PAGE電廠檔案精益管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電廠檔案管理，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用，保障電廠各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合電廠實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電廠各部門、各崗位在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映電廠各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理電廠在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)等應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，便于查找和利用。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理檔案，確保檔案形成后能盡快歸檔，避免檔案積壓和散失。5.保密性原則：對(duì)涉及電廠機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善電廠檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)電廠各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。4.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的齊全完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受電廠檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照電廠檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交電廠檔案管理部門集中保管。4.積極配合電廠檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和電廠檔案管理制度，做好檔案管理的各項(xiàng)工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和霉變。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.積極開展檔案利用工作，為電廠各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保檔案信息的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括電廠行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)管理、物資管理、安全管理、質(zhì)量管理等方面形成的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類：包括電廠生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備管理、技術(shù)研發(fā)、工程建設(shè)、環(huán)境保護(hù)等方面形成的文件材料。4.經(jīng)營管理類：包括電廠市場營銷、合同管理、成本核算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等方面形成的文件材料。5.其他類：包括電廠與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等文件材料，以及具有保存價(jià)值的聲像、電子等特殊載體檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案收集及時(shí)、完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，定期收集本部門形成的各類文件材料，對(duì)重要文件材料要及時(shí)收集，防止遺漏。3.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件材料，確保文件材料的質(zhì)量。4.各部門應(yīng)在每年年底前，將本部門當(dāng)年形成的檔案整理完畢，并向電廠檔案管理部門移交。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行分類整理，便于保管和利用。3.便于保管和利用，符合檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、經(jīng)營管理類、其他類等五大類。每大類下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用年度類別順序號(hào)的形式，如2023XM001，表示2023年行政管理類第1份檔案。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不壓字、不損壞文件。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.電廠應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，確保檔案保管環(huán)境良好。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映電廠主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)電廠有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長期保管：凡是反映電廠一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)電廠工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。4.短期保管：凡是反映電廠短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)電廠工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)不同保管期限的檔案，應(yīng)分別存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。4.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.對(duì)電子檔案，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、異地存儲(chǔ)等措施，確保電子檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、完整，是否反映電廠的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.審查檔案的形成時(shí)間、來源、保管期限等是否符合規(guī)定。3.審查檔案的利用價(jià)值，判斷檔案是否還有繼續(xù)保存的必要。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等直接判定其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行分析比較，判斷其保存價(jià)值的高低。3.效益評(píng)估法：對(duì)檔案的利用效益進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)利用效益確定檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)電廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案信息的正確使用。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足電廠內(nèi)部工作需要，同時(shí)在符合規(guī)定的前提下，為社會(huì)提供必要的檔案信息服務(wù)。（二）利用范圍1.為電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作提供檔案信息支持，如查閱工程圖紙、技術(shù)資料、合同文件等。2.為電廠內(nèi)部人員的職稱評(píng)定、績效考核、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等提供檔案依據(jù)。3.為電廠處理各類糾紛、訴訟等提供檔案證據(jù)。4.在符合國家法律法規(guī)和電廠規(guī)定前提下，為社會(huì)有關(guān)方面提供檔案信息服務(wù)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：對(duì)確需借出檔案的，檔案利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，檔案利用者應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制內(nèi)容等信息，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過程的監(jiān)督，確保檔案利用符合規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立電廠檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。提高檔案管理工作效率，降低管理成本。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為電廠各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全保密。(二)信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)電廠現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子檔案。檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立電廠檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份等功能。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立電廠檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行檔案管理工作。2.加強(qiáng)檔案信息安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)