PAGE供應(yīng)物流部檔案制度一、總則（一）目的為加強供應(yīng)物流部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供應(yīng)物流部在物資采購、運輸、倉儲等業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是供應(yīng)物流部在各項工作中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：供應(yīng)物流部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映供應(yīng)物流部的工作實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善供應(yīng)物流部檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理供應(yīng)物流部各類檔案，進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂和保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和統(tǒng)計工作。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。（二）各業(yè)務(wù)科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.對本科室檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理各項職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、統(tǒng)計等。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，做好檔案查閱、借閱等登記工作。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物資采購合同、訂單、協(xié)議等。2.供應(yīng)商資質(zhì)文件、評估報告等。3.運輸單據(jù)、倉儲記錄、庫存盤點表等。4.物流成本核算資料、費用報銷憑證等。5.業(yè)務(wù)流程文件、工作方案、會議紀(jì)要等。6.各類報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。7.其他與供應(yīng)物流業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)科室應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其可讀性和可保存性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為采購檔案、運輸檔案、倉儲檔案、成本檔案等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于檢索。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對涉及公司重大權(quán)益、長期有效或具有重要歷史價值的檔案，實行永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要性和時效性，確定定期保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照類別和編號順序排列，確保存放整齊、有序。2.電子檔案：存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行備份，并建立電子檔案目錄，便于查找和管理。3.聲像檔案：采用光盤、磁帶等介質(zhì)存儲，并注明相關(guān)信息。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防霉等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.建立庫房管理制度，定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本部門人員因工作需要查閱檔案時，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案，需經(jīng)供應(yīng)物流部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等。3.涉及公司機密的檔案，查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱日期等信息。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房，并做好查閱記錄。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進(jìn)行核對和檢查。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，需經(jīng)供應(yīng)物流部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時追究借閱人員責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由供應(yīng)物流部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，對檔案進(jìn)行鑒定，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。2.對已過保管期限且無保存價值的檔案，可提出銷毀意見。3.對涉及公司重要權(quán)益、仍有利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行審核，形成鑒定報告，報供應(yīng)物流部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的銷毀檔案清單應(yīng)進(jìn)行登記，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同簽字確認(rèn)。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀，不得泄露。4.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，建立檔案統(tǒng)計臺賬。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交管理1.供應(yīng)物流部因機構(gòu)調(diào)整、人員變動等原因，需要將檔案移交給其他部門或單位時，應(yīng)按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。2.移交檔案時，應(yīng)編制檔