PAGE檔案要認(rèn)真執(zhí)行交接制度檔案交接制度管理文檔一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案交接工作的規(guī)范、準(zhǔn)確與完整，維護(hù)公司檔案的真實性、完整性和安全性，特制定本檔案交接制度。本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部相關(guān)單位之間涉及檔案交接的各項工作。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案資料的交接管理，包括但不限于文件檔案、合同檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等各類檔案。（三）基本原則1.真實性原則：交接的檔案必須是真實、原始的記錄，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保交接的檔案資料齊全、完整，涵蓋相關(guān)事項的各個環(huán)節(jié)和方面。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)與實際情況相符。4.及時性原則：檔案交接應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點及時進(jìn)行，不得拖延，以保證檔案管理工作的連續(xù)性。二、檔案交接的組織與職責(zé)（一）交接工作組織架構(gòu)公司設(shè)立檔案交接工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案交接工作，研究解決交接過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）各部門職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案交接計劃和流程，組織實施檔案交接工作。對移交的檔案進(jìn)行審核、整理和編目，確保檔案質(zhì)量符合要求。負(fù)責(zé)建立檔案交接臺賬，記錄交接的檔案名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息。對檔案交接過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保交接工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.移交部門負(fù)責(zé)按照檔案管理部門的要求，對本部門應(yīng)移交的檔案進(jìn)行整理、分類和編號。填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。向檔案管理部門提供必要的檔案背景資料和說明，以便檔案管理部門更好地理解和管理檔案。配合檔案管理部門完成檔案的移交工作，確保移交檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.接收部門負(fù)責(zé)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對和驗收，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量符合要求。在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案的接收工作，并及時將接收情況反饋給檔案管理部門。按照檔案管理部門的要求，對接收的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。三、檔案交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.確定交接時間：檔案管理部門應(yīng)提前與移交部門溝通，確定檔案交接的具體時間，并通知雙方做好準(zhǔn)備工作。2.整理檔案：移交部門按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對擬移交的檔案進(jìn)行全面整理，確保檔案資料齊全、完整，編目清晰。3.編制移交清單：移交部門根據(jù)整理好的檔案，編制檔案移交清單。清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、形成時間、保管期限等詳細(xì)信息，并一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（二）現(xiàn)場交接1.核對檔案：交接雙方在約定的時間和地點進(jìn)行現(xiàn)場交接。移交部門按照移交清單逐一核對檔案，接收部門進(jìn)行認(rèn)真清點和檢查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、質(zhì)量合格。2.簽字確認(rèn)：核對無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。簽字確認(rèn)應(yīng)包括移交人、接收人、監(jiān)交人的簽字，并注明交接日期。3.辦理交接手續(xù)：交接雙方按照規(guī)定辦理相關(guān)的交接手續(xù)，如檔案的移交憑證、交接記錄等。交接手續(xù)應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保交接工作的合法性和有效性。（三）后續(xù)工作1.檔案整理與入庫：接收部門將接收的檔案按照檔案管理部門的要求進(jìn)行進(jìn)一步整理和分類，然后及時入庫保管。2.更新檔案管理系統(tǒng)：檔案管理部門應(yīng)及時將交接的檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，更新檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.監(jiān)督與檢查：檔案管理部門對檔案交接工作進(jìn)行定期監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保檔案交接工作規(guī)范有序進(jìn)行。四、檔案交接的內(nèi)容與要求（一）文件檔案1.內(nèi)容：包括公司內(nèi)部文件、上級文件、外來文件等各類紙質(zhì)文件和電子文件。2.要求：文件應(yīng)完整、清晰，有明確的文號、日期、發(fā)文單位等信息。電子文件應(yīng)格式規(guī)范，存儲介質(zhì)完好，確保能夠正常讀取和使用。（二）合同檔案1.內(nèi)容：涵蓋公司簽訂的各類合同，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.要求：合同應(yīng)條款完整、合法有效，簽字蓋章齊全。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、補充協(xié)議等相關(guān)資料，確保合同的完整性和可追溯性。（三）財務(wù)檔案1.內(nèi)容：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。2.要求：財務(wù)檔案應(yīng)按照國家財務(wù)法規(guī)和公司財務(wù)制度進(jìn)行整理和保管。憑證應(yīng)裝訂整齊，賬簿應(yīng)賬頁清晰，報表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，審計報告結(jié)論明確。（四）人事檔案1.內(nèi)容：包含員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價、薪酬福利等檔案資料。2.要求：人事檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，符合人事管理的相關(guān)規(guī)定。檔案資料應(yīng)及時更新，確保與員工實際情況相符。（五）業(yè)務(wù)檔案1.內(nèi)容：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點，包括項目檔案、客戶檔案、業(yè)務(wù)流程文檔等各類業(yè)務(wù)相關(guān)檔案。2.要求：業(yè)務(wù)檔案應(yīng)反映業(yè)務(wù)活動的全過程，具有針對性和實用性。檔案整理應(yīng)符合業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案管理要求，便于查詢和利用。五、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期自查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案交接工作進(jìn)行自查，檢查交接流程是否規(guī)范、檔案質(zhì)量是否符合要求、交接手續(xù)是否齊全等。2.公司內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案交接工作進(jìn)行審計，重點檢查檔案交接的真實性、完整性和合法性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門檢查：積極接受上級主管部門對公司檔案交接工作的檢查和指導(dǎo)，按照要求及時整改存在的問題。2.配合相關(guān)部門審計：在涉及公司重大項目、財務(wù)審計等工作時，積極配合相關(guān)部門對檔案交接情況的審計，提供準(zhǔn)確、完整的檔案資料。六、檔案交接中的特殊情況處理（一）檔案缺失或損壞1.如發(fā)現(xiàn)移交的檔案有缺失或損壞情況，移交部門應(yīng)及時查找原因，并采取措施進(jìn)行補充或修復(fù)。2.對于無法補充或修復(fù)的檔案，移交部門應(yīng)出具書面說明，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。接收部門在接收時應(yīng)注明檔案缺失或損壞情況，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)記錄。（二）交接爭議1.若交接雙方在檔案數(shù)量、內(nèi)容、質(zhì)量等方面存在爭議，應(yīng)及時協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可由檔案交接工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。2.協(xié)調(diào)處理結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，雙方簽字確認(rèn)。如對協(xié)調(diào)結(jié)果仍有異議，可按照公司相關(guān)規(guī)定通過法律途徑解決。七、檔案交接的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案交接培訓(xùn)計劃，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案交接制度、流程、要求以及檔案管理的基本知識等。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。（二）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部宣傳欄、內(nèi)部網(wǎng)站等渠道，宣傳檔案交接制度的重要性和相關(guān)要求，提高員工對檔案交接工作的認(rèn)識和重視程度。2.對檔案交接工作中的先進(jìn)經(jīng)驗和典型案例