PAGE設(shè)計(jì)院技術(shù)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)設(shè)計(jì)院技術(shù)檔案的管理，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于技術(shù)檔案的查閱、利用和維護(hù)，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在設(shè)計(jì)院生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和技術(shù)創(chuàng)新中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于設(shè)計(jì)院各部門在從事工程設(shè)計(jì)、技術(shù)研發(fā)、技術(shù)咨詢等活動中形成的各類技術(shù)檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則設(shè)計(jì)院技術(shù)檔案由院檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映設(shè)計(jì)項(xiàng)目的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集設(shè)計(jì)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料，確保檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)可靠，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。5.及時(shí)性原則設(shè)計(jì)項(xiàng)目完成后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)整理并向檔案管理部門移交技術(shù)檔案。二、歸檔范圍（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等項(xiàng)目前期審批文件。2.項(xiàng)目調(diào)研、考察報(bào)告及相關(guān)資料。（二）設(shè)計(jì)文件1.初步設(shè)計(jì)文件，包括設(shè)計(jì)說明書、圖紙、計(jì)算書等。2.施工圖設(shè)計(jì)文件，涵蓋各專業(yè)施工圖、圖紙會審記錄、設(shè)計(jì)變更通知等。3.設(shè)計(jì)計(jì)算書，包括結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)的計(jì)算過程和結(jié)果。4.設(shè)計(jì)方案比選資料，如不同設(shè)計(jì)方案的比較分析、技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等。（三）技術(shù)交流文件1.與業(yè)主、相關(guān)部門及合作單位的技術(shù)交流會議紀(jì)要、往來函件等。2.參加行業(yè)技術(shù)研討會、學(xué)術(shù)交流會的會議資料、論文等。（四）工程變更文件1.設(shè)計(jì)變更通知單，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更后的圖紙等。2.工程洽商記錄，記錄工程施工過程中各方就工程變更達(dá)成的協(xié)議。（五）工程驗(yàn)收文件1.單位工程竣工驗(yàn)收報(bào)告，包括工程質(zhì)量驗(yàn)收情況、驗(yàn)收結(jié)論等。2.專項(xiàng)驗(yàn)收報(bào)告，如消防驗(yàn)收報(bào)告、環(huán)保驗(yàn)收報(bào)告等。3.工程質(zhì)量保修書，明確工程保修范圍、期限和責(zé)任等。（六）科研項(xiàng)目文件1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、研究計(jì)劃、開題報(bào)告等。2.科研項(xiàng)目研究過程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、成果鑒定文件等。3.科研項(xiàng)目獲獎證書、專利證書等相關(guān)證明材料。（七）其他技術(shù)文件1.設(shè)計(jì)院內(nèi)部制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等。2.新技術(shù)、新工藝、新材料的應(yīng)用研究資料。3.與技術(shù)檔案相關(guān)的電子文件，如CAD圖紙、文檔等。三、歸檔要求（一）文件材料的質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。2.紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性好的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保能夠長期有效讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（二）文件材料的整理要求1.按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，同一項(xiàng)目的文件材料應(yīng)集中在一起。2.每份文件材料應(yīng)編寫頁號，頁號編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求。3.圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄外露，便于查閱。4.不同載體的文件材料應(yīng)分別整理，相互對應(yīng)，并注明相互關(guān)系。（三）文件材料的編目要求1.編制卷內(nèi)文件目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等。2.編寫案卷封面，封面內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)計(jì)院名稱、項(xiàng)目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等。3.編制案卷目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括案卷號、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等。四、歸檔流程（一）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，及時(shí)督促各專業(yè)技術(shù)人員將各自形成的文件材料移交項(xiàng)目資料員。3.對項(xiàng)目文件材料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保符合歸檔要求后向檔案管理部門移交。（二）項(xiàng)目資料員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收各專業(yè)技術(shù)人員移交的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.按照歸檔要求對文件材料進(jìn)行分類、編目、裝訂等工作，形成項(xiàng)目檔案卷冊。3.在項(xiàng)目完成后，將整理好的項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收項(xiàng)目資料員移交的技術(shù)檔案，對檔案進(jìn)行審核、登記和入庫保管。2.對不符合歸檔要求的檔案，及時(shí)通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行整改，直至符合要求。3.建立健全技術(shù)檔案管理制度，定期對檔案進(jìn)行檢查、清理和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。五、檔案保管（一）保管期限1.設(shè)計(jì)院技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、對設(shè)計(jì)院發(fā)展有重大影響的文件材料，如重大項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件、科研成果等。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括一般項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件、技術(shù)交流文件等。4.短期保管的檔案保管期限為5年至15年，主要包括一般性的文件材料，如項(xiàng)目前期調(diào)研資料等。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。（三）檔案數(shù)字化1.為提高檔案利用效率，便于遠(yuǎn)程查閱，逐步推進(jìn)技術(shù)檔案的數(shù)字化工作。2.按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的安全存儲和有效利用，定期對電子檔案進(jìn)行備份。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.設(shè)計(jì)院內(nèi)部人員查閱技術(shù)檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.因工作需要查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)設(shè)計(jì)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱設(shè)計(jì)院技術(shù)檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)設(shè)計(jì)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱目的等。2.檔案管理部門根據(jù)查閱人員的申請，在檔案庫房中查找相應(yīng)檔案，并提供給查閱人員。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用反饋機(jī)制，及時(shí)了解檔案利用情況，收集查閱人員對檔案利用的意見和建議。2.對檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確等，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。七、檔案保密（一）保密范圍1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的技術(shù)檔案，如國防工程設(shè)計(jì)文件、未公開的科研成果等。2.其他需要保密的技術(shù)檔案，如業(yè)主要求保密的項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件等。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與查閱人員簽訂保密協(xié)議，明確查閱人員的保密義務(wù)。2.對保密檔案應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，實(shí)行專人管理。3.嚴(yán)格控制保密檔案的查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大查閱人員范圍。4.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，防止檔案信息泄露。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和紀(jì)檢監(jiān)察人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清冊》報(bào)設(shè)計(jì)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀