PAGE梁子湖區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)梁子湖區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于梁子湖區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：梁子湖區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映梁子湖區(qū)各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存梁子湖區(qū)在各項(xiàng)活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門梁子湖區(qū)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等工作。（二）各單位檔案管理職責(zé)1.各單位應(yīng)明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.各單位檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理知識和技能，負(fù)責(zé)本單位檔案管理的具體業(yè)務(wù)操作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.梁子湖區(qū)在政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.各單位在履行職能過程中形成的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（二）收集要求1.各單位應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、渠道和時間要求，確保檔案及時、完整地收集歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)定期對本單位的文件材料進(jìn)行清理和收集，對重要文件材料應(yīng)及時跟蹤收集。3.對于歸檔的文件材料，應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，建立檔案臺賬。3.會計(jì)檔案：按照會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案目錄。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案索引。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和要求，制定相應(yīng)的分類整理方法，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，以延長檔案的使用壽命。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報(bào)經(jīng)梁子湖區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清冊上簽字。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。2.方便利用原則：檔案管理部門應(yīng)提供便捷的檔案利用服務(wù)，滿足利用者的需求。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全和保密，防止檔案信息的泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可根據(jù)需要查閱梁子湖區(qū)檔案管理部門保管的檔案。查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或銷毀檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用監(jiān)督制度，對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案利用工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.對違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門應(yīng)及時予以制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各單位應(yīng)將在工作中形成的具有保存價值的電子文件及時收集歸檔，確保電子檔案的完整性。2.電子檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能，確保電子檔案的安全。（三）電子檔案的利用1.利用者可通過電子檔案管理系統(tǒng)查閱、借閱電子檔案。查閱、借閱電子檔案應(yīng)遵守檔案利用的有關(guān)規(guī)定。2.電子檔案的復(fù)制應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，復(fù)制的電子檔案應(yīng)與原件一致，并注明出處。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)梁子湖區(qū)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：建立涵蓋檔案收集、整理、保管、利用等全過程的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化和信息化。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立梁子湖區(qū)檔案數(shù)據(jù)庫，包括文書檔案數(shù)據(jù)庫、科技檔案數(shù)據(jù)庫、會計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫、人事檔案數(shù)據(jù)庫等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和共享。3.檔案數(shù)字化建設(shè)：對梁子湖區(qū)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案資源庫，方便檔案的查閱和利用。4.檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立梁子湖區(qū)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與各單位之間的檔案信息傳輸和共享。（三）建設(shè)保障1.組織保障：成立梁子湖區(qū)檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案信息化建設(shè)工作。2.人員保障：加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化水平。3.經(jīng)費(fèi)保障：加大對檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入，確保檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，上報(bào)梁子湖區(qū)主管部門和上級檔案管理部門。（二）檔案移交1.各單位因機(jī)構(gòu)變動、撤銷、合并等原因終止或不再保存檔案時，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，將