PAGE人社局檔案三合一制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)人社局檔案管理，提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人社局機(jī)關(guān)各科室、局屬各單位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人社局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映工作實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為工作提供便捷服務(wù)。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：主要包括人社局在履行職能過程中形成的各類文件、請示、報告、通知、會議紀(jì)要等。2.人事檔案：涵蓋干部職工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資等檔案材料。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)人社局各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，分為就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會保險、人事人才、勞動關(guān)系等類別檔案。4.財務(wù)檔案：記錄人社局財務(wù)收支、會計(jì)憑證、賬簿、報表等相關(guān)檔案。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映人社局工作活動的聲像資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，如電子文件、數(shù)據(jù)庫等。（二）編號規(guī)則1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類編號。例如，2023年永久保存的辦公室文件，編號為2023永辦。2.人事檔案：以個人身份證號為唯一標(biāo)識進(jìn)行編號。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別，采用相應(yīng)的編號方法，如就業(yè)創(chuàng)業(yè)檔案按業(yè)務(wù)辦理時間順序編號。4.財務(wù)檔案：按照會計(jì)年度檔案類別編號，如2023年會計(jì)憑證檔案編號為2023證。5.聲像檔案：根據(jù)形成時間、內(nèi)容等進(jìn)行編號，如20230501人社活動01，表示2023年5月1日的人社活動照片01號。6.電子檔案：在文件名中體現(xiàn)檔案類別、時間等關(guān)鍵信息，并進(jìn)行統(tǒng)一存儲管理。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各科室、單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保各類文件材料及時、完整收集。2.對于重要會議、重大活動等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集歸檔。3.人事檔案材料應(yīng)按照干部管理權(quán)限和規(guī)定的歸檔范圍及時收集，確保檔案材料的完整性。（二）整理方法1.文書檔案：按照分類編號順序，對文件材料進(jìn)行排列、編目、裝訂。2.人事檔案：對收集到的檔案材料進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、裝訂等操作，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案形成規(guī)律，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，建立檔案目錄。4.財務(wù)檔案：按照會計(jì)檔案管理規(guī)定，對會計(jì)憑證、賬簿、報表等進(jìn)行整理、裝訂、編目。5.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，如拍攝時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等。6.電子檔案：按照檔案分類和編號規(guī)則，對電子文件進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.文書檔案：根據(jù)國家檔案局規(guī)定，文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.人事檔案：干部職工人事檔案長期保管。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)和法律法規(guī)要求，確定合理的保管期限。4.財務(wù)檔案：會計(jì)檔案的保管期限按照《會計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。5.聲像檔案：根據(jù)其價值和歷史意義，確定保管期限。6.電子檔案：與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案保管期限一致，并做好電子檔案的備份和存儲管理。（三）保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的防護(hù)設(shè)備和藥品。4.電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。五、檔案利用與借閱（一）利用方式1.設(shè)立檔案查閱室，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。2.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用，提高檔案利用效率。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在科室、單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、轉(zhuǎn)借、拆卷、抽換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注等。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，如有問題及時查明原因并處理。（三）利用登記對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等，以便統(tǒng)計(jì)分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員、檔案專家等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價值，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程信息化管理。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時錄入新產(chǎn)生的檔案信息，對變更的檔案信息進(jìn)行修改和完善，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。檔案管理部門定期對各科室、單位檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的規(guī)范性。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密措施落實(shí)情況。（三）考核與獎懲將檔案管理工作納入各科室、單位