PAGE檔案清理核查制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案清理核查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案管理工作中的檔案清理核查活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案清理核查工作合法合規(guī)。2.全面準(zhǔn)確原則：對各類檔案進(jìn)行全面清理核查，保證檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.及時(shí)高效原則：定期開展檔案清理核查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，提高工作效率。4.保密安全原則：在檔案清理核查過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案清理核查職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案清理核查計(jì)劃和方案，明確清理核查的范圍、內(nèi)容、方法和步驟。2.組織實(shí)施檔案清理核查工作，對各部門檔案清理核查情況進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.匯總、分析檔案清理核查結(jié)果，提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。4.負(fù)責(zé)建立健全檔案清理核查工作檔案，妥善保管相關(guān)資料。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的清理核查工作，按照檔案管理部門的要求，認(rèn)真組織開展自查自糾。2.對本部門檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案資料齊全、完整、規(guī)范。3.配合檔案管理部門做好檔案清理核查的相關(guān)工作，及時(shí)提供所需資料和信息。4.根據(jù)檔案清理核查結(jié)果，對存在的問題進(jìn)行整改，確保檔案管理工作符合要求。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本崗位檔案的日常清理核查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中的問題。2.協(xié)助部門做好檔案清理核查的組織和實(shí)施工作，提供必要的技術(shù)支持和指導(dǎo)。3.對檔案清理核查過程中發(fā)現(xiàn)的重要問題及時(shí)報(bào)告，確保問題得到妥善處理。4.按照檔案管理部門的要求，做好檔案清理核查工作記錄和檔案整理工作。三、檔案清理核查范圍與內(nèi)容（一）檔案清理核查范圍1.各類紙質(zhì)檔案，包括文件、合同、報(bào)表、憑證等。2.電子檔案，包括電子文件、數(shù)據(jù)庫記錄、電子郵件等。3.其他載體檔案，如照片、錄音、錄像、實(shí)物等。（二）檔案清理核查內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺失頁、漏件等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核對檔案信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否一致。3.檔案的規(guī)范性：審查檔案的格式、字體大小、編號、裝訂等是否符合規(guī)定。4.檔案的時(shí)效性：檢查檔案是否超過保管期限，是否需要進(jìn)行銷毀或移交。5.檔案的保密性：確認(rèn)檔案的密級標(biāo)識是否正確無誤，是否存在失泄密風(fēng)險(xiǎn)。6.檔案的關(guān)聯(lián)性：查看檔案之間的邏輯關(guān)系是否清晰，是否存在相互矛盾或重復(fù)的情況。四、檔案清理核查方法與步驟（一）檔案清理核查方法1.自查：各部門檔案管理人員按照檔案清理核查內(nèi)容，對本部門檔案進(jìn)行逐一自查。2.互查：檔案管理部門組織各部門檔案管理人員進(jìn)行交叉互查，相互發(fā)現(xiàn)問題，共同提高檔案管理水平。3.抽查：檔案管理部門對各部門檔案進(jìn)行隨機(jī)抽查，重點(diǎn)檢查檔案清理核查工作的落實(shí)情況和檔案質(zhì)量。4.專項(xiàng)檢查：針對特定類型或重要領(lǐng)域的檔案，開展專項(xiàng)清理核查工作，確保檔案管理工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)得到有效管控。（二）檔案清理核查步驟1.準(zhǔn)備階段制定檔案清理核查計(jì)劃和方案，明確工作目標(biāo)、任務(wù)、時(shí)間安排和人員分工。收集、整理檔案清理核查所需的文件資料，如檔案管理制度、分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限表等。組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案清理核查的內(nèi)容、方法和要求。2.實(shí)施階段各部門按照檔案清理核查計(jì)劃和方案，開展自查自糾工作，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄和整理。檔案管理部門組織互查和抽查工作，對各部門檔案清理核查情況進(jìn)行檢查和評估。針對自查、互查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，進(jìn)行深入分析，查找原因，提出整改措施。3.總結(jié)階段檔案管理部門匯總、分析檔案清理核查結(jié)果，撰寫檔案清理核查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括工作開展情況、存在問題、整改措施及下一步工作建議等。召開檔案清理核查工作總結(jié)會議，通報(bào)檔案清理核查情況，對表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰，對存在問題的部門提出批評，并督促其限期整改。將檔案清理核查報(bào)告和相關(guān)資料歸檔保存，作為今后檔案管理工作的參考依據(jù)。五、檔案清理核查結(jié)果處理（一）整改要求1.各部門對檔案清理核查中發(fā)現(xiàn)的問題，要制定詳細(xì)的整改計(jì)劃，明確整改責(zé)任人、整改措施和整改期限。2.整改責(zé)任人要認(rèn)真落實(shí)整改措施，確保問題得到及時(shí)、有效的解決。3.整改過程中要注重舉一反三，查找同類問題，防止問題再次出現(xiàn)。（二）跟蹤復(fù)查1.檔案管理部門要對各部門整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保整改工作按要求落實(shí)到位。2.對整改不力或拒不整改的部門，要進(jìn)行通報(bào)批評，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）結(jié)果應(yīng)用1.將檔案清理核查結(jié)果納入部門績效考核體系，作為評價(jià)部門工作業(yè)績的重要依據(jù)。2.根據(jù)檔案清理核查結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善檔案管理制度和工作流程，不斷提高檔案管理水平。六、檔案銷毀管理（一）銷毀范圍對已超過保管期限、失去保存價(jià)值或涉及機(jī)密不宜留存的檔案，依照本制度進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案名稱、文號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要認(rèn)真核對銷毀檔案的名稱、數(shù)量等信息，確保銷毀工作準(zhǔn)確無誤。4.檔案銷毀過程要進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員共同簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》要妥善保管，保存期限按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（三）保密要求1.在檔案銷毀過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。2.對涉及機(jī)密的檔案，要采取特殊的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。七、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍根據(jù)檔案管理工作需要，逐步對各類重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.數(shù)據(jù)存儲：將電子檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。5.數(shù)據(jù)安全管理：采取加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）數(shù)字化質(zhì)量控制1.建立數(shù)字化質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，對掃描圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)存儲安全性等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。2.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。八、檔案安全管理（一）安全防護(hù)措施1.檔案庫房要配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.安裝監(jiān)控系統(tǒng)，對檔案庫房及周邊環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案借閱范圍和借閱期限，防止檔案丟失或損壞。（二）應(yīng)急處置預(yù)案1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，要立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向上級報(bào)告。（三）人員安全管理培訓(xùn)1.加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識教育，提高其安全防范能力。2.定期組