PAGE紙質(zhì)類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司紙質(zhì)類檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類紙質(zhì)類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司紙質(zhì)類檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.負責制定和完善公司紙質(zhì)類檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類紙質(zhì)類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等工作。6.負責向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作。7.對公司各部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，組織檔案管理人員的培訓。（二）各部門職責1.負責本部門紙質(zhì)類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交綜合管理部。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準不得擅自查閱、借閱、復印檔案。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、報表、合同、協(xié)議、信函、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。2.公司獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯、獎章等實物檔案。3.公司重要活動的照片、錄像等聲像檔案。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對于重要的檔案，應及時進行備份，防止檔案丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的分類、編號、裝訂、上架等管理工作。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、業(yè)務管理類、財務管理類、人力資源管理類、黨群工作類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：將零散的文件材料按照一定的順序進行排列，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保文件的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門應在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，移交綜合管理部歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交綜合管理部。2.綜合管理部對移交的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。3.驗收合格后，綜合管理部將檔案進行分類、編號、裝訂、上架，并在《檔案移交清單》上簽字確認。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定，由綜合管理部會同相關部門根據(jù)檔案的實際情況進行鑒定，并報公司領導批準。（四）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。3.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材和安全設施。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可以查閱本部門及相關部門的檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，交綜合管理部。2.綜合管理部根據(jù)查閱人提供的信息，在檔案管理系統(tǒng)中進行查詢，并確定檔案的存放位置。3.查閱人在綜合管理部指定的地點查閱檔案，查閱過程中應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。4.查閱完畢后，查閱人應將檔案歸還綜合管理部，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱范圍因工作需要，公司內(nèi)部人員可以借閱與本人工作相關的檔案，但必須經(jīng)過嚴格的審批程序。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，交綜合管理部。2.綜合管理部對借閱申請進行審核，如符合借閱條件，在《檔案借閱申請表》上簽字批準，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人憑《檔案借閱申請表》到綜合管理部領取檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。4.借閱人應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人在借閱期間應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞，應承擔相應的責任。（五）特殊情況查閱與借閱1.涉及公司機密的檔案，查閱和借閱必須經(jīng)過公司領導批準，并嚴格遵守保密制度。2.外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，必須持單位介紹信，經(jīng)公司領導批準后，由綜合管理部安排專人陪同查閱或借閱，并做好登記工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從公司的實際情況出發(fā)，準確判定檔案的保存價值。3.嚴格掌握鑒定標準，確保鑒定工作的準確性和嚴肅性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門負責人及檔案管理人員為成員。鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源及歷史背景，確定其保存價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成時間、保管期限、利用情況等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單，報公司領導批準。2.對批準銷毀的檔案，由綜合管理部安排專人進行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，銷毀記錄應保存?zhèn)洳椤＃ㄎ澹┨厥馇闆r處理對于涉及公司重大歷史事件、重要業(yè)務活動等具有重要價值的檔案，即使超過保管期限，也不得擅自銷毀，應另行妥善保管。七、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，如實反映公司檔案管理工作的實際情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應作為公司檔案管理工作決策的重要依據(jù)，為公司的發(fā)展提供參考。（二）信息化管理1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2