PAGE義工組織檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)義工組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在義工組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本義工組織及所屬各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則義工組織的檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映義工組織的工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于保管和利用。4.安全保密原則采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本義工組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本義工組織的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、銷毀等工作，提高檔案管理水平。4.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為義工組織的決策、工作和社會(huì)服務(wù)提供檔案利用服務(wù)。5.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高義工組織全體成員的檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.義工組織的章程、制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。2.義工招募、培訓(xùn)、活動(dòng)策劃、組織實(shí)施等過(guò)程中形成的各類文件。3.義工服務(wù)對(duì)象的相關(guān)資料，如服務(wù)記錄、反饋意見(jiàn)等。4.義工組織與政府部門、社會(huì)組織、企業(yè)等的合作協(xié)議、往來(lái)文件。5.義工組織獲得的榮譽(yù)證書、表彰文件等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、義工管理類、服務(wù)活動(dòng)類、財(cái)務(wù)管理類、其他類等。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年份+類別+流水號(hào)。3.編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。1.永久保管的檔案反映義工組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)義工組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)義工組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)義工組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為義工組織內(nèi)部的工作決策、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、解決問(wèn)題等提供參考依據(jù)。2.為政府部門、社會(huì)組織、企業(yè)等了解義工組織的工作情況提供資料。3.為社會(huì)公眾提供義工服務(wù)相關(guān)信息，促進(jìn)社會(huì)對(duì)義工組織的了解和支持。（二）利用方式1.查閱義工組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期和出處。（三）利用登記對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位名稱、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、利用時(shí)間等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和社會(huì)意義，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對(duì)確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)義工組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案目錄中注銷，并做好相關(guān)記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立義工組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作。2.系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合義工組織檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.責(zé)任心強(qiáng)，工作認(rèn)真細(xì)致，具有良好的保密意識(shí)。3.能夠熟練使用計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，具備一定的信息化管理能力。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)操作。3.維護(hù)檔案管理場(chǎng)所的環(huán)境和設(shè)備，確保檔案的安全。4.為利用者提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。5.定期向上級(jí)