PAGE公司檔案室責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的職責(zé)與行為規(guī)范。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案室負(fù)責(zé)對全公司檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項活動的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。5.做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案實體安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時向檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。（三）檔案形成部門及人員職責(zé)1.各部門工作人員在工作過程中應(yīng)及時將形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保文件材料的真實、完整。2.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行妥善保管，防止丟失、損壞。3.在文件材料形成后，按照規(guī)定的時間和要求向本部門檔案管理人員移交。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件。4.公司各類合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同等。5.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件。6.公司工程建設(shè)項目的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等文件。7.公司科研項目的申報、研究、成果鑒定等文件。8.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等文件。9.公司各類會議紀(jì)要、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如分為行政管理類、財務(wù)類、業(yè)務(wù)類等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。3.裝訂對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢。2.對于重大項目、重要活動等形成的數(shù)據(jù)文件，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后[具體時間]內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，編目清晰、準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時間等信息。3.檔案移交清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。（三）移交程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案向檔案室移交。2.檔案室接收人員對移交的檔案進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。3.核對無誤后，檔案室接收人員在檔案移交清單上簽字，并將檔案入庫保管。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的庫房。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案存放在檔案架上，確保排列整齊、便于查找。2.對于特殊載體的檔案，如照片、音像資料等，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如裝盒、編目等。（三）溫濕度管理1.庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。2.定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施，如通風(fēng)、除濕等。（四）安全管理1.建立健全檔案庫房安全管理制度，加強(qiáng)安全防范措施。2.配備必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等。3.嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)好門窗、切斷電源。4.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價值。2.綜合鑒定法結(jié)合檔案的來源、時間、內(nèi)容、用途等因素，綜合判斷其價值。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為[具體保管期限]年幾種。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等。4.銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)公司原則檔案利用工作應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司各項業(yè)務(wù)提供支持和服務(wù)。3.保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人權(quán)益維護(hù)等原因查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用程序1.填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室對申請表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排查閱。4.查閱人員應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。5.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（四）利用登記檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時間、查閱人員、查閱檔案名稱、利用目的等信息。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司決策提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能開發(fā)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能。3.安全保障體系建設(shè)建立檔案信息化安全保障體系，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）系統(tǒng)使用與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作使用，按照系統(tǒng)要求進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的錄入、更新和維護(hù)。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案室定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進(jìn)行審計，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機(jī)制