PAGE檔案管理制度注意事項(xiàng)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司/組織工作活動的全過程，保證檔案的完整性。4.保密性原則對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門綜合管理部門為公司/組織檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司/組織檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用公司/組織各類檔案。3.指導(dǎo)各部門檔案的收集、整理和歸檔工作，對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司/組織業(yè)務(wù)，遵守檔案管理工作紀(jì)律。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的質(zhì)量。2.按照檔案管理制度的要求，對檔案進(jìn)行分類、編號、上架保管，做好檔案的存儲和保護(hù)工作。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息。（三）各部門職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并按照公司/組織檔案管理部門的要求，及時(shí)將檔案移交至綜合管理部門。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，對本部門文件材料進(jìn)行整理和歸檔，編制檔案目錄。3.定期將本部門整理好的檔案移交至綜合管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司/組織檔案收集范圍包括以下幾類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等文件，會議紀(jì)要、決議、決定，工作計(jì)劃、總結(jié)，規(guī)章制度，人事檔案，行政事務(wù)文件等。2.業(yè)務(wù)管理類：包括市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料。3.項(xiàng)目管理類：包括各類項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等文件材料。4.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。5.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像、電子文檔等。6.其他類：包括與公司/組織有關(guān)的各類榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、合同協(xié)議、往來信函等文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。4.對于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止文件丟失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律：按照文件材料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等特征，進(jìn)行分類整理。2.保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系：將同一問題、同一項(xiàng)目、同一業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料集中在一起，便于查找和利用。3.便于保管和利用：檔案整理應(yīng)便于檔案的存儲、檢索和提供利用，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、項(xiàng)目管理類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、聲像電子類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的檢索和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。四、檔案的保管（一）保管場所檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號順序排列上架，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員等組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見。2.銷毀對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.檔案查閱應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格控制查閱范圍，確保檔案信息的安全。2.檔案查閱應(yīng)遵循按需提供原則，根據(jù)查閱人的需求，提供必要的檔案資料。3.檔案查閱應(yīng)遵循及時(shí)歸還原則，查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（二）查閱手續(xù)1.查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排檔案管理人員提供檔案資料。3.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記薄上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案，確保檔案的完整和安全。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理檔案借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的要求，提供檔案資料，并填寫檔案借閱登記薄，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。4.借閱人借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。6.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用情況等。檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交1.各部門應(yīng)按照公司/組織檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合管理部門。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。