PAGE審計法務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司審計法務(wù)檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計法務(wù)部門及相關(guān)工作人員在工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：審計法務(wù)檔案由專門的檔案管理機構(gòu)或人員進行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映審計法務(wù)工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息安全。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，便于檔案的查閱、使用和傳遞，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)公司設(shè)立審計法務(wù)檔案管理室，負責審計法務(wù)檔案的日常管理工作。（二）職責分工1.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)等工作。建立健全檔案管理制度，定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。對檔案進行分類、編號、編目，編制檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。按照規(guī)定的期限對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性。2.審計法務(wù)人員職責在工作過程中及時形成各類檔案資料，并按照檔案管理要求進行整理和移交。對所形成檔案的真實性、準確性負責，積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作。根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序查閱和使用檔案資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.審計檔案財務(wù)審計檔案：包括年度財務(wù)報表審計、專項財務(wù)審計等形成的工作底稿、審計報告等相關(guān)資料。經(jīng)濟責任審計檔案：針對公司各級管理人員經(jīng)濟責任審計形成的各類文件、記錄。內(nèi)部控制審計檔案：有關(guān)內(nèi)部控制審計的計劃、程序、測試記錄及審計結(jié)論等資料。2.法務(wù)檔案合同檔案：公司簽訂的各類合同文本、合同審批文件、合同履行記錄等。訴訟檔案：涉及公司的訴訟案件相關(guān)材料，包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書等。合規(guī)檔案：公司合規(guī)管理工作中形成的制度文件、合規(guī)檢查報告、違規(guī)處理記錄等。（二）編號規(guī)則1.審計檔案編號采用“年份+審計項目類別代碼+順序號”的方式進行編號。例如，2023年財務(wù)審計檔案的編號為2023C001，其中“2023”表示年份，“C”表示財務(wù)審計類別代碼，“001”為順序號。審計項目類別代碼如下：C：財務(wù)審計J：經(jīng)濟責任審計N：內(nèi)部控制審計2.法務(wù)檔案編號合同檔案編號：“年份+合同類型代碼+順序號”。如2023年采購合同編號為2023G001，“G”表示采購合同類型代碼。訴訟檔案編號：“年份+訴訟案件類別代碼+順序號”。例如2023年民事侵權(quán)訴訟案件編號為2023M001，“M”表示民事侵權(quán)訴訟類別代碼。合規(guī)檔案編號：“年份+合規(guī)事項類別代碼+順序號”。如2023年稅務(wù)合規(guī)檔案編號為2023S001，“S”表示稅務(wù)合規(guī)類別代碼。合同類型代碼、訴訟案件類別代碼、合規(guī)事項類別代碼根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況另行制定詳細編碼表。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.審計法務(wù)人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時將工作中形成的各類文件、資料、記錄等收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對于外來文件，如相關(guān)部門的函件、通知等，應(yīng)及時登記并納入檔案管理。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標準，將收集到的檔案資料進行分類。2.裝訂成冊：對于紙張較多的檔案資料，應(yīng)進行裝訂，確保整齊、牢固。3.編目編號：對每份檔案資料進行編目，填寫檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源等信息，并按照編號規(guī)則進行編號。4.編制頁碼：對裝訂成冊的檔案資料編制頁碼，確保頁碼連續(xù)、準確。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.審計法務(wù)人員整理好檔案資料后，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、編號等信息，向檔案管理人員移交。2.檔案管理人員對移交的檔案資料進行核對，確認無誤后，在檔案移交清單上簽字，并將檔案資料存入檔案庫房。（二）保管期限1.審計檔案年度財務(wù)報表審計檔案保管期限為10年。經(jīng)濟責任審計檔案保管期限為15年。內(nèi)部控制審計檔案保管期限為10年。但涉及重大違規(guī)事項的審計檔案，應(yīng)長期保管。2.法務(wù)檔案合同檔案保管期限為自合同履行完畢或終止后10年。訴訟檔案保管期限為自案件終結(jié)后10年。合規(guī)檔案保管期限根據(jù)具體合規(guī)事項的重要性和時效性確定，一般為510年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管：對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。同時，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、索引和檢索，方便檔案的查閱和利用。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱審計法務(wù)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可查閱。2.涉及公司機密的檔案資料，查閱人員應(yīng)經(jīng)過公司保密管理部門的批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱。（二）查閱程序1.查閱人員持經(jīng)審批的檔案查閱申請表到檔案管理室辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記本上記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出室外。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱審計法務(wù)檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員持經(jīng)審批的檔案借閱申請表到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造或損毀檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理人員報告，并承擔相應(yīng)的責任。4.借閱人員在借閱期限屆滿后，應(yīng)按時歸還檔案資料。檔案管理人員對歸還的檔案資料進行檢查，確認無誤后，在檔案借閱協(xié)議上簽字，并辦理借閱注銷手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理室應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、審計法務(wù)人員及相關(guān)部門負責人組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值、歷史意義、現(xiàn)實利用情況等因素進行綜合評估，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責人審核后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由檔案管理人員會同審計法務(wù)人員在指定地點對檔案進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。3.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)長期保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的審計法務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類、索引和存儲。2.系統(tǒng)功能模塊檔案錄入模塊：用于錄入檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等。檔案檢索模塊：提供多種檢索方式，方便快速查找檔案資料。權(quán)限管理模塊：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。借閱管理模塊：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記等功能。統(tǒng)計分析模塊：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析。（三）信息化安全保障1.建立健全信息化安全管理制度，加