PAGE檔案管理制度意見一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案管理制度意見。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)公司檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實、準確和完整。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理部門的要求及時提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全保密。3.積極開展檔案的編研工作，為公司各項工作提供參考依據(jù)。4.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，不斷完善檔案管理制度。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財務(wù)管理類：包括財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)管理類：包括市場營銷資料、客戶檔案、項目合同、技術(shù)資料等。5.其他類：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證書、對外宣傳資料等。（二）檔案編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，采用分類編號法進行編號。具體編號方法如下：1.一級編號：按照檔案分類的大類進行編號，用大寫字母表示，如“A”表示行政管理類，“B”表示人事管理類，“C”表示財務(wù)管理類，“D”表示業(yè)務(wù)管理類，“E”表示其他類。2.二級編號：在一級編號的基礎(chǔ)上，按照檔案分類的小類進行編號，用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示公司文件，“A02”表示會議記錄等。3.三級編號：在二級編號的基礎(chǔ)上，按照檔案的形成時間或順序進行編號，用三位數(shù)字表示，如“A01001”表示公司成立時的第一份文件。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將形成的檔案資料收集齊全，并按照檔案管理部門的要求進行整理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案資料的及時收集。3.對于重要的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)提前介入，指導(dǎo)相關(guān)部門進行收集和整理。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照檔案分類的要求進行分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的檔案資料，確保檔案的精煉和準確。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。3.檔案庫房應(yīng)建立嚴格的出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案保管設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和歷史意義等因素，對檔案進行全面、客觀的鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。（二）檔案銷毀1.對于已過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.檔案銷毀后產(chǎn)生的灰燼等殘留物應(yīng)妥善處理，防止造成環(huán)境污染。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或個人有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.涉及公司機密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，不得擅自復(fù)印、摘抄或傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門預(yù)約查閱時間，并提交《檔案查閱申請表》。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請，及時查找并提供相關(guān)檔案資料。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)公司需求及時提供相關(guān)檔案資料。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用情況，定期對檔案進行統(tǒng)計和分析，為公司檔案管理工作提供參考依據(jù)。3.對于重要的檔案利用需求，檔案管理部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并按照領(lǐng)導(dǎo)要求提供相關(guān)檔案資料。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標公司應(yīng)積極推進檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、管理和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的自動化和信息化。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時將檔案資料錄入系統(tǒng)，并確保錄入信息的準確、完整。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)建立嚴格的用戶權(quán)限管理機制，根據(jù)用戶的工