PAGE業(yè)務(wù)檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)檔案管理，確保業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，便于業(yè)務(wù)查詢、統(tǒng)計(jì)分析及歷史資料的留存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）定義業(yè)務(wù)檔案是指公司在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶資料、項(xiàng)目文檔、招投標(biāo)文件等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司業(yè)務(wù)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的業(yè)務(wù)檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于業(yè)務(wù)人員查詢和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案質(zhì)量。5.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交。2.明確專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。（三）人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.業(yè)務(wù)人員應(yīng)積極配合檔案管理工作，及時(shí)將業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料整理歸檔，不得擅自留存或銷毀。三、業(yè)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同協(xié)議類：包括銷售合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)報(bào)表類：各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)績(jī)報(bào)表等。3.客戶資料類：客戶基本信息、聯(lián)系方式、交易記錄、信用評(píng)估等。4.項(xiàng)目文檔類：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.招投標(biāo)文件類：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。6.其他業(yè)務(wù)相關(guān)文件：會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、請(qǐng)示批復(fù)、業(yè)務(wù)函件等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)文件材料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容可讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照業(yè)務(wù)類型、時(shí)間順序或其他合理方式對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類。例如，可分為銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目業(yè)務(wù)檔案等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于保管。四、業(yè)務(wù)檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門整理好的檔案，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門按照檔案整理要求對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.將歸檔后的檔案按照分類順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限1.業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：涉及公司重大權(quán)益、核心業(yè)務(wù)、重要?dú)v史資料等，如公司章程、股東協(xié)議、重大合同協(xié)議、公司發(fā)展規(guī)劃等。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為[X]年，主要包括一般業(yè)務(wù)合同、重要業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶長(zhǎng)期合作資料等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，如一般性業(yè)務(wù)函件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷，并在檔案目錄中明確標(biāo)注。（三）保管要求1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，電子檔案應(yīng)定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的歸檔、保管、借閱、銷毀等情況，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、業(yè)務(wù)檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部業(yè)務(wù)工作需要，為公司決策、業(yè)務(wù)開展、績(jī)效考核等提供支持。（二）利用方式1.查閱：業(yè)務(wù)人員可根據(jù)工作需要，到檔案管理部門查閱業(yè)務(wù)檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。2.借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用需求，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對(duì)無誤”章。（三）利用要求1.檔案利用人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或損壞。2.如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核同意，并注明出處。3.歸還檔案時(shí)，檔案利用人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)部門代表等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：檢查檔案是否反映了業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，是否具有保存價(jià)值。2.評(píng)估利用價(jià)值：根據(jù)檔案的利用頻率、利用范圍等，評(píng)估其對(duì)公司業(yè)務(wù)的重要性。3.參考保管期限：對(duì)照檔案保管期限規(guī)定，判斷檔案是否已達(dá)到保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆?/p>