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。4.收集的文件材料應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類整理，便于移交檔案管理室。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，形成一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)等分類目錄。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。5.上架：將整理好的檔案按照分類目錄上架存放，便于檔案的保管和利用。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。3.檔案管理室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映車間主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)車間有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映車間一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)車間工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映車間短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)車間工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）檔案的清點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量與目錄相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查找原因并進(jìn)行處理。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理室應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、車間領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)車間領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.車間內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，對(duì)借閱檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，將檔案交由借閱人員，并在檔案借閱登記簿上進(jìn)行登記，注明借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱人等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理室同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還借閱的檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借時(shí)間不得超過(guò)原借閱期限。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱的檔案進(jìn)行催還，對(duì)逾期未還的檔案，應(yīng)及時(shí)向借閱人員所在部門負(fù)責(zé)人了解情況，并督促其歸還檔案。（二）查閱規(guī)定1.車間內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理室查閱，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞檔案。3.如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理室同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，摘錄的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，并注明出處。（三）檔案利用的登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記簿，對(duì)檔案借閱、查閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用檔案名稱、利用目的等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率和利用效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立車間檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)據(jù)錄入：檔案管理人員應(yīng)將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行掃描或錄入，形成電子檔案數(shù)據(jù)，并按照檔案分類體系進(jìn)行分類存儲(chǔ)。2.數(shù)據(jù)審核：對(duì)錄入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級(jí)、安全防護(hù)等，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.信息檢索與利用：利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息，并提供在線查閱、下載等服務(wù)。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.建立檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和需求，分