PAGE組織部檔案室制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)組織部檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于組織部檔案室的所有工作人員以及涉及檔案查閱、借閱、使用的相關(guān)人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：組織部檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映組織工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及機(jī)密的檔案資料妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，提供便捷的檔案查閱、借閱服務(wù)，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.建立健全檔案管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，辦理相關(guān)手續(xù)。4.根據(jù)工作需要和檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。5.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室歸檔。2.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本部門形成的檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.組織部在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、材料、記錄、報(bào)表、圖表等。2.上級(jí)組織下發(fā)的與組織部工作相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.反映組織部歷史沿革、重大活動(dòng)、重要會(huì)議等方面的資料。4.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。3.裝訂成冊(cè)的檔案應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案資料整理完畢后移交檔案室歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息。2.檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并在移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案室按照整理要求對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目，上架存放。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照檔案的分類、編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，異地存放。（三）檔案保管檢查1.檔案室工作人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.每年對(duì)檔案的數(shù)量、保管狀況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保檔案管理情況清晰明了。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.組織部?jī)?nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容范圍，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案室工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的具體實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合組織部的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)組織部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和利用。（三）信息化系統(tǒng)管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化操作。2.加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置