PAGE扶貧搬遷檔案管理制度一、總則（一）目的為加強扶貧搬遷檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧搬遷工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在扶貧搬遷工作中形成的各類檔案的管理，包括但不限于搬遷規(guī)劃、安置方案、搬遷對象信息、資金使用記錄、工程建設(shè)資料、后續(xù)扶持措施檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：扶貧搬遷檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映扶貧搬遷工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，對涉及國家機密、個人隱私的檔案嚴格保密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率，為扶貧搬遷工作決策和管理提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定具體的檔案管理工作細則和流程。2.負責扶貧搬遷檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.指導和監(jiān)督各部門做好扶貧搬遷檔案的形成、積累和整理工作，對歸檔工作進行檢查和驗收。5.開展檔案利用服務(wù)工作，為扶貧搬遷工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）各部門職責1.負責本部門在扶貧搬遷工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和利用等工作。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準確和安全，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧搬遷工作中形成的各類文件、報告、規(guī)劃、方案、合同、協(xié)議、報表、圖表等紙質(zhì)材料。2.電子文件，包括但不限于文檔、表格、圖片、音頻、視頻等，以及相關(guān)的存儲介質(zhì)。3.實物檔案，如證書、獎牌、印章等。4.其他與扶貧搬遷工作有關(guān)的具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在扶貧搬遷工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保能夠長期有效讀取，并按照規(guī)定進行分類、編號和命名。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，做到分類科學、排列有序、編號規(guī)范。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。（四）整理方法1.分類：根據(jù)扶貧搬遷檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合管理類、搬遷規(guī)劃類、安置建設(shè)類、搬遷對象類、資金管理類、后續(xù)扶持類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.裝訂：歸檔文件應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保文件整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于檢索和查詢。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔期限各部門應(yīng)在扶貧搬遷工作結(jié)束后[X]個月內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、數(shù)量、題名、日期等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。（三）保管期限扶貧搬遷檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：反映扶貧搬遷工作重大決策、重要事件、基本情況等具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對扶貧搬遷工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對扶貧搬遷工作有參考價值的檔案，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價值，是否已過保管期限。2.檔案的完整性和準確性，是否存在重要文件缺失或內(nèi)容錯誤等情況。3.檔案的密級是否需要調(diào)整或解密。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標準，確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，并報本公司/組織領(lǐng)導審批。（五）銷毀要求1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行銷毀，確保檔案信息的徹底消除。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案利用與統(tǒng)計（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱扶貧搬遷檔案。2.上級主管部門、相關(guān)政府部門及其他單位因工作需要查閱扶貧搬遷檔案。3.涉及扶貧搬遷工作的司法案件需要查閱相關(guān)檔案作為證據(jù)。（二）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對查閱、借閱申請進行審核，符合條件的予以辦理，并提供必要的協(xié)助和指導。查閱、借閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃批注，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、所在部門、查閱、借閱內(nèi)容、歸還日期等信息。（四）統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)定期對扶貧搬遷檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，形成檔案管理統(tǒng)計報表，為檔案管理工作決策提供依據(jù)。統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等內(nèi)容。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的扶貧搬遷檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對扶貧搬遷檔案進行全面數(shù)字化掃描處理，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.安全保障：建立健全檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。3.定期對電