PAGE福建文書檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)福建文書檔案數(shù)字化管理，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于福建地區(qū)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織的文書檔案數(shù)字化工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：數(shù)字化檔案應(yīng)真實(shí)反映原始檔案的內(nèi)容和面貌。2.完整性原則：確保檔案數(shù)字化過程中信息的完整，不遺漏重要內(nèi)容。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行數(shù)字化整理。4.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字化檔案信息的安全，防止泄露、篡改和丟失。二、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.收集要求各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書檔案收集齊全，移交檔案管理部門。收集的檔案應(yīng)保持文件材料的齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.整理標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部門按照檔案分類方案，對(duì)收集的文書檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。分類應(yīng)科學(xué)合理，編號(hào)應(yīng)連續(xù)唯一，編目應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，便于查找和利用。（二）數(shù)字化前處理1.去污處理對(duì)紙張檔案上的污漬、霉斑等進(jìn)行去污處理，確保掃描圖像清晰可讀。2.拆卷與裝訂根據(jù)掃描設(shè)備的要求，對(duì)檔案進(jìn)行拆卷或不拆卷處理。拆卷后應(yīng)重新進(jìn)行裝訂，保持檔案的原有順序和完整性。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響掃描和后續(xù)查閱。（三）掃描1.掃描設(shè)備與參數(shù)選用符合檔案數(shù)字化要求的掃描設(shè)備，確保掃描圖像清晰、完整、不失真。掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的清晰程度和利用需求合理設(shè)置，一般不低于200dpi。2.掃描方式采用黑白二值、灰度、彩色等掃描方式，根據(jù)檔案的實(shí)際情況選擇合適的掃描方式。對(duì)于文字清晰、字跡反差大的檔案，可采用黑白二值掃描；對(duì)于有圖表、照片等內(nèi)容的檔案，可采用灰度或彩色掃描。3.掃描順序按照檔案整理后的順序進(jìn)行掃描，確保圖像順序與檔案實(shí)體順序一致。掃描過程中應(yīng)注意檢查掃描圖像的質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（四）圖像處理1.圖像糾偏對(duì)掃描圖像中出現(xiàn)的傾斜、扭曲等現(xiàn)象進(jìn)行糾偏處理，使圖像保持端正。2.去污降噪去除掃描圖像中的污漬、黑點(diǎn)、黑線等雜質(zhì)，降低圖像噪聲，提高圖像清晰度。3.圖像拼接對(duì)于超過A4幅面的檔案，應(yīng)進(jìn)行圖像拼接處理，確保拼接后的圖像完整、無縫隙。拼接處應(yīng)保證圖像內(nèi)容的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。（五）數(shù)據(jù)掛接1.著錄信息錄入按照檔案整理時(shí)的編目信息，將檔案的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等著錄信息準(zhǔn)確錄入數(shù)字化管理系統(tǒng)。錄入應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.數(shù)據(jù)掛接將處理好的圖像數(shù)據(jù)與著錄信息進(jìn)行掛接，建立一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，使檔案信息能夠通過數(shù)字化管理系統(tǒng)快速檢索和查閱。（六）數(shù)字化成果驗(yàn)收1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定數(shù)字化成果驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，包括圖像質(zhì)量、著錄信息準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)掛接完整性等方面的標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收時(shí)應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保數(shù)字化成果符合要求。2.驗(yàn)收流程數(shù)字化工作完成后，由檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真檢查數(shù)字化成果，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。對(duì)于驗(yàn)收不合格的部分，應(yīng)及時(shí)整改，直至驗(yàn)收合格。三、檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)功能要求1.檔案著錄與管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案著錄信息的錄入、修改、刪除等功能，方便對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。2.圖像存儲(chǔ)與檢索具備圖像存儲(chǔ)功能，能夠快速存儲(chǔ)大量的數(shù)字化圖像。同時(shí)，應(yīng)提供強(qiáng)大的檢索功能，支持按題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等多種條件進(jìn)行檢索，方便用戶查找所需檔案。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息。權(quán)限管理應(yīng)包括對(duì)檔案的查看、下載、修改等權(quán)限的設(shè)置。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，應(yīng)具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，能夠在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（二）系統(tǒng)安全保障1.網(wǎng)絡(luò)安全采取防火墻、入侵檢測(cè)等網(wǎng)絡(luò)安全措施，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問，保障系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全。2.數(shù)據(jù)安全對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)泄露。同時(shí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.用戶認(rèn)證與授權(quán)采用用戶名、密碼等方式進(jìn)行用戶認(rèn)證，確保用戶身份的真實(shí)性。根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限需求，進(jìn)行合理的授權(quán)管理，防止非法用戶訪問系統(tǒng)。四、人員管理（一）人員職責(zé)1.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用工作，組織實(shí)施檔案數(shù)字化工作，對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收和管理。2.數(shù)字化操作人員按照檔案數(shù)字化流程，負(fù)責(zé)檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等具體操作工作，確保數(shù)字化工作質(zhì)量。3.系統(tǒng)管理人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的維護(hù)、管理和技術(shù)支持，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）人員培訓(xùn)1.定期培訓(xùn)定期組織檔案管理人員、數(shù)字化操作人員和系統(tǒng)管理人員參加檔案數(shù)字化相關(guān)知識(shí)和技能培訓(xùn)，提高人員業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)、系統(tǒng)操作技能等方面，使人員熟悉檔案數(shù)字化工作流程和要求，掌握相關(guān)技術(shù)和操作方法。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)1.圖像質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)掃描圖像應(yīng)清晰、完整、不失真，字跡清晰可辨，圖像分辨率符合要求。2.著錄信息質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)著錄信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與原始檔案一致，無錯(cuò)別字和遺漏信息。3.數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)圖像數(shù)據(jù)與著錄信息應(yīng)準(zhǔn)確掛接，對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰，無數(shù)據(jù)丟失或錯(cuò)誤掛接現(xiàn)象。（二）質(zhì)量檢查與整改1.定期檢查定期對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并反饋。2.整改措施根據(jù)質(zhì)量檢查結(jié)果，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期進(jìn)行整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保質(zhì)量問題得到徹底解決。六、安全管理（一）安全管理制度1.機(jī)房管理制度建立機(jī)房管理制度，對(duì)機(jī)房環(huán)境、設(shè)備等進(jìn)行嚴(yán)格管理。機(jī)房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，設(shè)備應(yīng)定期維護(hù)和檢查。2.數(shù)據(jù)安全管理制度加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，限制訪問權(quán)限。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，存儲(chǔ)在安全可靠的位置。3.人員安全管理制度對(duì)參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)。加強(qiáng)人員管理，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致安全事故。（二）安全防范措施1.網(wǎng)絡(luò)安全防范安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊。定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.數(shù)據(jù)安全防范對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，采用安全的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)。建立數(shù)據(jù)備份恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份演練，確保數(shù)據(jù)安全。