PAGE衛(wèi)生監(jiān)督檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位衛(wèi)生監(jiān)督檔案室的檔案管理工作，包括各類衛(wèi)生監(jiān)督文件、資料、記錄、報(bào)表等的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生監(jiān)督檔案室對本單位的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映衛(wèi)生監(jiān)督工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，負(fù)責(zé)衛(wèi)生監(jiān)督檔案室的日常管理工作。2.制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和霉變。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還到期檔案。5.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀工作，對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入、維護(hù)檔案信息，提高檔案管理效率。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生監(jiān)督文件、資料、記錄等的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的收集、整理、查閱等工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)衛(wèi)生行政部門下發(fā)的與衛(wèi)生監(jiān)督工作相關(guān)的文件、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。2.本單位制定的衛(wèi)生監(jiān)督工作計(jì)劃、方案、制度、規(guī)定等。3.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法過程中形成的各類文書，如監(jiān)督意見書、行政處罰決定書、現(xiàn)場檢查筆錄等。4.在衛(wèi)生監(jiān)督抽檢、監(jiān)測等工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、報(bào)告、記錄等。5.與衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡報(bào)等。6.衛(wèi)生監(jiān)督工作中涉及的各類合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。7.其他與衛(wèi)生監(jiān)督工作有關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)的材料，按照類別進(jìn)行分類存放。（三）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生監(jiān)督工作的業(yè)務(wù)范圍和檔案的形成特點(diǎn)，將檔案分為綜合管理類、衛(wèi)生許可類、公共衛(wèi)生監(jiān)督類、醫(yī)療衛(wèi)生監(jiān)督類、傳染病防治監(jiān)督類、職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督類、放射衛(wèi)生監(jiān)督類、學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)督類、飲用水衛(wèi)生監(jiān)督類等類別。2.編號(hào)：對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理完畢，移交檔案室歸檔。2.檔案室應(yīng)按照檔案整理的要求，對接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目，確保檔案的質(zhì)量。3.歸檔的檔案應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，明確檔案的移交時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量等。（二）保管期限1.衛(wèi)生監(jiān)督檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對本單位、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如本單位制定的重要規(guī)章制度、重大衛(wèi)生監(jiān)督事件的相關(guān)檔案等。3.長期保管：凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。4.短期保管：凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。（三）保管措施1.檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制數(shù)量和時(shí)間，一般不得超過[X]天，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得擅自更改檔案信息。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完好情況，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價(jià)值與實(shí)際需要相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案的保管期限是否合理。3.對已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.將檔案銷毀申請表報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門的人員共同實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)將檔案銷毀情況報(bào)告本單位分管領(lǐng)導(dǎo)，并將檔案銷毀申請表、銷毀記錄等資料整理歸檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為衛(wèi)生監(jiān)督工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。3.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）電子檔案管理1.電子檔