PAGE公司生產檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產檔案管理，確保生產檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮生產檔案在公司生產經營、技術創(chuàng)新、質量管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各生產部門、車間、班組以及與生產相關的職能部門在生產活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司生產檔案實行集中統一管理，由公司檔案管理部門負責統籌協調，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則生產檔案應如實反映公司生產活動的全過程，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則全面收集、整理生產活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的生產檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、生產檔案的分類與編號（一）分類1.生產計劃類包括年度生產計劃、月度生產計劃、周生產計劃等，記錄公司生產任務的安排與部署。2.生產工藝類涵蓋產品生產工藝流程、操作規(guī)程、工藝變更記錄等，體現產品生產的技術要求和方法。3.設備管理類包含設備臺賬、設備維護保養(yǎng)記錄、設備檢修記錄、設備故障處理記錄等，反映設備的運行與管理情況。4.質量管理類如質量檢驗報告、質量控制記錄、不合格品處理記錄等，用于監(jiān)控和保障產品質量。5.原材料及成品管理類涉及原材料采購合同、原材料檢驗記錄、成品入庫記錄、成品出庫記錄等，跟蹤原材料和成品的流轉。6.生產安全類包括安全生產規(guī)章制度、安全檢查記錄、事故應急預案及處理記錄等，確保生產活動的安全進行。（二）編號生產檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。年份為檔案形成年份的后兩位數字；類別代碼根據上述分類，分別用兩位字母表示，如“PJ”表示生產計劃類，“GY”表示生產工藝類等；流水號為該類別檔案的順序號，從001開始依次編排。例如，2023年的第5份生產工藝類檔案編號為“23GY005”。三、生產檔案的形成與收集（一）形成1.各部門、車間、班組在生產活動中應及時形成各類檔案資料，確保檔案內容真實、準確、完整。2.檔案形成過程中，應明確責任人員，按照規(guī)定的格式和要求進行記錄，做到字跡清晰、數據準確、手續(xù)完備。（二）收集1.各部門、車間、班組應指定專人負責生產檔案的收集工作，定期將本部門形成的檔案資料整理匯總，移交至公司檔案管理部門。2.對于重要的生產檔案，如重大設備檢修記錄、關鍵工藝變更記錄等，應在事件發(fā)生后及時收集，并確保檔案的時效性。3.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保生產檔案及時、完整地收集上來。四、生產檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理部門收到各部門移交的生產檔案后，應按照分類標準進行整理。2.對每份檔案進行核對，檢查檔案內容是否齊全、完整，編號是否準確，簽字蓋章等手續(xù)是否完備。3.去除檔案中的金屬物（如訂書釘、回形針等），對紙張破損或字跡模糊的檔案進行修復或復制。4.按照檔案編號順序，將同一類別的檔案進行排列，確保檔案排列有序。（二）歸檔1.整理后的生產檔案應及時歸檔，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號范圍等信息。2.建立檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.對電子檔案，應按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行整理存儲，并建立相應的電子目錄，確保電子檔案與紙質檔案內容一致，便于相互查閱。五、生產檔案的保管（一）保管期限1.生產計劃類檔案保管期限為5年。2.生產工藝類檔案中，一般性工藝文件保管期限為3年，關鍵工藝文件和工藝變更記錄保管期限為10年。3.設備管理類檔案中，設備臺賬、設備維護保養(yǎng)記錄等保管期限為10年，設備檢修記錄、設備故障處理記錄等保管期限為設備使用壽命周期結束后5年。4.質量管理類檔案中，質量檢驗報告、質量控制記錄等保管期限為5年，不合格品處理記錄保管期限為3年。5.原材料及成品管理類檔案中，原材料采購合同、原材料檢驗記錄保管期限為3年，成品入庫記錄、成品出庫記錄保管期限為5年。6.生產安全類檔案中，安全生產規(guī)章制度保管期限為長期，安全檢查記錄、事故應急預案及處理記錄保管期限為10年。（二）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保庫房安全可靠，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，確保檔案的安全與完整。4.對電子檔案，應定期進行備份，存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點，以防止數據丟失。六、生產檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因生產經營、技術研發(fā)、質量管理、安全管理等工作需要，可查閱生產檔案。2.外部單位因合作、審計、調查等原因，經公司批準后，可查閱相關生產檔案。（二）利用流程1.內部查閱查閱人填寫《生產檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、查閱目的等信息。將申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門。檔案管理部門根據申請表提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案內容等信息。2.外部查閱查閱人填寫《生產檔案查閱申請表》，并附上單位介紹信、查閱目的說明等材料。將申請表及相關材料提交公司主管領導審批，主管領導簽字同意后，交檔案管理部門。檔案管理部門對查閱人身份及查閱目的進行審核，審核通過后提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，確保檔案安全。查閱結束后，查閱人應在《生產檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的生產檔案，未經公司授權，不得對外提供或泄露。2.查閱生產檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案內容。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并注明用途。七、生產檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已過保管期限的生產檔案進行鑒定。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。3.鑒定小組根據檔案的重要性、歷史價值、現實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.經鑒定需要銷毀的生產檔案，由檔案管理部門編制《生產檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.將《生產檔案銷毀清單》提交公司主管領導審批，主管領導簽字同意后，方可進行銷毀。3.銷毀工作應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派人監(jiān)銷。銷毀過程中，應確保檔案徹底銷毀，無法恢復。