PAGE企業(yè)檔案科管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)檔案科及各部門檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案科職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定企業(yè)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全。5.組織開展檔案利用工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理提供服務(wù)。6.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案科移交。2.配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。4.積極配合檔案科開展檔案利用工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.企業(yè)對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、營業(yè)執(zhí)照等文件材料。3.企業(yè)的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等文件材料。4.企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件材料。5.企業(yè)的人事檔案、工資檔案、社會保險(xiǎn)檔案等文件材料。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其可讀性和可利用性。4.聲像文件應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.紙質(zhì)文件：按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.電子文件：按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類存儲，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫。3.聲像文件：按照年度、內(nèi)容進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交檔案科。2.對于重大活動、重要項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理要求。2.歸檔文件應(yīng)編制歸檔說明，注明文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等信息。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）保管期限1.企業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括企業(yè)的重要文件、合同、協(xié)議、章程、營業(yè)執(zhí)照等。3.長期保管的檔案主要包括企業(yè)的一般性文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括企業(yè)的臨時(shí)性文件、一般性事務(wù)文件等，保管期限為1年至10年。（四）保管方式1.檔案科應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。4.聲像檔案應(yīng)存放在專門的音像柜中，并注明相關(guān)信息。（五）檔案保管期限的變更與銷毀1.檔案保管期限確需變更的，由檔案科提出申請，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。2.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由檔案科提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度為依據(jù)，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素。3.確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案科負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.將《檔案銷毀清冊》報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案科組織實(shí)施銷毀工作。5.銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.企業(yè)外部單位因合法事由查閱檔案。（二）利用程序1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案科查閱。2.企業(yè)外部單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案科查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案科指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案科負(fù)責(zé)人同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案科應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用目的等信息。（四）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案科應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。收進(jìn)包括檔案的數(shù)量、來源、形成時(shí)間等。移出包括檔案的借閱、歸還、銷毀等。保管包括檔案的數(shù)量、保管期限、存放位置等。利用包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用目的等。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為企業(yè)檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本。3.促進(jìn)檔案信息資源的共享和開發(fā)利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對企業(yè)現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合企業(yè)檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、利用等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立企業(yè)內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和共享。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，確保檔案信息的安全。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其信息化管理水平。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案科負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案科的全面工作，制定檔案工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善企業(yè)檔案管理制度。3.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全。5.組織開展檔案利用工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理提供服務(wù)。6.定期向上級主管部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.建立健全企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)