PAGE政府檔案庫(kù)房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府檔案庫(kù)房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位檔案庫(kù)房的管理工作，包括各類檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案庫(kù)房實(shí)行集中管理，確保檔案資源的整合與共享。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為政府工作提供有力支持。二、檔案庫(kù)房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫(kù)房管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編目、上架、保管等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.開展檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.組織檔案的查閱、利用工作，為政府決策和各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）庫(kù)房管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，做好庫(kù)房的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的出入庫(kù)登記、清點(diǎn)、核對(duì)等工作，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查、維護(hù)，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的整理、編目、上架等工作。5.負(fù)責(zé)檔案查閱、利用的接待工作，按照規(guī)定提供檔案服務(wù)。6.及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告庫(kù)房管理中出現(xiàn)的問題和異常情況。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.本單位在履行職能過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、紀(jì)要等文件。4.本單位召開的重要會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、記錄、照片等。5.本單位工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、科研成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性、完整性，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，便于管理和查閱。（三）整理方法1.遵循檔案整理的基本原則和方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。2.按照檔案的類別，編制檔案目錄，建立檔案索引，方便檔案的查找和利用。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)與布局1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，確保檔案的安全保存。3.庫(kù)房應(yīng)合理布局，分為檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，便于管理和操作。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜、檔案架上，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案柜、檔案架應(yīng)牢固、整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于識(shí)別和定位。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）庫(kù)房環(huán)境管理1.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持空氣清新。3.做好庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃地面、擦拭檔案柜、檔案架等，防止灰塵、雜物對(duì)檔案的損害。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高安全意識(shí)。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，如火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板等。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，對(duì)檔案的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案庫(kù)房的安全。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案庫(kù)房查閱。2.外單位人員查閱本單位檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）查閱程序1.用戶填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交庫(kù)房管理人員辦理查閱手續(xù)。3.庫(kù)房管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提取相關(guān)檔案，交給用戶查閱。4.用戶查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。5.查閱完畢后，用戶應(yīng)將檔案歸還庫(kù)房管理人員，庫(kù)房管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。2.利用檔案時(shí)，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。4.利用檔案形成的各種資料、文件等，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，進(jìn)行整理歸檔。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。2.鑒定小組根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、保管期限等，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的保存價(jià)值。3.對(duì)已超過保管期限、失去保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。4.銷毀完畢后，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和水平，為政府工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，建立檔案信息化管理平臺(tái)。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.在檔案信息管理系統(tǒng)中，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)等操作，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。2.對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)