PAGE中學檔案館管理制度一、總則（一）目的中學檔案館管理制度旨在規(guī)范學校檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和開發(fā)，為學校的教學、科研、管理等各項工作提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于中學檔案館及全體教職員工在檔案管理工作中的行為。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學校各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理學校在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.服務性原則：以服務學校各項工作為宗旨，積極提供檔案利用服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案館1.負責制定和完善學校檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學校各類檔案，包括文書檔案、教學檔案、科研檔案、學生檔案、人事檔案、財務檔案、基建檔案等。3.對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.指導各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。5.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）檔案管理人員1.熱愛檔案工作，具備檔案管理專業(yè)知識和技能。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、借閱登記等。3.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。4.積極提供檔案利用服務，為學校各項工作提供檔案信息支持。5.協(xié)助檔案館做好檔案信息化建設工作，錄入和更新檔案信息。（三）各部門兼職檔案員1.負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照學校檔案管理制度的要求，定期向檔案館移交檔案。3.協(xié)助檔案館做好檔案的查詢和利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學校在教學、科研、管理等各項活動中形成的具有保存價值的文件材料。2.上級主管部門下發(fā)的與學校有關的文件材料。3.學校與外單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。4.學校教職工和學生的各類檔案材料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的文件材料進行收集整理，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應字跡清晰、紙張優(yōu)良，禁用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫。3.對于電子文件，應按照相關標準進行收集和保存，確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、排列有序、編號規(guī)范、編目準確。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.教學檔案：按照教學管理、教學研究、教學實踐等類別進行分類整理，建立教學檔案數(shù)據(jù)庫。3.科研檔案：按照科研項目、科研成果等類別進行分類整理，建立科研檔案數(shù)據(jù)庫。4.學生檔案：按照學生類別、年級等進行分類整理，建立學生檔案數(shù)據(jù)庫。5.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。6.財務檔案：按照會計檔案管理辦法進行整理，建立財務檔案數(shù)據(jù)庫。7.基建檔案：按照工程項目進行分類整理，建立基建檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結合學校實際情況進行鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式及相互關系，準確判定檔案的價值。3.堅持歷史唯物主義觀點，從維護學校歷史真實面貌出發(fā)，確定檔案的保管期限。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校、國家和社會有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年和10年兩種。凡是在相當長時期內(nèi)學校需要查考利用的檔案，列為30年保管；凡是在較短時期內(nèi)學校需要查考利用的檔案，列為10年保管。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案館負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務人員組成。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，經(jīng)學校領導審批后進行銷毀。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案館應具備專門的檔案庫房，庫房應符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等要求。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架（柜）、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案上架1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和利用。2.上架的檔案應排列整齊，標識清晰，不得隨意堆放。（三）檔案保管期限變更1.檔案保管期限需要變更的，由檔案館提出申請，經(jīng)檔案鑒定小組審核，報學校領導批準后進行調(diào)整。2.檔案保管期限變更后，應及時對檔案的編號、目錄等進行相應調(diào)整。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設備、人員等的安全管理。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止安全事故的發(fā)生。六、檔案的統(tǒng)計與編研（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和學校領導報送。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）編研工作1.結合學校工作實際，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等。2.利用檔案信息資源，開發(fā)具有學校特色的檔案文化產(chǎn)品，如校史展覽、檔案畫冊等。3.加強與其他學校和單位的檔案交流與合作，共同開展檔案編研工作。七、檔案的利用（一）利用范圍1.學校內(nèi)部各部門因教學、科研、管理等工作需要查閱檔案。2.學校教職工因個人工作、學習等需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱學校檔案，須經(jīng)學校領導批準。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到檔案館查閱檔案原件。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，須辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.復制：利用者可根據(jù)需要復制檔案，但須經(jīng)檔案館同意，并注明復制日期和出處。（三）利用手續(xù)1.利用者需填寫檔案利用登記表，注明利用目的、檔案名稱、查閱時間等。2.查閱本人檔案的，需出示有效身份證件。3.外單位查閱檔案的，需出具單位介紹信，并經(jīng)學校領導批準。4.借閱檔案的，需簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時間、保管責任等。（四）利用監(jiān)督1.檔案館工作人員應監(jiān)督利用者的查閱、借閱行為，確保檔案的安全和完整。2