PAGE資質合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司資質合同檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及資質申請、維護、變更以及各類合同簽訂、履行、終止過程中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司資質合同檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映公司資質申請、合同簽訂與履行等實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失，嚴格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善資質合同檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司資質合同檔案，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立資質合同檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.負責向公司內部各部門提供檔案查閱、借閱等服務，并對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。6.按照國家有關規(guī)定和公司要求，做好檔案的鑒定、銷毀工作，并對銷毀情況進行記錄。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門資質申請材料、合同文本等檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.在資質申請、合同簽訂與履行過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范操作，確保檔案資料的真實、完整。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并在規(guī)定時間內歸還。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的清查、盤點等工作。（三）分管領導職責1.負責審核資質合同檔案管理制度和檔案管理工作計劃。2.協(xié)調解決檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題，確保檔案管理工作順利開展。3.監(jiān)督檢查檔案管理部門和業(yè)務部門的檔案管理工作，對違規(guī)行為提出處理意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.資質類檔案公司各類資質證書的申請、審批、變更、延續(xù)等過程中形成的文件材料，包括申請書、證明文件、審核意見、批準文件等。與資質相關的業(yè)績證明材料、人員資質證明、設備清單等。2.合同類檔案公司簽訂的各類合同文本，包括合同協(xié)議書、中標通知書、投標文件、補充協(xié)議等。合同履行過程中形成的文件材料，如往來函件、會議紀要、驗收報告、結算憑證等。合同變更、解除、終止等相關文件材料。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在資質申請、合同簽訂、履行等工作完成后及時收集相關檔案資料，并按照檔案管理部門的要求進行整理。2.收集的檔案資料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并與紙質文件同步歸檔。（三）整理方法1.分類資質類檔案按照資質類別、申請時間等進行分類。合同類檔案按照合同類型、簽訂時間等進行分類。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號等信息。3.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和統(tǒng)計。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.業(yè)務部門整理好的檔案資料，經部門負責人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案目錄上簽字確認。3.檔案管理部門按照分類編號順序，將檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號等信息。（二）保管期限1.資質類檔案公司資質證書原件長期保管。資質申請、審批、變更、延續(xù)等過程中形成的文件材料，保管期限為[X]年。與資質相關且有重要價值的業(yè)績證明材料、人員資質證明材料等，保管期限為[X]年。2.合同類檔案公司簽訂的各類合同文本，保管期限為[X]年。合同履行過程中形成的往來函件、會議紀要、驗收報告、結算憑證等文件材料，保管期限為合同履行完畢后[X]年。合同變更、解除、終止等相關文件材料，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，并定期進行核對和盤點。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱資質合同檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱人應經公司分管領導批準，并在檔案管理部門指定地點查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司資質合同檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，經公司分管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）借閱程序1.公司內部人員因工作需要借閱資質合同檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經所在部門負責人審核，公司分管領導批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，確認無誤后，將檔案借給借閱人，并在檔案借閱登記簿上登記。3.借閱人應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位或個人借閱公司資質合同檔案的，除按照上述程序辦理審批手續(xù)外，還應與公司簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時，查閱人或借閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。2.查閱和借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出公司或轉借他人。3.查閱和借閱檔案的時間應根據(jù)工作需要合理安排，不得影響檔案管理部門的正常工作秩序。4.檔案管理部門應對查閱和借閱檔案的情況進行登記和統(tǒng)計，定期檢查檔案的歸還情況，確保檔案的安全和完整。六、檔案的統(tǒng)計與鑒定銷毀（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱借閱人次、利用效果等。3.統(tǒng)計報表應及時、準確、完整，為公司領導決策和檔案管理工作提供依據(jù)。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織公司內部相關部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（三）銷毀工作1.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經公司分管領導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當?shù)姆绞?/p>