PAGE養(yǎng)老院行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強養(yǎng)老院行政檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為養(yǎng)老院的各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于養(yǎng)老院行政部門在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)老院行政檔案由行政部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映養(yǎng)老院的工作實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及養(yǎng)老院機密和敏感信息的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責（一）行政部門職責1.負責制定和完善養(yǎng)老院行政檔案管理制度，并組織實施。2.對養(yǎng)老院各部門形成的檔案進行收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作。3.建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.負責檔案的查閱、借閱、歸還等服務工作，嚴格執(zhí)行檔案查閱和借閱規(guī)定。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.組織開展檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和全體員工的檔案意識。（二）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常收集、整理、保管、統(tǒng)計等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.按照檔案分類標準，對檔案進行科學分類、編號、編目，建立健全檔案檢索體系。4.做好檔案庫房的管理工作，定期檢查檔案保管情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中的問題。5.負責檔案的查閱、借閱登記和服務工作，為利用者提供便利，同時做好檔案的保密工作。6.協(xié)助行政部門領(lǐng)導做好檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。（三）各部門職責1.各部門負責本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整和準確。2.明確專人負責檔案管理工作，按照行政部門的要求，及時將本部門的檔案移交行政部門。3.配合行政部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與養(yǎng)老院工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.養(yǎng)老院制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、報告、請示、批復等文件材料。3.養(yǎng)老院召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。4.養(yǎng)老院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等。5.養(yǎng)老院工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.養(yǎng)老院的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。7.養(yǎng)老院的設(shè)施設(shè)備檔案，包括采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等。8.養(yǎng)老院的活動檔案，包括活動方案、照片、視頻等。9.其他具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應認真核對檔案材料的內(nèi)容，確保檔案材料真實、準確、完整。3.對收集到的檔案材料，應及時進行整理，剔除重復、無效的材料。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、人事檔案、財務檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、活動檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映養(yǎng)老院主要職能活動和歷史面貌的，對養(yǎng)老院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映養(yǎng)老院一般工作活動，在較長時間內(nèi)對養(yǎng)老院工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映養(yǎng)老院一般工作活動，在較短時間內(nèi)對養(yǎng)老院工作有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制。5.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.養(yǎng)老院內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到行政部門檔案管理人員處查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員只能在規(guī)定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。（二）借閱規(guī)定1.養(yǎng)老院內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報行政部門負責人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱人員應按時歸還檔案，如檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告行政部門，并承擔相應的賠償責任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個人查閱養(yǎng)老院檔案，需持有單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)養(yǎng)老院行政部門負責人審批同意后，方可查閱。2.外部單位或個人借閱養(yǎng)老院檔案，需經(jīng)養(yǎng)老院院長批準，并簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務。3.外部人員查閱和借閱檔案的管理，參照內(nèi)部人員查閱和借閱規(guī)定執(zhí)行。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：每年定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進行全面審查，綜合考慮檔案的價值。3.準確判斷原則：根據(jù)檔案的實際情況，準確判斷檔案的保存價值，避免誤判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由行政部門負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務部門人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其價值差異。3.效益評估法：評估檔案對養(yǎng)老院工作和社會的效益，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2．《檔案銷毀清冊》經(jīng)行政部門負責人審核，養(yǎng)老院院長批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀人員等信息，銷毀記錄應保存[X]年。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化和網(wǎng)絡化。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱和利用，為養(yǎng)老院的決策提供及時準確的信息支持。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：選用合適的檔案信息管理軟件，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)備份與安全管理：定期對檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄